强化档案意识，提升中学档案管理水平的研究

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　　摘 要 随着我国新课程改革的不断深入，校内管理情况也受到了广泛关注，而档案管理在中学发展过程中作为一项重要工作，需要改革与创新。本文将分析中学阶段档案管理特点，提出加强工作意识、加大人员队伍建设力度、应用信息化技术、提升人员素养、增加工作投入、应用考核制度等策略，为其发展提供建议。
　　关键词 档案意识 中学档案管理 管理工作
　　中图分类号：G472.4 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2019.02.074
　　Abstract With the deepening of the new curriculum reform in our country， the situation of school management has also received extensive attention. As an important work in the development of secondary schools， archives management needs reform and innovation. This paper will analyze the characteristics of archives management in middle school， and put forward some strategies， such as strengthening work consciousness， strengthening personnel team building， applying information technology， improving personnel quality， increasing work input and applying assessment system， to provide suggestions for its development.
　　Keywords awareness of archives； middle school archives management； management work
　　强化档案意识不仅仅对其管理工作的开展起到重要帮助，同时校内职工人员也可以根据档案得到有效的历史经验与参考资料，对提升工作效率、落实教育改革均具有现实意义，目前在我国大部分中学的档案管理工作中仍存在一定问题，需要针对性解决，使其能够在提升学校综合实力时发挥更多作用。
　　1 中学阶段档案管理特点
　　档案是指利用数据资料、文字、表格、视频影音等多种形式对学校内发生的全方位时间进行记录，具有健全性、丰富性、多样性等特点。充分利用档案资料能够为中学教育与学校发展提供准确、真实、宝贵、可靠的资料与经验。管理人员与领导也能够以此为依据提升决策的有效性。中学在教育进程中起到了至关重要的作用，其档案大概分三方面构成，但这三个板块中又囊括了很多细小的项目。例如：专业档案中还包括了教师的教学计划与工作经验总结；日常教案与优秀成果；教务处工作登记信息；学校个人基本情况信息表；校内所制定的活动记录等等。由于种类众多，在进行管理时就显得十分困难。而档案材料的来源也比较分散，一般情况下中学阶段的档案都是来自于上级部门、机关、校内实际教学、校务管理、学生以及教师等方面。
　　其中上级部门资料在整体占比较少，但这些资料都经过详细的记录，相关手续比较周全，在实际查找时更加方便与简单，管理起来更加高效。校务、管理部门以及师生所输出的资料占整体档案的绝大部分，这些档案更加真实、对学校发展也更有帮助，能够准确、直观的反应出学校的进程。但是往往校内对于这部分资料无法做到有效登记、处理，因此此类档案管理进行起来较为困难。需要注意的是，中学档案由于来源途径多样、内容广泛复杂，所以会出现多种格式，加上技术设施陈旧、人员综合素质有待提升等问题所以也得这些档案在实际上架操作、信息核查等工作的效率受到制约。[1]
　　2 提升中学档案管理水平的策略
　　2.1 提升档案管理意识
　　分析我國目前档案管理情况可以看出，大部分中学在档案管理工作时，都是由管理人员对资料、信息、档案采取简单的处理、归类、整合，然后再保存完成，后续工作得不到完善。因此在这种片面、单一的工作流程中，中学档案无法发挥其具备的作用，校方领导也不能从其中找到值得一用的参考数据，从长远角度上来看，这也会导致管理情况向着不规范的方向发展。因此需要尽快提升档案管理意识，确保其与当前时代发展形势相符合。如果在新时期背景下依然保持着传统工作模式，则会造成中学档案应用效率较低，学校整体管理水平落后。目前，重视程度不高、意识不足可体现在几个方面，例如：对档案分析程度较低、管理方法与策略并不完善、人员素质水平偏低等等。
　　想要改变这一情况就需要加大对于中学档案管理的重视程度，由于其工作水平影响到学校未来发展，数据信息中记录了历史发展情况以及重大事件。这也为领导制定战略决策提供了强而有力的案例支撑与材料帮助，能够推进学校建设以及中学教育持续发展。例如：某中学档案中记录了19xx年建校、历时xx年的时间、在这段期间内曾经培养了xxx、xx等人才，对国家发展做出过哪几方面的贡献、教学发展水平与历程等等。这些信息的整合与记录十分重要，是一个学校的发展命脉，因此加大对于档案管理工作的重视就是加大对中学发展的重视。相关部门领导人应当积极培养自身档案管理意识，对相关工作进行及时了解，发现困难给予帮助，使其能够快速发展并持续优化。
