电力企业档案数字化质量及安全保障探析

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　　摘 要：在新的历史条件下，档案数字化成为电力企业档案管理的一大重要发展趋势，这对提升档案管理效率、增强档案利用率有积极作用。与此同时，如何保障档案数字化质量及安全，成为电力企业档案管理面临的关键问题。本文简单阐述了电力企业档案数字化的意义，重点讨论了相应的质量控制与安全保障措施，以供参考。
　　关键词：电力企业 档案数字化 质量 安全
　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）05-00-01
　　电力企业档案具体包括电力工程项目信息、人资管理信息、资产管理信息等，这些信息能够为企业自身的发展提供有力的信息支持。传统管理模式下，档案基本都是纸质的，常会发生遗失、损毁等问题。信息化时代，档案逐渐走向数字化，传统管理问题得到有效改善，但新的问题又开始出现，尤其是档案数字化的质量与安全问题，已经成为当前电力企业档案管理中要解决的关键问题。对于电力企业而言，只有保障好档案数字化的质量与安全，才能够发挥档案优势，使其更好地服务于自身发展。
　　一、电力企业档案数字化的意义
　　所谓档案数字化，就是通过扫描、拍摄等技术手段将已收集好的档案资料从纸质转变为数字化，以网络为依托，借助计算机软件对其进行有效管理。与传统管理相比，档案数字化管理具有明显优势。一，可减少管理成本。电力企业每天都会产生海量的数据信息，在对其进行归档整合与存储的过程中，需要花费大量的资源。数字化后的档案无需占用较多的储存空间，当有档案调用需求时，只要借助计算机软件进行查询即可，也不需要设专人专岗进行查找，这就减少了企业在人力与资金上的成本支出。二，可提升办公效率。电力企业办公中，有时需要以档案作为工作指导。但纸质档案查询过程繁琐，还会出现档案遗失、损毁的情况，这就给办公增加了难度。档案数字化后，办公只需借助计算机软件进行档案查询，不会花费太多时间，这就促进了办公效率的提升。三，可解决传统档案管理问题。传统管理模式下，档案基本为纸质，对储存环境的要求较高，稍有不慎，就会出现纸张残缺、字迹退化、被火烧掉、潮湿毁坏等问题。档案数字化后，纸质档案通过扫描、拍摄等技术手段被转化为电子版存档，传统档案管理问题被有效规避。因此，电力企业档案数字化具有重要意义。
　　二、电气企业档案数字化质量控制措施
　　1.合理制定数字化方案
　　数字化方案是档案数字化工作的重要指导，直接影响其工作质量。因此，电力企业有必要合理制定数字化方案。在此过程中，充分把握怎样实现数字化、应用什么技术数字化、通过什么流程完成数字化、如何进行操作等重要问题，排除影响档案数字化质量的风险因素，从而提升方案的合理性，为档案数字化工作的开展创造良好条件。
　　2.科学选择数字化软件
　　数字化软件是管理数字化后的档案的重要工具，不同的软件功能各异，适用于不同的应用场景。与企业发展相适应的数字化软件，不仅能够为档案管理工作提供有力的技术支撑，也有降低管理成本、提升工作效能的作用。所以，笔者认为电力企业应当科学选择数字化软件。在此过程中，深入分析自身发展模式与特点，明确自身具体适合什么样的数字化软件。选择好软件之后，以国家标准为参考，确定档案数字化的相关参数标准。
　　3.落实检验与评估工作
　　检验与评估工作的主要目的在于，衡量档案数字化质量是否满足实际需求，这是档案数字化中最重要的一环。因此，对于电力企业而言，有必要落实检验与评估工作。在此过程中，首先确定检验与评估的指标，将档案数据库建设、数字化软件运行状态、档案更新与信息录入、人员操作等均纳入到指标范围，以增强检验与评估的客观性与全面性。其次，基于确定好的指标，对档案数字化工作流程与各环节进行检验与评估，深入探索当前档案数字化中存在的问题，通过对问题产生原因的有效分析，提出相应的解决策略。对于某些难以解决的问题，上报给上级部门。最后，建立档案数字化检验与评估工作动态台账，记录检验与评估结果信息。
　　三、电力企业档案数字化安全保障措施
　　1.完善安全管理制度
　　一套完整的安全管理制度能够对违反安全规定及相关法律的行为进行有效约束，并保障涉密信息安全。所以，电力企业应当注重完善安全管理制度。在此过程中，针对数字化系统设备制定相应的管理制度，给出明确的使用安全保密规定，基于此，合理安排其日常管理、专项维护等工作内容。对于档案数字化相关人员的管理，根据扫描员、质检员、档案保管员等不同岗位的职能需求，制定相应的管理办法，给出严格的身份认证程序，并对其权限进行分级，同时约束其档案访问权利。另外，对一些保密等级较高的档案管理场所，也要制定相关的出入规定，严格限制人员出入，以提升管理的安全性。
　　2.制定安全保密方案
　　计划周密、详细的安全保密方案，有利于提升档案数字化管理的安全性，能够促进档案数字化工作的顺利实施。因此，电力企业应当从实际入手，合理制定安全保密方案。在此过程中，首先确定档案数字化的管理操作都在企业内部的局域网内进行，并保证局域网与外网的有效隔离。其次，确定安装档案数字化软件的计算机所处环境不容易受到人為因素的破坏，并保证环境温湿度适宜，且具有防火、防震、防爆、防电磁干扰等功能。再次，确定档案数字化是在安全保密的环境中进行的，保证纸质档案信息向电子版转化的效率。最后，确定任何使用档案数字化软件及服务器的人员都会经过身份识别技术的验证，保证将非法用户隔绝在外。
　　3.强化安防系统建设
　　安防系统的建设，对保障档案安全性有重要作用，有利于实现对安全风险的有效规避。 案从纸质向电子版的转化，它和企业的发展密切相关，具有较强的动态性，需要性能优越的安防系统的有力支撑。因此，电力企业有必要强化安防系统建设。在此过程中，结合实际情况安装门禁系统、消防报警系统、监控系统、自动灭火系统、环境调节系统等。
　　结语
　　在新的时代背景下，我国电力行业进入了新的台阶。传统档案管理模式与手段已经无法满足现代电力企业的需求，从当前情况来看，在未来，档案信息化会成为电力企业档案管理的一大重要发展趋势。对于电力企业而言，有必要立足于实际实施档案数字化工作，同时加强其质量控制与安全保障，以促进自身发展。
　　参考文献
　　[1]严萍.试论档案数字化的质量和安全保密控制[J].冶金与材料，2019（3）：88.
　　[2]章丽群.电力企业档案数字化质量及安全保障探析[J].通讯世界，2018（3）：374-375.
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