浅析高校教务秘书在教学管理中的作用
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摘要：在高校教学管理工作中，教务秘书这一职位具有极强的特殊性。该职位既不直接参与到教学活动之中，又不是教学管理工作的第一执行者，由此在教学管理工作中发挥着特殊的作用。文章就针对高校教务秘书在教学管理中的作用这一课题开展深入研究，构建起高校教务秘书在教学管理中更好发挥其作用的路径。
关键词：高校教务秘书；教学管理；作用；路径
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2019）29-0012-02
一、引言
教务秘书在高校教学管理工作中的位置举足轻重，其作用的发挥能够直接影响高校日常教学管理工作质量。为此，对如何让高校教务秘书在教学管理中充分发挥出应有的作用应提起高度重视。原因在于，高校等教育改革正如火如荼地开展，高校教学管理工作也在时时刻刻迎接新的挑战，而教务秘书的工作职能、工作范畴、工作量也会发生变化，在教学管理工作中的作用也会发生转变。所以，明确高校教务秘书在教学管理中的作用，并将应有的作用充分发挥出来显然是加强高校教学管理、提升高校教学质量的当务之急。
二、高校教务秘书在教学管理中的作用所在
在高校教学管理工作中，教务秘书是其他人不可取代的职位，其作用非常特殊。具体表现在学校领导、院系教学主管部门、教师、学生的衔接方面，以及日常教学琐碎事务的协调与处理等多个方面。因为教务秘书在日常教学管理工作中扮演着承上启下的角色，各项与教学有关的事务都要经过教务秘书的周转，在这一过程中需要将上级领导的工作日程进行合理安排，并且要协调和处理好教师“教”、学生“学”所出现的矛盾与问题，同时，还要参与到教学管理相关工作之中。因此，教务秘书在教学管理中的作用既体现在服务方面，也体现在保障方面。
三、高校教学管理工作中教务秘书发挥其应有作用的侧重点
1.要有详细的工作职责、业务范围、工作量作为支撑。在高校教学管理工作中，充分发挥教务秘书的作用必须从宏观角度找到侧重点，认清哪些是前提条件，哪些是推动力。而让教务秘书明确工作职责、业务范围、工作量则是前提条件，这也是充分发挥教务秘书应有作用的基本侧重点。因为教务秘书只有明确工作职责、业务范围、工作量才能体会到职位的重要性，进而激发其完成每一项工作任务的积极性和主动性，为更好地发挥其应有的作用打下坚实的基础。
2.高校要给予教务秘书更多的人文关怀和业务关怀。在高校明确教务秘书详细的工作职责、业务范围、工作量基础上，教务秘书必然会积极地投身于各项工作任务之中，长此以往，必然会出现心力交瘁、不堪工作重负的情况，工作的积极性也会受到一定的打击，进而导致应有的作用也没有体现。为此，高校还要为教务秘书提供一定的人文关怀和业务关怀，通过适当调整假期、发放福利作为激励之外，高校还要为教务秘书建立更多的培训与指导平台，帮助教务秘书缓解长时间的工作压力，进而达到更好地发挥其应有作用的目的。在下文中则会根据这两个侧重点，就具体的实施路径加以阐述。
四、高校教务秘书在教学管理中更好发挥其作用的路径
1.进一步明确各学期每个阶段教务秘书的职能和工作范畴。高校教務秘书在各学期每个阶段的职能大体相同，主要承担着各方协调、服务各方、上传下达、提供建议与意见、统筹规划等工作职能。各方协调是指，在整个教学运行过程中，针对各方存在的冲突进行及时化解，确保各项教学能够有序、顺利地开展。服务各方则是指全力辅助各方开展“教”与“学”的工作，为之提供一切的便利条件。上传下达是指，将上级领导所下达的工作指示传达到下级实施部门，并且向上级呈递下级部门所提供的反馈与意见，确保上下级之间保持密切的沟通。提供建议与意见是指，针对上级领导的工作决策，以及下级实施部门的信息反馈，教务秘书提出自己的处理意见和建议，为减轻上级领导工作负担的同时，为下级实施部门提供良好的建议与意见。统筹规划是指，针对领导、教师、学生日常工作安排进行严密部署，为领导能够严抓教学管理、教师严格执行教学管理、学生能够遵守教学管理提供保障。
