浅谈高校人事档案管理

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　　[摘 要] 高校人事档案管理是高校人力资源开发利用的支撑，是学校组织人事工作的重要组成部分，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。但有时人们对高校人事档案管理工作的重要性认识不足，本文就如何进一步完善高校人事档案管理工作进行分析，寻求对策。
　　[关键词] 高校人事档案 人事档案管理制度 信息化建设
　　
　　高等学校是各类人才的聚集之地，承担着知识创新、人才培养和服务社会的重要使命。人事档案记载着个人的成长历史，是高等学校发现人才、管理人才、选用人才的重要依据，是稳定教职员工队伍的有力凭证，在人才预测、政策决策及人力资源开发等方面起着十分重要的作用。档案管理的好与坏是一个单位管理水平和文明程度的重要标志之一，随着高校人事制度的进一步深化，人事档案中存在的问题在一定程序上制约了人事档案的利用，已不适应高等教育发展的需要。因此，探索人事档案管理的新模式、新体制、新方法成为当前人事档案管理工作的重中之重。
　　一、高校人事档案管理现状及存在问题
　　人事档案管理工作是高校工作的重要组成部分，是人才信息的重要载体和主要信息源,是知人善任、选贤举能的重要工具。通过人事档案建设，合理开发利用教师资源，是提高高校教育核心竞争力的迫切需要。当前高校人事档案管理中存在着诸多问题，在一定程序上制约了人事档案的管理与利用。
　　（一）重视不够 整理不规范 制度不健全
　　1. 对档案及档案管理工作的重要性认识不足,规章制度不健全，落实不到位。
　　领导重视是做好档案工作的前提，领导支持是做好档案工作的基础。但不少高校领导没有从思想上真正认识到人事档案及其工作的重要性，对档案法规学习、重视不够，缺乏有效的制度和监管，甚至形成了一定范围内的“盲点”。同时，许多高校人事档案材料补充制度、移交转递制度、材料的鉴别审查制度以及查阅借阅等各项规章制度不健全，各部门档案分室保管，分散管理，许多档案材料经常处于堆放状态，部分档案材料散存于各部门个人手中，致使档案材料不齐全、不完整，造成了人事档案管理中的一些漏洞。
　　2. 收集整理不规范，材料缺失。
　　2009年7月,中组部下发了修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》,要求抓紧完善工作制度,规范材料收集归档范围,严肃工作纪律,以确保人事档案的真实性和可靠性。但是,由于各单位档案管理人员对法规、政策的重视、执行理解程度参差不齐及管理人员的频繁更换,导致各自对档案材料的收集整理没有标准化,不同单位或地区间的流动人员的档案整理标准不统一[1]。经多次重复整理过的材料往往大小不一、缝切不规范，随意打洞和轻意下刀切坏的材料不少,严重损坏原材料的完整,造成损失不可估量,大大降低了档案的综合利用价值。
　　3. 材料不完整，无法弥补情况严重。
　　人事档案生存的前提是材料真实性，但是，在实际的人事档案管理中，经常出现履历表中填写的内容信息不真实等许多档案材料失真现象。由于竞争和发展的需要,许多单位不同程度地存在部分“新建档案”。这类档案主要根据个人填写的干部履历表及个人简历和他们提供的学历、学位、任职资格证书等个人保管的有限原件制成复印件建档, 而初次参加工作时间记载不明确，各个时期的各类考核鉴定及工资等材料严重欠缺。这些“新建档案”人员的大部分历史记录为空白, 很少能找回原件, 造成认定和计算工龄的困难, 削弱了高校人事档案的凭证、依据功能,使用人单位无法全面考察了解引进人员历史,对提拔录用干部造成一定的负面影响。
　　（二）重藏轻用 开发利用程度低
　　目前人事档案在管理上大多还沿用传统的手工管理方式,只重视对案卷的分类,强调严格按照十大类进行归档,而忽视其在人才选拔、培养和开发、合理配置人力资源等方面的应用;因此档案的开发过程繁琐,档案检索和利用困难[2]。表现在管理上,只重视存,不重视用,过分强调人事档案的政治性、保密性,而忽视了它的可利用性,使人事档案在普通人眼中显得过于神秘,其作用未能充分发挥。
　　另一方面,我国人事档案由各级政府人事部门及其所属人才中介机构管理,人事档案调动转递手续繁杂,尤其是异地调动,各地区规矩不一,造成时间成本较高。有的档案管理单位甚至故意刁难,滞留档案,使得不少人为调档来回奔走多次,搞得疲惫不堪。有的管理单位则不合理地收取档案费用。这些都给人事档案的转递带来一定的影响,甚至加剧了“弃档”现象,不利于人事档案的开发利用。
　　（三）硬件投入不足 制约档案管理数字化进程
　　现代信息技术的应用是科学管理档案的重要支撑,它快速、准确、全面的优势是提高人事档案管理工作效率和质量的保障。人事档案管理是一个动态的管理,对材料的不断收集、整理、鉴别、分类、剪裁、入档,每装一份材料都需把档案重新拆装一次,再加上频繁的档案查阅,对原始档案材料的无意磨损不可避免。目前很多高校人事档案管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。
