中小企业会计基础工作规范存在的问题及对策分析

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　　【摘 要】针对中小企业当前会计基础工作现状，提出了财务报销工作不够严谨、会计档案装订与收集工作不规范、财务印章管理不规范等问题;进行了原因分析，最后给出了相关建议对策，从而使中小企业的会计基础工作得到不断规范和加强。
　　【关键词】会计基础工作;问题;原因;对策
　　中图分类号： F275 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）31-0246-003
　　DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.31.118
　　Analysis on Problems and Countermeasures of Accounting Basic Work Standards for Small and Medium-sized Enterprises
　　GONG Hai-qin
　　（Fuzhou municipal environmental sanitation management office， Fuzhou Jiangxi 344000， China）
　　【Abstract】In view of the present situation of basic accounting work in small and medium-sized enterprises， this paper puts forward some problems， such as inadequate financial reimbursement work， irregular binding and collection of accounting files， defective examination and approval control of fund payment， irregular management of financial seal， etc. After analysis， it gives some suggestions and countermeasures， so as to make basic accounting workers in small and medium-sized enterprises. It has been constantly standardized and strengthened.
　　【Key words】Basic accounting work; Problems; Reasons; Countermeasures
　　會计基础工作是对会计核算和会计管理服务的统称，主要是指企业根据会计核算和会计监督的要求设置会计机构，配备会计人员，进行会计核算和提供会计服务。会计基础工作是会计工作的基本环节，也是会计工作有序进行的重要保证。一个企业的会计基础工作薄弱不仅影响其整体会计工作的正常运行，而且也在一定程度上干扰了社会经济秩序。因此，规范会计基础工作，是企业管理层、财务部和业务主管部门的一项重要任务，必须切实落实到位，以保证会计工作的有效开展。
　　1 中小企业会计基础工作规范存在的问题
　　1.1 财务报销工作不够严谨
　　财务报销有严格的程序，但在中小企业的实际执行程序的过程中，前来财务部的报销人员在报销时偶尔会夹带各种不规范的发票，会计人员草草审核，直接批准盖章。在此过程中活动证明文件与发票可能存在内容不符的状况，但财务部未加以重视，属于管理漏洞。此外，有些中小企业在设计的差旅费报销单也存在一定的问题，单据未设计一栏让出差人填写从哪出发、去往何地，使得出差信息不够详细，也未设计会计主管签字盖章的地方，部门内部不能很好地进行相互监督。
　　1.2 会计档案装订与收集工作不规范
　　1.2.1 会计凭证未能及时装订成册
　　中小企业大部分财务部虽然专门设置会计人员对会计凭证进行装订，但是，财务部会计人员的电脑里常常有已审核通过的记账凭证但会计人员并未将其打印出来，或者是会计人员将已打印好的会计凭证随手用大夹子一夹放在档案柜中一个月甚至是数个月后才由专职人员整理装订，导致会计凭证不能及时装订成册;并且中小企业财务部的会计人员人员在月末终了、年度终了时没有按规定将已形成的会计档案资料及时整理立卷并装订成册，而是放在档案箱内后随便放置在档案柜中，这样不利于会计档案管理工作的正常进行，并且容易造成会计档案资料遗失等问题，进而造成会计档案资料不全面的问题。
　　1.2.2 会计人员未将会计资料收集完整
　　在实际工作中，中小企业财务部的会计人员没有将财务部形成的全部会计文件归入会计档案中，只是将会计凭证、会计账簿、财务报表等核算类资料进行整理并归档，而将预测决策类文件（如对市场的经济预测、会计决策设计、财务分析报告等等）、制度法规类文件（如上级部门的来文、会计工作总结等等），放在其他部门，造成会计档案资料收集不全的现象，影响会计档案管理人员正常执行档案管理工作。
　　1.3 财务印章管理不规范