在高校各学期每个阶段中，教务秘书的工作范畴往往并不会发生明显变化。在开学前，教务秘书肩负着参与课程教学计划的制订、编排各学院（或各系）课程表、征订教材、向教师发放授课任务书等工作。在学期初，教务秘书要协助学校教学主管、各院系教务主管检查教师课程准备情况、处理学生选课后续工作、上课到位率、及时协调有关部门处理新开课程所存在的冲突，以及补考试卷的印发、统计学生调剂情况、制作各院系教学相关表格等。在学期中，教务秘书要肩负起派发学校各项教务通知、为学校各项措施的出台提供依据、安排教师课堂教学审查活动、编写所有教学文书、复查学生学籍变动材料、处理突发性教学事件等工作，这一阶段也是教务秘书工作量逐渐增大的阶段。在学期末，教务秘书需要协助各院系领导组织学生毕业实习、毕业论文答辩，协助各院系辅导员收集学生资料信息、发放学生个人档案、登录学生考试成绩、安排挂科学生补考等一系列工作，这一阶段教务秘书工作负荷程度最高。高校教学管理工作中，让教务秘书能够深刻认识到自身的职能和工作范畴所在，日常工作自然会体现出极强的条理性，紧张而又充实的工作过程也能够激发教务秘书的工作斗志，为更好地发挥出教务秘书的作用提供前提。
2.高校要引导教务秘书梳理好相关工作并减轻工作压力。高校在明确教育管理部门教务秘书工作职能和工作范畴后，巨大的工作量势必会为教务秘书带来严重的心理冲击。为此，让教务秘书更好地发挥其作用就需要高校提供充分的引导，帮助教务秘书梳理好相关工作的同时并减轻其工作压力。在此期间，高校应该做到两个方面：首先，要引导教务秘书认识到每一项工作内容的性质是什么，以及开展该项工作的目的是什么。只有教务秘书厘清这些工作内容的性质和目的，才能把性质相同、目的一致的工作合并到一起，缩减工作完成的时间，提高工作效率。其次，要为教务秘书提供缓解工作疲劳的平台，以及减压方式。高校教学管理部门要适当开展心理疏导活动，通过设立教职员工心理咨询室来开展这些活动，从而为广大教务秘书减轻工作疲劳感，实现心理层面上的放松。同时，还要利用双休日、节假日开展拓展实践活动，通过实践活动改变教务秘书在工作中的心态，确保教务秘书自身的工作压力能够释放出去，为在教学管理中发挥出更好的作用提供动力。
3.要定期委派教务秘书参与各种校内、校外培训活动。高校教学管理工作中，更好地发挥教务秘书的作用必须注重日常的培养工作，要确保教务秘书的工作思想能够与时俱进。在这里，定期委派教务秘书参与各种校内、校外培训活动是必然。其间，高校教学管理部门应向学校提出申请，由高校负责具体事宜的筹划与安排，组织教务管理团队身赴国内知名高校进行实地走访和交流，以培训会、交流会的形式为高校教务秘书团队提供异地培训，培训内容包括网络办公、日常工作事务处理原则等方面，确保教务秘书能够与外界产生更多的互动，积累广大高校教务秘书的学习经验。另外，高校还可以定期邀请他校教学管理团队来校参观、交流，并在本校开展相关的培训会、交流会，将先进的教务秘书工作理念传入本校的同时，将本校教务秘书工作的特色与优势与他校来访人员分享，确保教务秘书团队的工作理念、工作思维能够得到及时革新，由此来达到高校教务秘书在教学管理工作中的作用最大化这一最终目的。
五、结论
高校教学管理工作中，最大限度发挥教务秘书应有的作用并非易事，需要系统的研究、实践作为基础，调整并根据实践成果做出相应的调整，由此才能确保教务秘书在高校教学管理中的作用充分发挥出来。当然，本文所提出的观点势必会存在某些不足，还需要广大高校教育管理工作者、学者踊跃地献言献策，为不断加强高校教学管理工作质量尽一份力。
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