档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位

来源:用户上传      作者:廖永 朱茜

　　摘  要： 随着我国医疗水平增加，医疗档案的数量也不断增加，档案管理已经成为了医院内部管理当中至关重要的环节。而科学技术水平提升后，档案管理信息化则是当前医院档案管理发展的必然趋势。本文主要是围绕档案信息化建设在医院档案管理中的价值和地位之一主题，对当前我国医院的档案管理工作形式进行了分析，并详细阐述了医院档案管理信息化建设的必要性，深入剖析了档案信息化建设在医院档案管理工作中发挥的价值以及作用。
　　关键词： 档案信息化建设;档案管理;工作地位;工作价值
　　【Abstract】： With increase of medical level in our country， numbers of medical archive have been increasing， and archive management has become a crucial link of hospital internal management. With improvement of science and technology， archive management informationization is an inevitable trend of hospital archive management development. Focusing on value and status of archive informatization construction in hospital archive management mainly， the article analyzes working form of current hospital archive management in our country， reviews necessity of hospital archive management informatization construction in details， and analyzes value and function of archive informatization construction in hospital archive management deeply.
　　【Key words】： Archive information construction; Archive management; Working status; Working value
　　0  引言
　　醫院档案管理水平关系着医院发展至今的所有医疗档案的安全，对于医院未来发展至关重要，而要实现医疗档案信息信息化建设，必须要借助于现代化技术和设备。因此，医院档案信息化建设发展情况与医疗经济发展息息相关。我们要推动完善档案信息化建设，就必须要落实好医院档案管理的相关制度法规、构建科学的档案管理模式，通过高素质人才与现代化技术的辅助，一同实现高效的档案管理工作。
　　1  档案管理信息化建设的必要性
　　档案信息化建设是将以人工记录和管理为主的档案管理工作逐步转向信息化、电子化管理的过程。传统的医院档案大多以纸质文档记录，在保存时不仅需要委派专门的管理人员，还需要考虑档案用纸的纸张寿命和纸张保存环境带来的影响。正因为纸张档案不易保存、不易查找，医院档案管理工作的质量一直以来都难以提升[1]。
　　为了要提高档案管理水平，更加充分的发挥已有医疗档案对医院发展起到的促进和推动作用，实现档案信息化建设势在必行。随着人们健康意识和我国医疗水平的提升，到医院就医的人数大幅激增，尤其是拥有权威专家坐诊的大医院更是人满为患。患者的增加给医院档案管理工作造成了极大的负担，传统的人工记录、查询方法已经不能满足当前医院发展的需求。因此，各大医院利用电子信息技术和互联网技术，初步实现档案管理信息化，利用现代化的电子系统承担工作人员庞大的压力。
　　比如，目前患者去医院就医，在挂机号环节就会得到一张就诊卡，这张卡片中详细的记录了患者的个人信息以及患病情况。对于坐诊医师而言，这些信息一目了然，一些基础性的问题不需要再向患者提问，节省了许多时间;而对于所有的待诊患者来说，利用这一张卡就可以完成挂号、缴费、检查、化验等多个环节，而不用在各窗口和楼层之间来回奔波，也节省了患者的时间，在一定程度上缓解了病患的紧张情绪[2]。档案信息化建设对于提高就医效率，完善医院管理，推动医院现代化发展至关重要，已经成为了医疗行业发展的必然趋势。
　　2  档案管理信息化建设在医院档案管理中的作用
