知识管理在工程监理中的应用

来源:用户上传      作者:

　　[摘 要] 建设监理企业属于知识型企业，监理企业管理核心也在于如何在公司内部实现知识扩散、知识转换以及知识支持，使公司监理人员在良好的知识管理环境中工作，充分发挥其专家作用，这是建设监理企业核心竞争力所在，故知识管理是提升企业核心竞争力的重要手段，本文旨在探讨在监理公司运作过程中建立并完善知识管理体系的必要性及可行性。
　　[关键词] 知识管理 工程监理 信息化
　　
　　在信息技术飞速发展的今天，监理企业发展的环境已经发生了深刻的变化。监理企业只有适应这种变化，才能有生存和发展的空间。企业信息化和企业创新能力将是适应新世纪挑战的关键环节。信息是决定监理企业经营管理成败的关键要素，监理企业必须建设适应行业特点的信息系统，加快监理企业信息化建设进程。监理企业的发展如果不注重信息化建设，将导致低速度、低效益、低水平，缺乏竞争力。
　　监理工作是知识型工作，监理企业管理核心也在于如何在公司内部实现知识扩散、知识转换以及知识支持，使公司监理人员在良好的知识管理环境中工作，充分发挥其专家作用，这是建设监理企业核心竞争力所在。
　　一、知识管理的含义
　　法拉普多（Frappuolo）认为，知识应有外部化、内部化、中介化和认知化四种功能：外部化是从外部获取知识，并按照一定的分类将它组织起来，其目的是让想拥有知识的人拥有通过内部化和中介化而获得的知识；内部化和中介化所关注的分别主要是可表述知识和隐含类知识（或称为意会知识）的转移；认知化则是将通过上述三种功能获得的知识加以应用，是知识管理的终极目标。
　　知识管理不是任何传统意义上的对人的管理，知识管理更倾向于知识共享、信息系统、组织学习、智力资本管理、绩效管理。
　　二、知识管理的作用
　　1、序化信息和知识
　　知识管理的一项重要工作就是有效地对组织信息加以文档化、分类和传递，为员工提供知识共享的环境，提高其工作效率和创新能力，改善服务质量。
　　2、挖掘数据，提供员工的素质和创新能力
　　随着信息化的推进，组织中积累了大量的数据，若能从凌乱的数据中挖掘出有用的知识，就意味着组织向知识管理迈进了。数据挖掘一般通过数据总结、数据分类、数据聚类和关联规则来发现知识。组织要想保持它的竞争力就必须提高员工的技术水平。有效的知识管理体系有助于发现和培育新的想法和思维，把人们聚集到真正的知识共享流程中，将人们头脑中的创造性思维充分利用，来产生新技术和新服务的创新思维。
　　3、提高快速反应能力
　　建立知识管理体系有助于组织做出快速响应，能够帮助组织检测出潜在的趋势，同时根据需要调动人力和知识信息资源对不可预测事件做出有效的反应，从而提高组织的整体反应速度，以面对市场的变化。
　　4、改善沟通渠道，提高组织绩效
　　知识管理体系可以提供适当的工具和环境，服务员工与相关的顾客和同事进行直接或间接的交流，利用网络形成“边干边学、在干中学”的终生学习机制，有效地改善了组织内外部的沟通方式，可以使信息和知识能够最有效地进行传递，进而提高组织的绩效。
　　在基于知识管理的监理企业信息系统中，需要在以下方面做到创新：
　　1、在技术支持功能类方面
　　在监理工作中，有一些技术性较强的工作，需要相关的工具性软件进行支持。如对施工项目进度进行控制时，需要对利用网络计划技术对施工进度计划进行计算；在对施工项目造价进行控制时，需要运用概预算软件对工程造价进行计算。
　　由于这些技术支持软件其应用范围不止监理领域，有很多专门做某一方面技术支持类软件的公司存在，他们的软件经多年锤炼，已经很完善，并且仍然在进一步完善和创新。如果监理信息系统试图重新定制这方面功能，将是一种费力不讨好的重复性劳动。因此知识管理系统应将采用软件集成技术方案，在系统中提供工具箱功能，把第三方开发的软件集成于其中供监理人员必要时使用。这个方案的优点在于，一旦有新型技术支持类软件出现，可以很方便地集成到工具箱中；统一向监理人员提供工具箱功能，也避免了软件应用的随意性，避免监理人员由于误用不合格软件造成监理工作的瑕疵。
　　2、在工作流支持上
　　对具体类型的建设项目，其监理工作是有规律可循的，在不同的施工阶段必须有相应的监理任务存在。在手工作业中，可能会由于疏忽而产生漏监现象，甚至会因为漏监而出现弄虚作假现象。因此，必须提炼不同类型建设项目的监理任务列表，并研究各种任务之间的关系及触发条件，形成不同建设项目监理任务列表模版。通过对模版的使用，所有监理任务都罗列在总监理师面前，总监理师可以在该模版支持下，结合具体工程情况制定初步监理工作计划，并随工程进展不断调整和完善该计划。所有监理人员在计划指导下工作，并通过监理日志系统上报工作结果，避免漏监现象，并使所有监理工作有始有终。
　　3、在知识支持功能上