　　2.2 加大管理人员队伍建设
　　人才无论在社会什么职业与岗位中都能发挥出巨大作用，更是社会发展以及教育行业发展的源动力。因此加大中学档案管理工作人员队伍建设，提升整体人员综合素质能够加快管理水平在新时代背景中与时代的衔接。想要全方位建设出一支高水平、高质量、高能力的人员队伍，就需要从多个方面入手，从资源到人才都需要进行改革创新，从而实现整体专业水平的提升。现阶段我国学校中从事档案工作的人员数量较少，而且行政部门也不是很重视，所以要从这一方面入手，合理调配人力资源，安排充足人数进行相关工作，这在实际操作中的难度系数并不高。例如：采取专业技能培训工作，对上岗、在岗的人员都需要针对性的培训；组织工作内容交流会；同时加大对优质人才的引进力度，做好当前工作内容管理，落实责任到个人，从而推进工作人员认真、实事求是的完成好自己的本职工作，在不断实践中实现行业的科学发展。[2] 　　2.3 提高管理人员专业素养
　　优秀人才是一项工作开展并发展的基础保障，也是一种核心竞争力。因此需要当前档案工作人员不断提升自身综合素质、意识到终身学习的重要性，及时更新自身知识技能。在进行实际学校档案管理时需要先树立起自己对于工作的重视，做到对文件、历史、数据的充分尊重，保证内容真实性、可靠性。同时尊重历史真实性也是开展工作时必须遵守的一个原则。在对文件数据进行收集、整合、审查、存档等流程中，在各环节工作人员都要对自己严加要求，做到“立档真实、用档可靠、依照历史、恪尽职守”。
　　除此之外，校方还可以开展相关活动来组织职员提高自身能力，培养并深化其对于专业知识的理解与应用。例如：专家主题讲座；档案管理主题知识有奖竞赛等等。让工作人员系统、严谨、全面的掌握理论内容，并在不断实践工作中找到高效归档、保存的方法，在信息化技术的应用上，要定期更新员工知识与操作技能。
　　2.4 加大对档案管理投入
　　由于受到资金缺乏以及重视程度低等多种因素的影响，很多中学在档案管理工作中所应用的设备比较陈旧，基础设施不健全，在当前现代化技术以及设备应用广泛的今天，仍有许多学校采取人工、保守、老旧的手段来进行档案文件的审阅、核查、保存等工作。随着信息化技术的推广与成熟，将其使用在档案信息管理工作中已经是未来发展趋势，因此在实际工作中需要积极转变传统管理理念，融入信息化设备，建立起完整的网络数据库以及配套的检索平台，从而提高档案使用的效率，从分类、寻找、应用等多个方面的功能一同优化，教师与学生也能够在平台上查阅档案，让师生了解到档案应用的意义。
　　政府部门与校方领导要充分发挥自身职能，加大对相关工作的投入力度，无论是从资金的加注，还是人才的引进均需要提高水平。除此之外，还可以采用引进来走出去的方法，积极从国外引进先进的管理模式与管理技术，结合学校实际情况进行调整，将技术知识、查询功能软件应用在管理过程中的各个环节，实现档案管理工作与当代社会发展的接轨，为深化教育改革创新提出帮助。[3]
　　2.5 应用科学绩效考核制度
　　结合过去管理情况与工作经验来看，采取绩效考核模式对于工作效果提升可以起到推进的积极作用。绩效考核制定标准是以工作人员的执行效率、执行成绩等方面来对其阶段工作采取一个评价与判断。通过这种方式不仅能提升中学档案管理工作的完成效率，同时也可以给各岗位人员提供一个良好表现发展的平台。绩效考核制度需要专业人员结合实际情况进行制定，只有确保考核标准、考核结果的公平公正公开才能发挥到积极作用。同时管理者与领导者也可以根据考核得到的结果引进专业人才与智能设备。充分应用其优胜劣汰模式，实现人员的合理应用，避免岗位上出现游手好闲、懈怠侥幸的人员，积极调动岗位积极性，从而提升整體工作效率。
　　2.6 建立完整档案管理机制
　　管理机制是一项工作能够合理运行的基础，因此建立完整的档案管理机制十分必要，在传统模式中，机制的不完善会导致很多数据、材料在存档时出现纰漏，后期应用时发生错误。需要注意的是机制建立后，需要切实执行相关内容，将责任下发到每个人员，保证工作到人，避免在发生数据丢失以及数据泄露时候工作人员之间相互推卸责任，降低整体工作效率，在建立机制的过程中，可以引荐国外先进管理模式与体系，注意与自身情况的结合，避免出现盲目跟风的情况，只有这样才能确保机制应用时的科学、合理。学校内上下所有工作人员包括教师与学生都需要按照规章制度使用档案，如果在应用流程中发现问题应及时反馈给上级领导，经过积极讨论后有针对性的解决问题，从而保证学校正常运行稳定、良好。
　　3 结论
　　综上所述，由于档案管理工作对于中学学校整体发展可起到重要作用，所以在新时期背景下，就需要提升档案管理意识，有针对性的解决现存问题，根据不同学校的实际发展情况制定出科学、合理、完善的管理提示，推进中学的可持续发展。
　　参考文献
　　[1] 李薇薇.强化管理意识提升高职院校档案管理水平[J].科普童话，2017.3：18.
　　[2] 曾小亮.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].文学教育（下），2018.3：82-83.
　　[3] 张晓伟.新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析[J].新媒体研究，2015.114：41-42.
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