　　虽然档案馆已普遍配备了计算机，但使用范围仍局限于文档目录著入，档案利用的无纸化、电子化、网络化程序不高，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。目前，部分高校在尝试或实现对人事档案原材料进行扫描,放入原件管理系统,通过不同的系统对档案材料进行录入和查阅,但这涉及到资金的投入,有些学校在软件和硬件设施的投入上的困难,制约了档案管理的数字化进程。
　　（四）队伍不稳定 专业性不强
　　1. 档案管理队伍不稳定。人事档案收集整理工作是一项非常细致的技术性较强的工作,要求对归档材料做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”， 每卷档案整理后都要做到“完整、真实、精炼、实用”。这一工作特点要求档案管理人员必须具备足够的奉献精神和细致的工作态度，不少人不愿从事这项工作, 没有认识到档案管理工作是一项长期的具有很强的专业性、政策性、机密性、科学性、服务性和连续性的工作，对工作缺乏积极性,这就造成档案管理人员频繁的变动，致使档案工作连续性、稳定性差[3]。
　　2. 档案人员素质不高，专业性不强，未能建立起一支管理型、服务型、技术型并举与相融的档案人才队伍。一是，思想观念陈旧，缺少服务创新的意识, 业务能力不高。当前人事档案管理人员的文化水平虽然从整体上有所提高,但是由于对人事档案方面的专业知识了解不够, 缺乏相应的继续教育与培训。很多档案管理人员的思想和工作方法依然停留在原来的水平上，对档案管理的程序和要求了解较少, 管理状态简单重复。对在深化人事制度改革过程中人事档案工作中出现的新情况、新问题很少坐下来进行认真地分析和研究,缺乏开拓进取精神。二是，奉献精神不强，服务质量不高，没有认真对待，热爱自己工作的态度。三是他们对现代信息技术涉足较浅,计算机操作能力低, 对微缩技术、声像技术、自动化技术和通信技术在档案管理中的应用更是难以适应,能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。因而很难确保档案管理工作的规范性，难以现阶段管理档案的方法和模式，接受时代发展与技术的进步。
　　二、加强人事档案管理的措施分析
　　 (一) 建立档案管理制度 健全管理模式
　　一是建立健全《干部档案管理制度》、《档案查(借)阅制度》、《定期沟通联系制度》、《档案管理联络员制度》、《档案管理责任追究制度》等制度,规范七种簿册的登记，严格按照档案保管期限、归档范围等规定管理人事档案，理顺管理体制，并强化规范化建设改革和完善现有的人事档案管理制度，实现以人为本的服务体制的转化，推进人事档案管理工作的制度化、规范化建设。二是材料的收集采取定期与不定期相结合,做到全面及时地收集和补充。如年度考核材料、表彰奖励、职称评定、工资普调等材料按计划定期收集；对不定期的零散材料随时收集,及时掌握信息,认真鉴别后归档,随时准备为组织人事部门对档案的查阅利用提供更客观、全面、真实的依据。对建立材料的传递、登记制度，实行动态管理，定期检查,完善监督机制,一旦发现遗失，及时查找补救，以确保档案材料的完整性。

　　(二) 加大宣传 强化档案意识
　　人事档案是一个人历史经历的浓缩,记载着个人经历、思想政治、工作能力等多项内容材料，这些材料都与个人工资、提职、任免、退休密切相关，是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据。领导重视是搞好人事档案管理工作的有力保证，各级领导应高度重视，坚持制订工作计划时不忘档案工作、检查工作不忘档案工作、总结工作时不忘档案工作、安排财务经费时不忘档案工作四个“不忘”；同时在制度上、组织上给予保证，并在财力、人力、物力上给予大力支持。
　　一是人事档案管理人员认真学习、宣传档案管理的法律法规,增强档案管理、服务意识,正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，积极主动地开发利用人事信息，为高校人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有参考性、前瞻性的人事档案信息。同时，尝试将档案中部分内容根据个人需要向本人部分公开,以提高这一工作在人们心中的认知度，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。
　　二是进一步充实档案内容，加强过程监管工作,明确收集范围,确保档案的完整性以及人事档案管理的动态化建设。将一些使用频率高、文本格式相近的个人信息，制成规范的格式化电子文本，使用各种终端设备，根据利用者不同的需要给予相应的权限，提供自动化服务，改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新理念，变被动为主动服务，不断提高人事档案的现代化水平和服务质量，增强档案利用的便捷性。
