高校档案信息资源共享平台建设研究
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摘要：
随着信息时代的到来，互联网的应用率不断提高，信息技术改变着人类的生活，使人们的工作和学习效率得到显著提升，档案工作也不例外。高校作为档案信息储备的重要集散地，应当加强高校档案信息资源共享平台建设，提高档案的利用率，满足档案管理、国民教育、社会进步的发展需要，推进档案信息资源的联动和共享。
关键词：高校;档案信息资源;共享平台
前言
高校在管理过程中，产生了大量的档案信息，其中包含了教学、科研、行政管理以及人事管理等各种类型的档案信息，也包含了这些档案信息带来的巨大的社会价值，对我国档案管理、国民教育、社会发展均有着重要推动作用。我国是一个教育大国，根据教育部公布的最新数据，截至2019年我国共有2956所高校。但由于高校数量巨大、高校地理区域分散、信息不对称等因素的制约，使得高校之间的档案信息资源无法及时分享和传递，这种情况也严重制约了高校档案信息资源的沟通和共享。随着信息时代的到来，互联网信息技术广泛运用为信息资源共享提供了有力的技术支持，这有效地促进了高校档案信息资源共享平台建设，显著地提升了档案管理工作效率，同时也提升了档案信息资源的可利用价值。
1.高校档案信息资源建设存在的问题
1.1档案信息资源失衡
部分高校依旧采取传统的档案管理模式，将实体档案作为档案信息管理的主体，不重视甚至不使用现代化信息管理技术，突出传统价值，对纸质档案进行收集整理，缺少电子化数据资源，档案信息资源很难为师生或其他院校共享。另外，部分高校并没有形成良好的档案信息资源建设的意识，管理模式相对落后，相关领导者没有提高对数字化档案信息管理的重视程度，并且缺乏有效的管理措施，导致高校电子档案资源匮乏，制约资源共享，导致信息资源失衡。
1.2档案资源利用率低
首先，我国大部分高校的档案资源管理自成体系，彼此之间没有建立有效的联系，更谈不上共享机制。自成体系的管理模式，导致资源分散，各院校处于孤立状态，各高校之间也缺少交流，档案管理固步自封，这种管理模式也严重影响了高校档案资源的利用率低，其服务性没有得到体现，档案过于封闭不利于高校师生对相关资料的利用，并且也无法为其他院校提供参考。其次，当前大部分高校也无法实现自身档案资源的横向与纵向利用，高校的档案信息资源不流通，档案存储失去了原有的意义。再次，自成体系的管理模式不利于档案的统一管理，导致相关部门管理上缺乏统一的标准，管理模式需要调整，档案利用率有待提高。
1.3档案重藏轻用
当前，我国高校的档案管理工作更为注重对档案的存储，过分关注纸质档案的收藏，忽略对数字档案的整理。在一定程度上，档案失去了原本的意义，仅单纯作为信息资源的收纳，却无法对信息资源进行合理整合，档案信息资源无法得到深入挖掘，其使用价值无法得到彰显，高校领导以及在校师生也很难充分利用档案，提高自己的工作与学习效率。除此之外，档案信息资源整理的缺失，也导致学校部分档案信息不完整，缺乏全面性。檔案信息资源管理未建立档案的查阅机制，无法将档案服务与信息资源应用相融合，导致档案信息资源重藏轻用，档案信息管理效率低下。
2.高校档案信息资源共享平台建设策略
2.1构建相应的档案信息整理平台
首先，高校应当转变档案管理观念。随着信息时代的到来，数字资源已经成为提高竞争力的重要因素，而高校的档案作为承载数据的载体，相关部门必须转变管理观念，对档案进行保管，延参数据资源的广度，提高档案管理体系的建设合理性。与此同时，高校应当充分发挥档案馆的储存作用，将数字资源与文本资源进行整理，突破传统管理方式对档案管理工作的限制，树立新型管理观念，提高对数字档案管理的重视程度，此外，高校也应对档案进行划分，使档案管理工作朝着多元化发展。