　　公司配备的监理知识资料不谓不齐全，然而，要求所有监理人员能熟练掌握所有知识是不现实的。有事业心的监理人员，在工作中研究与当时工作相关的知识，并逐渐熟练使用，形成了自己的特长。但许多监理工作都是推在眼前的，要求监理人员当时去查阅资料也是不现实的。而且，即使监理人员已经记住了所有知识，在具体运用时仍有疏忽和遗忘，这都会影响监理工作的质量。现有的监理知识库系统，仅相当于电子书，其缺点和印刷的监理资料是一样的。知识管理要求把监理资料电子化后进行条目细化，并和具体监理工作任务相关联系。当某个任务触发之时，相应的知识也被触发。接受任务的监理人员可以在接受任务的同时，浏览相关被精化的知识，从而使知识查询变成了工作流的一个环节，形成知识推送力，提高监理工作水平。在没有监理任务时，监理人员也可以通过查阅监理任务列表，触发相应知识，了解、学习与该任务相关的知识，这种学习属于带着任务学，比泛泛阅读知识资料的效果要好得多，可以说是一种高效、实用的学习方式。监理知识不只是那些印刷物，还包括资深监理人员对一些法规条目的解读，一些公司总结的典型案例。随着公司的发展，知识库也会不断充实，最终形成企业核心竞争力。
　　4、在协同工作上
　　知识管理要对监理工作的全过程进行信息支持，不但要促进监理工作的协调，提高监理工作质量。而且，还要解决一个问题，就是人员的流动问题。因为重要的监理工作过程信息都保存在系统之中，新接手的监理人员可以在最短的时间内熟悉工作，避免由于工作交接造成的失误。把国家、地方关于监理行业的相关法规以及公司内部规定进行整理归档，根据其逻辑关系形成法规库。操作人员利用系统生成工作计划，并可对工作计划进行动态管理。系统提供各种工作文件模板，采用知识推送的主动方式，在人机交互下生成相关文件。系统对可预见的监理文件进行工作进行主动提醒，对已经生成的工作文件进行档案管理。支持领导查询和阶段工作评价。支持公司对所有项目的档案管理。支持监理人员的信息和知识查阅。支持监理人员工作经验总结，并不断纳入公司内部知识库。基于知识管理的建设监理信息系统的构建思路应该是，将监理工作所需要的知识分为两个部分推送给监理人员，一部分以工作标准方式固化在系统之中，使监理人员在系统引导之下完成监理任务；另一部分则和具体的监理业务监理联系，使监理人员能在执行每项监理业务工作时能够查看相关知识，对业务工作产生知识力。
　　在监理业务的各个任务单元可分为两种类型，一类是工程中必须做的，如对施工方案的审核，具体施工作业的站位、建筑材料的质量检验等，另一类是相关事件发生时才会发生的，如对质量安全事故处理上的监理工作，只有发生了质量安全事故之后才会产生。所有监理任务单元都具有事件触发性特点，即当施工进展到某个程度，发生了某事件之后才会触发相应的监理任务单元。
　　因此，知识管理系统中可以设置触发机制。为此，可以进一步设计半结构化的监理工作日志系统，监理人员在系统上填写工作日志时，选取已经发生和将要发生的事件，以触发相应任务，甚至可以直接派生出监理任务，这是日志中结构化的部分。监理人员在日志系统可对事件和他所完成任务做文字性描述，以备日后查询和总监理师、公司核查，这是日志中非结构化部分。为避免监理人员对事件选取的疏漏造成监理任务的漏失，可以在监理任务列表中标志任务发生的大致时间，使得在不同阶段，相关任务自然排在前面，引起总监理师注意。可以使用如下系统流程实现这一机制。监理项目伊始，按项目类型选取监理任务列表模版，形成初步监理计划。总监每日可在这个计划的基础上分派近期要完成的任务，也可向该计划添加新的任务。随着工程进度的深入，以及一些任务的触发，不断有新任务列表被推送到总监面前，提示总监进行任务安排。各专业监理人员接受任务后，按要求完成任务，并在日志系统记录工作完成情况，以及新发生的问题。这会触发新的工作任务。在日志系统中，监理人员还要将工作中生成的电子文档归档，并记录工作中获得的实物文档的情况，支持系统关于文档的管理功能。
　　对于监理专业知识，主要来源有四类，一类是来自于公开出版物，可以形成资料库；第二类是来自于公司监理人员对工作经验的总结，经公司专家确认后进入经验库；第三类是以往同类型监理工作的日志，形成已完工程日志库；第四类是公司逐渐完善的工作标准库，用于促进监理工作的标准化和规范化。四库共同组成监理工作知识库，该库要有两个视角，一是工作支持视角，如资料库的粒度细化到条款，并将这些条款和监理任务列表中的监理任务建立联系，一旦任务被触发，相应知识条目也被触发，把与相应任务直接有关的知识推送到相关监理人员面前；另外一个是资料视角，用户可以看到完整的资料，而不是被分拆后的零散条目，在资料视角下，知识库维护人员可以对资料进行修改、更新、启用、废止等管理操作。整个系统是在任务不断生成和下达的业务流驱动下工作，系统同时还提供专业管理界面，使不同用户可按费用控制、质量控制、进度控制、安全控制、合同管理、文档管理、用户协调角度考察监理工作。
　　综上所述，建立知识管理系统是监理企业形成其核心竞争力的有效手段。是监理企业在市场竞争中不断获胜的法宝

转载注明来源:https://www.xzbu.com/8/view-48331.htm