　　在使用过程中，中小企业财务方面的事项印章和财务专用章由财务部会计主管专门负责管理，但却又专人不专职，该主管又同时负责其他会计事务，对需要加盖印章的相关材料，有时工作较忙时没空细心审查其是否齐全、是否有总经理及相关领导批准用印的签字，存在把印章随意交由其他会计人员任其盖章的现象，而事后又并未及时收回，此时，中小企业指定的印章保管人与实际保管人不一致，难以保证印章保管的安全、有效，不易明确保管责任。另外，出纳人员的“银行收讫”、“银行付讫”、“现金收讫”、“现金付讫”印章随意放置在办公桌上，未被妥善保管。与此同时，印章使用人员使用印章后并未登记，也就无法得知是何人使用印章、为何使用印章、使用印章的时间、使用人员是否归还印章等。此种管理给企业业务管控和财务带来较大风险。 　　2 中小企业会计基础工作规范存在问题的原因
　　2.1 部分会计人员综合素质不高
　　中小企业的部分会计人员综合素质不高，可归结为以下几点：第一，部分会计人员学历不高，受教育程度不高，所以自身文化素质不高，本身没有受过一定时间的会计学理论知识教育，且在企业从事会计工作的实践经验不足，业务处理还不够娴熟，从而其专业素质不高，不符合企业发展的需要;第二，中小企业管理层未给予会计人员合适的待遇，并且未设置考核换岗制度，使得财务部的很多会计人员长期在固定岗位上，不能在多个岗位历练，不利于其专业知识的拓展及业务处理能力的提高，这也可以客观地解释为何企业部分会计人员工作效率不高，工作积极性不高，不爱岗敬业等职业道德素质的缺失。
　　2.2 财务报销工作执行不到位
　　2.2.1 财务经理对报销工作不够重视
　　中小企业的管理层对某件事情不重视，直接影响企业的员工们对其的重视程度。在中小企业财务部的日常工作中，财务经理对报销发票及活动证明文件没有给予应有的关注，签字审批时比较随意，大笔一挥，就审核通过，如此上行下效，员工们的态度也变得随意，管理层没有发挥模范带头作用，没有表现出对报销工作的足够重视，从而报销工作的执行无法落实到位。
　　2.2.2 财务报销工作的监督检查、考核不到位
　　中小企业的报销程序制定后，执行“走程序”，没有相应的监督管理办法，方式方法流于形式，没有建立和完善制度执行工作责任制，不明确责任主体以及责任追究的具体内容，执行时虎头蛇尾、时紧时松或“执行作秀”、“雷声大雨点小”等，中小企业的管理层也没有制定相关制度和组织相关人员对此工作进行考核与评价，使得制度执行的质量和成效得不到真正落实。企业管理层与财务部人员缺乏加强监督、管理、考核的决心、恒心与手段，等出了问题，再纸上谈兵就晚了。
　　2.3 会计人员不够重视会计档案
　　2.3.1 领导者对会计档案管理工作不够重视
　　中小企业的领导者与会计工作者们在工作中往往把注意力集中在企业利润和成本效益方面，没有意识到会计档案资料的归集工作的重要意义，没有对会计档案管理工作给予充分的重视，忽视会计档案资料的收集、整理和归档工作，认为会计工作过程中整理会计档案资料是一件浪费精力和时间的事情，根本不把会计档案资料的整理、归档工作列入议事日程，形成会计工作与会计档案管理相脱节，重会计业务、轻会计档案管理的现象。这样不但容易导致在中小企业的领导层本身需要进行经营管理预测或对管理过程中的各项经济活动进行分析时得不到相应的会计方面的资料，也不便于税务部门对中小企业的财务数据进行审核或监督，这在一定程度上造成会计档案资源的浪费。
　　2.3.2 会计人员缺乏对会计档案的充分认识
　　中小企业财务部的部分会计人员对其所处的会计岗位缺乏相关的认识，并且法律意识淡薄，造成会计档案管理与会计工作相脱节的现象。由于中小企业管理层更加倾向关注企业的生产与销售情况，对于会计档案管理工作的态度则相对忽视，这就造成新来的会计人员在上岗前，财务部没有对其进行会计档案资料如何规范收集、整理、归档方面的培训。中小企业虽然意识到了会计档案的重要性，但并没有安排具备一定程度的档案管理知识并熟悉档案收集、整理、归档方法的专业人员对会计档案进行管理，故而企业配备的会计档案管理人员整理出的会计档案不仅达不到企业制定的规范要求，更不用说如何对其进行科学管理。
　　2.4 印章管理制度存在缺陷
　　中小企業制定的内部印章管理制度存在缺陷，管理层对其重视不够，未制定具体的印章用印流程，未明确保管人、监印人、有权签字人名单及审批流程等，也未建立相应的岗位责任制，明确印章相关人员的职责等，导致在印章管理过程中无据可依，执行过程中易存在管理漏洞、财务漏洞等风险。此外，印章保管人员上岗前，未经过严格的印章管理培训和风险教育培训，对印章管理制度、使用印章的流程、保管不善所带来的风险不熟悉，容易导致操作风险的产生。
　　3 完善中小企业会计基础工作规范的对策
　　3.1 提高会计人员的综合素质
　　3.1.1 提高会计人员的业务能力
　　对于财务人员来说，业务能力贯穿于整个职业生涯中，中小企业财务部应该把培养财务人员尤其是负责报销工作的会计人员以及印章管理人员的业务能力作为一项长期的工作，并且有计划、有组织地进行。首先，中小企业应该帮助财务部会计人员树立正确的职业道德观，不断地提高道德修养，抑制不良的工作作风。其次，企业需要制定一套完善的、针对财务人员业务能力的监督考核评价方法，并记录员工在会计工作中的犯错次数，并对违法违纪的人员严惩不贷，把财务人员犯错次数的多少作为对其考核的一项重要标准。最后，在建立考核制度中，要不断地完善部门内部会计考试和考核制度，考核的指标应该包含财务人员管理、会计机构、会计档案管理工作和会计监督等各个方面，并按实际情况不断地增加一些关于国际会计准则和网络技术这些新内容。
