浅谈高校教学档案管理
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作者: 刘丽娟
摘要高校教学档案是国家档案的一部分,也是学校管理工作的重要组成部分。就高校教学档案的重要作用及存在问题进行分析,并提出改进意见。
关键词教学档案;作用;档案管理
中图分类号G25 文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)042-0178-01
高校教学档案是高校在教育教学管理活动中,直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和,全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分。提高高校教学档案的管理,才能发挥其对教学的参考、指导作用,才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。
1教学档案的作用
建立教学档案,其作用不仅是为了保存和管理教学过程中形成的有价值的文件材料,为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务,而且是为改进教学方法,深化教学研究,提高教学质量提供依据。
1.1教学档案为提高教学质量提供依据
学校的主要任务是教书育人。一所学校的教学质量如何,怎样提高教学质量,这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果,并加以完善和提高,为教学活动提供借鉴和分析,才有可能提高教学质量。
1.2教学档案为改进教学方法提供素材
教学方法的好坏,直接影响到教师的教与学生学,好的教学方法不仅使教师教得轻松,还能使学生学得愉快。通过查阅历年教学档案,可以对教学方法进行对比分析,找出理想的教学方法。
1.3教学档案为加强教学管理提供参考
教学管理水平的高低,在很大程度上影响该校的教学质量,影响学校在社会上的信誉度,教学管理水平在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、预测,从宏观上可以明确学校的发展方向,制定教学计划,更好地安排师资,并可根据实际需要制定短期规划和长远规划,特别是根据师生的奖惩材料、思想汇报材料等,可以适时调整对师生的思想工作,解除他们的思想包袱,使他们全身心地投入教与学。
1.4教学档案为编写校史和教育名人传记提供素材
任何一部校史都是该校教与学的发展史,校史既反映了一所学校的成绩,也反映了该校科研能力和发展过程,而教学档案则是编写校史的第一手史料。
1.5教学档案使用方便
教学档案分类清楚、明确每一个分类都装在各自的分类档案盒中,档案盒内附有该盒档案资料的登记表,需要查阅档案时只需打开所需的档案分类盒,查看登记表就可以找到所需资料,方便了教师查阅。
2教学档案管理的现状
从高校档案的现状,我们不难发现,高校教学档案工作虽然在长期的发展过程中取得了不小的成就,但随着时代的发展,很多的问题日渐突出,给教学档案管理工作带来了很多的消极影响。
2.1教学档案管理制度不健全
从目前档案管理现状来看,很多高校仍存在着管理制度不健全的问题,尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制,存在着诸多问题。
2.2对教学档案的重视不够
随着高校发展的步伐不断加快,不少领导的兴奋点在发展上,而对发展的基础之――教学档案的管理,不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置,还是现代化档案管理条件的完善,人员的培训,都较少列入领导的议事日程。
2.3教学档案缺少开放性
传统的教学档案管理方式往往是建档入库,注重保藏而忽视其应用价值,缺少开放性。档案室门口“安全重地,严禁入内”的牌子让人望而却步,教学档案也被误认为是与其它的档案信息资源一样保密性极强,这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。
2.4教学档案管理的数字信息化水平偏低
目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上,利用率还较低。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动,并不能完全替代原始手写档案和纸质文档,但教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。
2.5教学档案管理工作队伍不稳定
目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员,其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任,而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职,往往忽视档案管理工作,到年度归档立卷时敷衍了事,给教学档案管理带来很大不利。
3加强教学档案管理工作的建议
3.1提高认识,加强领导
高等学校档案工作是高等学校工作的组成部分。由于档案工作涉及面广,工作量大,因此,高等学校要把档案工作纳入学校的整体发展规划,逐步改善工作条件,使档案工作能与学校的各项工作协调发展。要把各种文件材料的归档工作列入学校各部、系的岗位责任制,纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围,逐步做到“四同步”。加强有关档案工作的宣传,使广大教职员工进一步认识到档案工作的意义和作用,积极支持档案部门作好工作。
3.2遵循“三纳入”、“四同步”的基本原则
即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一;下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步,检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步,评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步,毕业生就业,上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。
3.3提高全员档案意识
高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘,及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念,树立全新的服务意识,学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。
3.4加强教学档案数字化建设
档案信息化是适应信息化时代的需要,以档案信息资源建设为核心,以信息网络为基础,建立高校电子教学档案数据库,通过将传统的纸制档案转化为电子信息,完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库,及档案信息资源管理网,使档案信息传递及时,通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料,为学院的教学改革和发展服务。
3.5提高教学档案管理人员素质与水平
高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此,须加强对高校档案管理人员的业务培训工作,以拓展档案人员的思维、知识面,提高其业务素质,以掌握新的档案管理技能和方法。同时,应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。
4结束语
随着教育现代化的发展,高校教学档案管理也必须提高现代化水平,虽然档案管理的信息化建设已经取得了很大成绩,但仍存在许多问题,在实际工作中,应加强档案意识,提高管理水平,重视信息化建设,全面改善高校档案管理,为高校的教育教学提供良好的服务。
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