高校电子档案管理发展的影响因素分析
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摘要：档案管理电子化已经是未来高校档案管理工作的一个发展趋势。然而就当前各高校的电子档案管理情况来看，发展步伐依然非常缓慢。基于此，从硬件设备、软件的研发、人们的传统观念、专业人员的匮乏、资金投入、缺乏系统化制度六个方面探讨和分析制约高校电子档案管理发展的因素，努力使高校电子档案管理走向常态化、正规化和科学化，这对于推动高校档案电子化进程有至关重要的意义。
关键词：电子档案 档案管理 影响因素
中图分类号：G275.9 G647.24 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2020）02-0106-02
高校的档案管理工作仍属传统档案管理，此种管理有诸多劣势，如保存难，要求空间大，查询难，档案的价值难以得到有效发挥。随着计算机技术和信息技术的不断发展，电子化档案的出现很好地解决了传统档案管理的各种不足。因此，电子档案必然是高校档案管理工作的未来发展趋势。
一、电子档案管理现状
当前，在我国各个高校的档案管理工作中，电子化档案管理已经非常普遍，尤其是在电子化文件的推动下，电子化档案管理已经全面实施。然而，电子化档案管理在发展中依然存在很大的问题，其发展速度也逐渐放缓。造成这种状况的原因是多方面的。比如在观念上，人们总是认为纸质档案更可靠;另外，一些高校的电子档案管理受制于管理软件，因此统一性不佳。总的来说，电子档案管理还有很长的路要走。
二、电子档案的优势
与传统档案管理相比，电子档案管理有着多方面的优势。首先，电子档案以数据的形式，存储在网络或者硬盘中，不但存取非常方便，而且存储空间大幅缩减。其次，电子档案存储的安全性更高，常规的物理因素都不会对档案造成破坏，而且对存储条件也没有太高的要求，这样使其安全性有了进一步提升。再次，电子档案管理也更利于档案的应用，使用电子档案，只需要通过网络申请即可，其效率得到了极大的提升，随着大数据、云计算等技术的发展，电子档案的价值能够得到更大程度的发挥。
三、影响电子档案管理发展的因素
1.硬件设备
硬件设备是实现电子档案管理的物质基础。要实现电子档案管理，首先，要有充分的储存硬件，尤其是高校档案管理这种有着极大数据量的档案管理工作，对存储的空间和储存的质量与安全性都有较高的要求，而且还需要大量的存储设备为档案做好备份工作。其次，必须具备良好的硬件设备以供电子档案的使用，档案管理的根本意义在于档案价值的发挥，档案的使用同样需要良好硬件设备的支持[1]。
2.软件的研发
高校档案管理实施电子化要求具备档案管理的相关软件。软件的开发和使用，是电子档案管理的关键。一个成熟、高效、有良好包容性的档案管理系统，能够让档案管理工作事半功倍。在高校的网络体系中，除了少数办公软件在大范围内实现了推广，更多的软件处于零散的状态。这些不同的软件产出不同的档案，要想让这些各不相同的档案，与文档管理建立系统化的联系，实现电子化管理，需要深入研究档案管理软件。一方面，要做到对形式不同、类型不同的文档实现统一化的管理和运用;另一方面，这些软件产生的档案要能够与档案管理软件实现对接，从而保障档案的高效传输[2]。
3.传统观念
尽管电子档案有诸多优势，但很多人依然对纸质档案有更高的认可，认为纸质档案更具权威性。这种固有观念的转变需要一定的时间。电子档案的确存在着网络上的各种威胁，但纸质档案在保存和使用上也有着更多缺陷，如必须分类保存，且要注意保存条件，还需要对其实施必要的保养，既要防水，又要防虫防霉[3];使用也更加繁琐，很多机密资料不但要书面申请，甚至还必须在监控下使用。因此，在电子化档案管理的发展过程中，人们的固有观念是重要的影响因素。
4.专业人员的匮乏
在电子化档案管理的发展过程中，需要有优秀的人才参与。一方面，要对档案管理工作有全面的了解，并掌握相关的管理技术;另一方面，要具备良好的计算机知识和网络知识，懂得软件的应用和维护，最好有能力根据需求开发软件。然而，就当前高校档案管理工作的人员状况来看，占绝大多数的是中老年人，在思想和工作方式上依然沿袭传统模式，优秀的人才非常匮乏。档案管理人才缺乏的原因有两个：一是我国每年培养的档案管理专业毕业生数量不多，从事该专业工作的毕业生更少;二是高校对于档案管理的重视程度不高，因此人员配置常常被忽略，很少会针对档案管理专门提供资金，招募优秀人才。
5.资金投入
档案管理的电子化发展，需要良好的软硬件支持，也需要优秀的人才支持，归根结底，都是资金的支持。然而高校在资金运用方面，往往不会在档案管理方面给予大的投入。因此，很多档案管理设备老旧却得不到更新，软件过时却无法升级更换，人员老化却没有优秀人才加入。很多高校档案管理的投入仅限于管理人员的工资和日常办公费用。资金投入少，是制约高校电子档案管理的最直接的原因。
6.缺乏系统化制度
高校档案管理工作中，同样有很多规章制度，然而这些规章制度，绝大多数是传统档案管理时代的制度。电子档案的出现和发展，使这些制度中很多内容已经不符合实际情况。同时，针对电子档案的制度尚不完善，造成了电子化档案缺乏系统、科学的制度管理和约束，有时候也让工作人员无所适从。另外，包括国家的法律体系等，同样需要相应的调整，特别是针对电子档案的效力、价值，应当从法律的角度予以保护[4]。
四、电子档案管理的未来发展
科技改变工作，科技改变生活。对于高校档案管理来说，电子化是发展趋势，这既是社会、科技发展的必然，也是高校档案管理工作自身效率提升的需要。高校电子化档案管理有着光明的未来，或许在未来的档案管理工作中，管理人员只需要确定几个关键词，通过简单几步，就能够完成档案的存档。并且对所有电子文档都实施统一的在线管理，有档案使用需求者只需在线申请，即可获得文档的在线阅览权，且在规定时间范围内仅有在线阅览权[5]。另外，有工作、科研或者教学需要者，可运用大数据技术查阅、检索，从而将所有与科研目标、教学目标相关的内容提炼出来，甚至通过对这些资料的自主分析，呈现资料中蕴含的规律或线索，最大程度地发挥档案的作用价值，使档案真正具有生命力，而不只是沉睡的纸张。
五、结语
高校电子档案管理在当前正处于全面推广实施的阶段，尽管其優势非常明显，人们的接受程度也在日益提升，但受制于以上所述的多种原因，目前高校电子档案管理工作的进展依然非常缓慢。应集中力量解决这些问题，加快发展步伐，从而使高校电子档案管理真正走向常态化、正规化和科学化。
参考文献：
[1]赵丹.高校档案管理中电子档案管理浅探[J].文教资料，2018（33）：109-110.
[2]郭倩.高校档案管理中电子档案管理策略研究[J].兰台内外，2019（19）：13-14.
[3]刘昊瑜.高校电子档案管理发展的影响因素分析[J].才智，2019（27）：230.
[4]李扬.试论高校电子档案管理的优化策略[J].农村经济与科技，2016，27（12）：242.
[5]项念.浅议信息化背景下的高校档案管理科学化[J].改革与开放，2017（4）：127+40.
责任编辑：孙瑶
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