　　3.1.2 定期轮岗以加强复核机制
　　中小企业可实施会计人员定期轮换岗位制度，使渐渐被企业淡漠化的复核核对机制得到增强。因为轮换工作后，一方面轮换后，接任的工作人员，为了保持会计业务前后期处理的一致性、更好地了解此岗位的工作性质，就要对以前的工作进行了解、核对;另一方面，也会使会计工作的责任主体发生阶段性变化，在工作交接时，每个轮换人为了明确各自的责任范围，会主动进行复核核对。
　　通过轮换财务人员，就将复核核对变成了会计人员自觉自愿的行动，效果也将大大提高，也只有定期轮岗，财务人员亲身参与到每一个组成部分当中，进而进行亲身体验，才能真正地清楚明白会计工作中的每一个流程，，从而使自身的职业判断能力大大提升，对不应当发生的操作失误能够在萌芽处就将其遏制。
　　3.2 规范财务报销工作 　　为加强内部会计监督工作，中小企业可以利用先进的计算机技术，结合企业内部办公软件，制定严格的财务报销程序，强化财务规章制度，减少人为因素。在财务报销的过程中，申请人和程序中的各级会计人员被授予不同的业务权限，拥有各自的操作密码，申请报销的人员需严格按照报销程序进行报销，并在企业内部网络系统中进行登记所报销的发票及活动证明文件，同时经办人员进行监督并在系统中审核后确认，若申请报销人员的发票与活动证明文件内容不符，系统应提醒经办人员重新执行此程序，否则拒绝办理。
　　此种方法设定硬的软件程序，运用现代信息技术手段，把管理制度和企业规章变成谁都无法擅自更改的、大家共同遵守的计算机程序，能够最大限度地消除财务报销工作运行中的人为因素，并加强管理层面上的创新和相应制度的创新。通过计算机网络手段，用程序约束所有人的行为，以保证制度的贯彻执行，借助统一的财务管理软件，将规章制度固化，形成对制度的硬约束，减少中小企业财务报销工作执行过程中的不规范行为，从技术上解决监督滞后、乏力和信息不对称问题。
　　3.3 加强会计档案规范管理工作
　　3.3.1 提高领导者和相关人员的会计档案意识
　　中小企业要想做好会计档案规范管理工作，最首要的一点是要提高企业领导者们和相关会计人员的档案意识，加强中小企业管理层对本企业会计档案管理工作的重视程度，并对会计档案进行规范管理，定期检查，并确保有关的工作能够按照法律规定的要求进行。
　　会计档案的管理要求是上升到法规规定要求的，因此中小企业的管理层须对财务部的全部会计人员进行会计档案管理的培训，提高他们的观念意识，依法实施会计档案管理工作。在一个企业里，员工的行为规范不仅仅是自身决定的，还会受上级领导所影响，所以中小企业的管理层，特别是财务部的财务经理和会计主管更应该注重培养和提高本部门会计人员对会计档案管理工作的概念和业务技术能力，提升员工对于档案管理的重视程度，从本质上促使中小企业实现合法、科学、有效的会计档案管理。
　　3.3.2 对会计档案人员进行全面的培训
　　中小企业应对从事会计档案管理的员工开展全面的培训，提高其综合素质，使之在业务能力和思想观念上符合该工作岗位的要求。对从事会计档案管理的员工来说，政治素质方面、敬业精神方面、业务能力方面都应当达到一定的标准。对会计档案管理人员的要求如下，首先，须熟悉并牢记新的《会计档案管理办法》等有关档案管理工作的法规、制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密;其次，做好会计档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用工作;最后，应将会计档案按照专门档案的管理方法进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求会计档案管理人员不仅要具备专业的档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。
　　3.4 规范印章管理
　　3.4.1 明确管理权限
　　中小企业财务方面的事项印章应由财务部明确指定专人保管，并给予其充分的审查时间，并且要求印章保管人员须妥善保管印章并按照规定使用印章，不得随意借给他人使用。中小企业应规定财务专用章由财务經理保管，无故不得随意借给他人使用，人名章应由章上所刻的人员保管或由本人授权他人保管，出纳人员的“银行收讫”、“银行付讫”、“现金收讫”、“现金付讫”印章应由自己或授权他人保管，不得随意放置在办公桌上，防止财务部的其他会计人员随意使用。
　　3.4.2 完善财务部印章用印流程
　　中小企业应完善财务部印章使用流程。企业的印章使用人员要想盖到财务部的印章，须首先填写企业的“印章使用申请单”，说明使用印章的事由、时间及印章的种类等，对于各部门的协议、合同以及各类统计报表等材料，印章使用人员到财务部盖章前需先经过主管部门负责人签字盖章;各类证书、证件、证明则需经过相关部门负责人签字盖章后方可加盖财务部印章。
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