其次，相关部门应当建立统一的档案管理规范，需要提高对高校电子档案管理的重视程度，充分发挥信息技术的优势，将纸质文档与电子文档进行整合，保证档案的管理与使用协调发展，充分发挥档案资源优势，提高档案的综合性能。此外，在日常工作中，高校需要根据社会发展的情况，对电子档案进行整理与划分，提高档案管理的数字化水平，促使档案管理更加科学合理，满足不同部门的差异需求，与此同时，相关部门进行档案整合平台建立时，也要对数字资源进行科学的规划，推进数字平台的建成速度，开辟档案管理新途径。
2.2档案服务调整为开放式
信息社会的发展，推动档案管理的信息化，其管理方式也呈现包容式和开放式，为了满足社会的发展，高校档案管理部门必须对数据进行整合，保证信息资源得到开放共享，挖掘档案资源的深入研究价值，与此同时，随着社会经济的发展，网络用户个性化也逐渐显现，面对网络平台的个性化，档案管理人员应当提高信息的兼容性，保证档案资源体系朝着个性化与数字化方向发展，提高档案管理工作的合理性，与此同时，高校应当树立服务意识，转变传统的管理观念，打破封闭式档案管理模式，尽可能满足人们对于档案信息资源的需求。
此外，高校相关部门进行档案信息资源共享平台建设时，需要做到保护用户信息，确保使用者的信息不被公开，使用户的知情权、隐私权得到保障，对用户进行动态化管理，保证信息的获取相对隐私，高校的档案信息资源作用也能得到发挥。
2.3提高档案信息共享效率
随着数据时代的到来，高校进行档案信息资源共享平台建设时，不仅要保证档案信息得到合理归纳，而且要提高档案的共享性，使高校档案的收藏价值得到最大化。在信息发展环境下，高校必须合理规划管理标准，提高传统档案与电子档案的归纳效率，增强高校内部与其他院校的联系，形成良好的共享机制，充分发挥高校档案信息资源的共享功能。
首先，高校需要根据自身情况进行信息数字化，确定统一管理标准。统一档案信息资源管理标准，确立相同的档案分类机制，确定档案数据的格式转换、数据传输等方面的标准，使各高校间的信息资源整合规范化、标准化，提高档案信息资源存储和整理效率。
其次，高校应当提高信息资源的共享程度，高校领导者需要清晰的认识到信息资源的储藏价意义，充分挖掘档案资源的使用价值，发挥档案的指导性作用。因此，高校档案管理工作应当以数字化为向导，充分利用现代信息技术优势，整合档案资源，提高数据的规范化和标准化，建立高校之间的联系，避免信息孤立化情况出现。
再次，高校应当构建资源管理体系，实现结构化与非结构化的调整，合理调整数据自然结构，对档案信息资源进行分层与归纳，科学使用云计算等现代技术，整合档案信息资源，提高档案信息的共享性，加快档案信息资源共享平台建设的步伐。
最后，高校应当提高档案信息资源的联动性，立足于长远，加强与其他院校的沟通和共享。在档案管理过程中，提高沟通和共享的频率，促进档案信息协调发展，建立档案信息资源共享平台，保证档案信息资源建设得到发挥，提升高校数据共享竞争力，打造高校之间合作共赢的局面。
总结
综上所述，随着现代信息技术的发展，高校档案信息资源管理模式也朝着共享型发展，高校应当抓住时代发展契机，加强档案信息资源共享平台建设，提高对档案信息资源管理的投入，建立现代化、规范化、标准化的档案管理机制，充分发挥档案的服务价值，提高档案的利用率，满足档案管理、国民教育、社会进步的发展需要，推进档案信息资源的联动和共享。
[参考文献]
[1]魏晓琳.网络环境下高校档案信息资源共享建设研究[J].城建档案，2019（08）：38-39.
[2]刘婧.高校数字档案信息资源建设的平台及实现[J].档案天地，2018（07）：30-32.
（作者单位：四川外国语大学重庆南方翻译学院，重庆 401120）
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