　　三是多途径、多渠道地开发档案信息资源。档案管理的终极目的，就是利用，就是使档案发挥其潜在的社会效益和经济效益。加强档案利用反馈信息的管理，了解和研究档案利用的各种反馈信息，了解档案效益发挥的情况，以总结经验教训，从而提高档案利用率，改变以往那种只管理信息输出，不管用途如何的视角。开发人事档案信息资源，扩大信息来源，编制科学的检索系统，提供主动服务，更好的为学校管理提供服务。
　　(三) 加强培训 提高档案管理人员素质
　　人事档案工作是一项专业性、技术性、政策性极强的工作,既涉及党和国家的方针政策,又涉及个人的切身利益, 必须不断提高人事档案管理人员的自身素质, 以适应新时期高等教育事业对高校干部人事档案管理的新要求。按照“提高素质、熟悉业务、规范管理、服务工作”的要求, 有计划、有步骤地分阶段、分层次对档案管理人员进行业务培训,不断提高档案管理人员的整体素质，使档案工作人员认识到档案的潜在价值，及其所能带来的社会效益和经济效益，自觉参与档案的管理。并且注重档案的服务性,提高档案的利用价值。树立档案利用的“受众”意识,重视研究人事档案用户的多方位需求,有针对性地提供个性化服务。
　　(四) 创新管理方式 加强信息化建设
　　创新人事档案管理方式是推动我国人事档案管理科学化、现代化、规范化的必由之路。随着信息化社会进程的推进，人事档案在宏观调控、微观管理、科学决策、人才预测等领域，将发挥出越来越大的作用，使高校人事档案管理向“以用为主”的“人才”管理的模式拓展。
　　人事档案是人才信息的资源库,不断把先进的科学技术手段应用于人事档案管理之中,以提高工作效率，是人事制度改革与发展的需要,也是适应社会对档案信息需求的客观需要。利用先进的计算机技术和科学的检索系统进行动态管理,积极开发研制档案管理软件,建立人才信息收集、反馈和跟踪系统,快速、准确、全面提供人事信息,改变过去单从纸质档案了解档案信息的传统方式,使档案数据化、信息化。在学校局域网内建立档案信息网络化管理系统，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供最新的资料，为师资队伍的建设提供详实的材料，促进人才的合理流动。并拓宽高校间、高校与社会各方面的联系，根据信息的内容和有关制度在不同的层次内实现信息共享，加强高校之间、高校与科研单位之间及高校与社会各方面间的信息交流与沟通[4]。
　　(五) 改革服务方式 拓展服务空间 加强宣传 拓展服务思路
　　人事档案管理应从受控型的利用向服务型利用转变,加强档案意识,使人们在使用中得益,了解其用途,认识其重要性,真正实现档案的价值。同时实行人事档案管理的无偿服务,将授予人才流动服务机构的人事档案管理权收回,成立专门的全额拨款事业单位从事人事档案管理工作,做到统一、规范、集中管理。实现人事档案管理的社会化、开放化。加快人事档案信息全国联网的步伐,实现档案资源共享,为人们利用、查阅档案信息提供更加方便、快捷的服务，变“坐等服务”为“主动服务”,从以往的封闭管理模式转为开放管理模式[5]。充分利用现代信息技术,对档案采取有效性、系统性的管理,简化利用程序,提高利用效率。但凡是内容涉及到国家机密和个人隐私等方面内容的都要限制利用,以保证档案管理的合理性与合法性，全面提高人事档案管理质量。
　　三、结语
　　总之，人事档案管理是档案工作的一个重要组成部分，高校人力资源管理与开发的基础性工作, 它集服务性与保密性于一体,对促进人力资源开发、构建和谐社会发挥着重要作用，加强和改进人事档案管理是时代赋予我们的新课题、新任务。只有实施“人才强馆、人才兴室”战略, 从制度上、观念上更新, 不断地发现问题，找出原因，解决问题，积累宝贵经验。按照人才市场发展的基本趋势,采取有效措施,积极探索档案现代管理模式, 走出目前人事档案管理的困境, 为人力资源的开发发挥好储备作用，使人事档案管理与档案管理实现共同发展。
　　参考文献：
　　[1] 罗志超. 人事档案管理工作现状的分析与对策[J]. 黑龙江教育学院学报，2011年第3期.
　　[2] 田忠智.浅谈高校人事档案工作中的问题与对策[J].兰台世界, 2009年第6期.
　　[3] 刘谊.关于高校档案工作的探讨[J].云南档案, 2007年第11期.
　　[4] 谢斌．全面信息化与高校人事管理[J]．社会科学论坛 2007年第4期.
　　[5] 贺焱．改革学校人事档案管理工作的思考[J]云南档案2008年第3期.
　　作者简介：
　　张瑶，2010年毕业于香港公开大学教育管理专业，硕士，馆员，宁夏大学。

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