　　2.1  提高了医院的管理水平
　　随着医院规模的扩大，医院档案的数量也在不断增加，医院档案管理的难度也逐步提升。以往，各大医院都是依靠于传统的人力管理方式，由管理人员完成医院档案信息的录入、存档、分类、保存和查阅，不仅工作内容庞杂，工作压力也十分巨大。尤其是档案的查阅工作，在调动档案时需要耗费工作人员大量的时间和精力去查找，在档案调出和使用的过程中还必须要时刻注意，保证纸质档案的安全[3]。
　　实现档案信息化建设可以有效提升医院的管理水平，打破了原有的医院档案使用模式，在实现档案系统化管理的同时也实现了医疗服务模式的革新。比如，有患者来医院就医，那么通过病人的身份证信息就可以在本院医疗档案系统中查询到患者的病史和治疗记录。通过档案系统的搜索，这些信息一目了然，坐诊医师可以对患者的身体基本情况有基础性的了解，对于患者的过往病史、过敏性药物也能直接掌握;但是如果是按照传统的档案管理办法，要集齐这些信息需要档案管理人员耗费大量的精力去查找，非常浪费时间。由此，我们可以看出，档案信息化建设不仅提高了档案管理的能力，还提升了医院内部整体的管理能力和服务水平，对于患者来说，档案信息化建设是实现他们便捷就医的必要手段。 　　2.2  提升医院档案管理人员的工作效率
　　管理一家医院自开院以来的所有档案信息，工作人员的压力不可谓不大。而大多数传统档案都采用纸质文档记录，这些档案的存档、保存和使用都需要十分庞大的工作量。尤其是一些开院初期的档案，这些档案年代久远，纸张的寿命有限，现在保存时不仅需要考虑到档案信息内容的保密性，更需要考虑纸张信息的留存性。因此在管理时要时时关注档案信息库的保存环境，必须要将干湿度控制在合理的范围内，防止纸张受潮。而完成了档案信息化建设后，医院的档案信息都完成了电子录入，保存于电子系统当中，工作人员只需要定期的进行检查与核实，保证系统安全性，就可以实现档案的安全化管理[4]。
　　另外，档案管理工作的另一个难点是档案的调阅使用。在传统档案管理模式下，当医生需要调用院内档案来辅助当前工作时，必须要提前说明，并且档案管理人员需要加紧查找，这项工作十分浪费时间;如果是跨院借用档案，工作难度还会提升。而实现档案信息化建设，采用电子系统和互联网来进行档案管理，档案查找和借阅只需要动一动手指就能完成。即便需要使用档案的医生不在院内，也可以在得到授权后登陆档案管理系统查阅需要的内容，如果是要借阅其他医院的档案，也可以通过互联网快速的实现信息传递，极大程度的节约了时间，提高了工作人员的工作效率[5]。
　　2.3  提高医院整体竞争力
　　医院档案信息化建设对提高医院整体竞争力具有非常重要的作用。随着医疗水平提升和人们就医需求的增加，同一地区的医疗结构数量也在不断增加，这也就导致了医疗行业的竞争压力不断增大，医疗机构之间的竞争空前激烈。为了让医院能够在激烈的竞争当中脱颖而出，不仅仅需要提高医院医师水平和医疗设备配置，还需要提高医院的管理服务能力，让患者在就医时可以得到更加高效、体贴的服务[6]。
　　档案信息化建设可以实现档案信息的高效管理，在实际运用的环节可以达到节约时间/提高效率的目的。比如，档案信息化建设使原本手工操作的程序转移到了电子网络平台当中。现在，许多的医院开始实现电子平台挂号和常规疾病查询等便民窗口，患者们通过登录医院的官网、微信平台或手机APP就可以进行挂号和问诊。尤其是微信挂号模式，对于许多住在离医院较远地区的人来说，在微信平台上完成挂号，比在医院排队挂号要更加方便。而且，利用网络平台进行挂号，患者可以自行选择坐诊的各位医师，如果当天没有该患者最期待的医师坐诊，那么患者也就不用到医院白跑一趟。档案信息化建设可以帮助医院优化档案管理模式，提高医院的综合竞争力，推动医院更加高效、可持续的发展。
　　2.4  推动医院未来发展
　　医院档案信息化建设可以为医院的未来发展方案优化提供依据。医院留存的所有档案都是医院历史的沉淀，这些档案的内容是医院发展历程的见证，而医院未来的发展方向也会根据这些内容进行不断的优化和调整;尤其是对医院内部的管理制度和改革方针来说，当前留存的档案是医院进行制度优化、管理模式改革的重要依据。而医院档案当中保存的信息对于医院医疗水平和服务管理水平的提升也非常重要。因此，医院档案对于医院未来发展具有推动作用，是十分有参考价值的内容[7]。
　　档案信息化建设可以实现医院档案的高效分类和保存，可以说利用档案管理电子系统，医院领导人和档案管理人员能够更快速的查询相关的档案信息，而这些信息在医院未来发展方案制定上也能做出更大的贡献。通过档案信息化建设，可以实现医院档案信息的智能化管理，系统会对其中录入的档案信息进行更加细化的分类，医院的管理决策人员通过查阅这些信息，可以进一步了解医院发展历史当中各项政策的闪光点和存在的漏洞，那么在医院未来发展方案制定时，就可以有效的避免这些问题，可以实现对医院未来发展方案的优化。由此，可以看出，档案信息化建设对于医院未来的良好发展具有推动作用。
　　3  提高医院档案信息化建设水平的意见
　　3.1  技术水平和管理设备
　　医院档案信息化建设离不开科学技术手段和现代化设备的支持。要实现医院档案信息化建设，院方就必须要加强专项资金的投入，构建完善的电子档案信息管理系统，并配备相关的基础设备，通过完善技术手段和基础设施来实现档案信息化建设[8]。
　　档案信息化建设可以打破档案应用的时间和空间限制，而为了让这一工作变得更加的便捷，还需要为医院的档案管理系统添加不同的准入端口。比如，医院的档案管理系统进入端口可以分为PC端和移动端，工作人员通过医院的电脑、微信或手机APP都可以进入档案管理系统，随时随地实现档案信息的管理和使用。
　　目前，微信已经成为了人们日常生活中必不可少的社交工具，而医院档案信息建设的一大重点就是拓展微信使用平台。医院可以建设自己的微信公众号，并不断丰富公众号的模块和内容。公众号内可以实现挂号、缴费、专家預约等功能，让患者能更快速的就医。同时还可以在公众号或网络平台内实现个人病例查询，这样无论患者是在本院就医还是再其他医院就医都可以实现过往病史的快速查证。医院还可以在网络平台上开设窗口，利用客服实现简单疾病的原理和治疗方法解答，通过这样的方法将医院档案内保存的医疗信息更加灵活的使用，为患者提供更优良的服务。
　　3.2  组建高水平的档案管理队伍
　　以往，医院的档案管理工作大多不是有专业的管理人才担任的，管理工作的效率和质量总是难以提升。实现档案信息化建设后，对档案管理人员的专业要求变得更加广泛，档案管理人员不仅需要具备专业的档案管理知识，还需要具备一定的信息技术水平，这样才能胜任实现档案信息化建设后的医院档案管理工作。
　　各大医院应该要对本院的档案管理人员进行定期的培训，提高工作人员的能力和责任意识。所有的档案管理人员必须要明确档案管理工作的意义和重要性，要从根本上提高对档案管理工作的重视，这样才能实现高质量的档案管理。比如，院方可以邀请专业水平较高的档案学、信息技术学专家或学者来院讲座，让档案管理人员接受最专业的技能培训;同时还可以组织同一地区的医疗结构开展交流大会，各医疗结构之间互相交流经验，互相借鉴，实现共同进步。当然，除了对现有的档案管理工作人员进行培训和指导外，还需要招聘更加优秀的人来补充档案管理队伍。医院聘用的档案管理人才应该要具备极高的专业素养和责任意识，对医院档案管理工作的内容和意义有深入了解，并具有职业精神和服务意识，只有这样才可以胜任实现档案信息化建设后的档案管理工作[9]。 　　3.3  完善管理体制和管理系统
　　医院档案管理体制也是制约医院档案高效化发展的一大因素。由于以往大多数的医院对档案管理不重视，医院档案管理规章制度混乱，管理责任落实不明确，档案管理质量迟迟难以提升。在实现了档案信息化建设后，各大医院应该要根据当前医院档案管理的实际情况，重新制定管理规范和制度，并且明确档案管理的权责，彻底的落实档案管理工作的责任划分，为实现高效管理打下坚实基础。
　　同时，医院档案里面包含许多的保密性内容，无论是医疗档案还是患者的个人信息，这些都不能轻易泄露。为了要提高档案的安全性，院方必须要不断完善档案管理系统的内容，要对所有录入的档案实行分级管理，医院的各科室只有查询本科室常规档案的准入权限，如果要使用其他科室的档案，必须要先在档案系统和工作人员那里完成登记，取得相关的权限之后才能查阅档案。
　　此外，档案信息内容庞杂，医院聘请的档案系统维护人员还应该要具备一定水平医疗知识，这样才能不断的优化档案管理系统，让档案管理系统为医院工作人员提供更优良的服务。医院的档案管理工作人员必须要定期的对档案系统内的信息进行查阅。一方面，是要防止档案信息丢失的问题，通过定期的检查来确保档案信息的安全;而另一方面，还需要通过定期的检查，对录入系统的信息内容和分类进行查询，要确保所有的信息都按照系统划分的规则进行录入，这样才能保证档案查询的高效性[10]。
　　4  结论
　　总而言之，档案信息化建设在医院档案管理当中扮演着极为重要的角色，该项工作的应用价值主要表现在提高医院档案管理水平，促进医院现代化发展和实现医院可持续发展等多方面。医院档案信息化建设是时代发展的需求，更是各大医院综合竞争力的体现。各医院应该要建立完善的档案信息化管理系统，实现医疗档案的高效化、科学化管理，更加充分的发挥出医疗档案在医院管理和医院未来发展当中的作用。
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