浅谈高校二级学院办公室人际关系的特殊性及其处理方法
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作者:周艳丽
摘要：人际交往是一门不简单的学问。高校二级学院办公室处于上下沟通的枢纽地位，人际交往具有一定的特殊性，比如，面对的人群繁杂且互动频繁，服务人群学历高、对服务质量要求较高等，在分析这种特殊性和认清人际交往重要性的基础上，提出几点针对性的人际交往处理方法，为院办更有效地工作奠定基础。
关键词：高校;二级学院;办公室;人际关系;特殊性;重要性;处理方法
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2019）39-0060-02
高校内部机构庞大，人员众多，可以说是一个小型社会。高校二级学院办公室（简称院办）是一个承上启下的窗口，对上沟通校级各职能部门，对下连接学院领导层、院系教师和学生。处于这个关系链枢纽位置的院办需要处理好复杂的人际关系，比如办公室人员与学校职能部门及学校领导之间的关系，办公室人员与院系领导之间的关系，办公室人员的内部关系，办公室人员与广大师生之间的关系，等等[1]。
在这个过程中，我们会碰到形形色色的人。处理好这些人际关系，对于提高工作效率、顺利开展工作以及个人今后的发展等都是至关重要的。因此有必要探讨一套行之有效的针对高校二级学院办公室人际关系的处理方法。
一、院办人际关系的特殊性
1.中心枢纽位置，面对的人群繁杂。院办在高校管理系统中处于沟通上下、联系内外的中心枢纽位置。一般企业办公室面对的人群无非是单位的领导、同事和客户，院办面对的人群要庞大得多，既有面对个人的，也有面对部门或单位的。
2.面对人群往往互动频繁。院办一项非常重要的工作内容就是传达信息、沟通协调，尤其在当今通信工具发达的时代，电话、短信、QQ、微信，无不快速传递着信息。办公室人员每天上班都要花费大量时间来处理这些信息，执行其“上传下达”的职能，也就是每天的主要工作就是与面对人群进行互动。比如，会议通知的接收与传达，校级职能部门指示的执行与回复，广大师生诉求的上传，学院的接待工作，人事、财务、党务等相关工作的沟通与协调。
3.服务人群学历高，服务质量要求高。院办的工作宗旨就是为广大师生服务。高校是高级知识分子汇集的地方，像笔者所在学院，加上管理岗，全院具博士学历以上的教职工比例高达80%以上，具硕士学历以上的教职工比例高达90%以上。高学历人群往往对服务质量的要求较高，但高学历和高素质并不一定成正比关系，高校里各种性格的教师都有，办公室工作人员在做好本职工作的情况下，还是有可能遭遇部分教师的不待见甚至是苛责。
4.办公室內部的协调性非常重要。院办工作性质不同于教学办、学工办，每位教师负责某块或者某几块工作。院办的工作很多是需要大家齐心协力完成的，比如，学院举办一场大型活动，涉及院办的工作包括：来客接待（吃、住、行），会场布置，会议通知，摄影与新闻宣传，后勤保障，后期财务报账，等等。这类工作一个人完成下来非常吃力。
二、院办处理好人际关系的重要性
院办是对外交流的窗口，代表着学院的形象，院办对内对外的联络都体现着人际关系的重要性。
1.有利于建立和维护学院的良好形象，发挥“窗口”作用。院办是一个学院的“脸面”，从内部来说，要有良好的办公环境、卫生环境、文化氛围，工作人员要有较好的专业素养、得体的服装、合乎身份的语言等[2]，给来访人员和谐、体面、规范的印象，这是院办好的人际交往的前提。从外部来说，院办更是一个“窗口”，如管中窥豹般，代表着学院的形象，对于提高学院在全校的声誉有着至关重要的影响，在教学评估、专业认证等大型教学活动中可以为学院挣得印象分，教学评估成绩显著、专业认证成功才可能扩大院系在本校以及全国同类院校的专业影响力，争取更多优质的生源，为学院的长远发展奠定基础。
2.有利于沟通信息，获取信息资源。良好的人际关系是获取有效信息资源的前提，同时，信息又是学院有效管理的基础。只有建立错综复杂的人际关系网，才可能保证信息渠道的畅通，有利于工作的顺利开展，提高工作效率。比如，我们要和兄弟学院的院办保持良好的人际关系，大家从事的工作内容大致相同，可以加强交流、互通信息，往往可以取得事半功倍的效果。
3.有利于加强内部的协调性，提高工作效率。院办工作人员是一个团队，工作中的交集比较多，并且有着共同的目标，就是做好服务。建立在良好人际关系基础上的团队拥有更强大的创造力，成员之间相互理解，相互信任，相互支持，默契配合，这样才能有效提高工作效率。办公室如果出现内部矛盾或者内部关系紧张，必将出现工作中互相推诿、相互指责的情况，很难为师生做好服务工作。
4.有利于自身身心健康发展。好的办公环境跟好的居住环境一样重要，和谐的办公室人际关系能够使人心情愉悦，精神放松。在这种环境下办公，才能心无旁骛地全身心投入工作中，不用为鸡毛蒜皮、钩心斗角劳心分神，对于个人事业发展有百利而无一害。
三、院办人际关系的处理方法
1.承认办公室政治的存在[3]。经常听人说，办公室出来的都是人精，也有用“八面玲珑”来形容那些人际广阔、人缘很好的办公室人员。这类人往往谙熟办公室政治，也就是对这个圈子的游戏规则了然于心。
有人的地方必然有政治的存在，所以办公室政治并不是贬义词。办公室政治体现的是人际关系，更深层次的可以说体现的其实是利益。首先应该适应办公室政治，然后谋求改良和发展，构建和谐的办公室政治。
2.加强学习，提高自身综合素养。首先，提高自身修养。人际交往中要注意始终坚持原则，谦虚低调，待人诚恳坦诚，尊重他人，心胸要开阔，有一颗包容的心。说话掌握分寸，语言要得体、合乎礼仪，不背后议论领导、同事，不道人是非，不造谣，不传谣。这是自身修养的基本体现。 提高自身的业务能力。办公室是服务部门，面对来访者，始终保持得体的微笑是基本的礼仪。另外，办公室忌讳说“不知道”、“不清楚”，教师和学生有疑问，办公室人员应尽可能为对方提供帮助，的确不清楚的，应告知对方到哪个机构或部门可以解决疑问。
3.增强服务意识，提高服务质量。服务是办公室最核心的工作，人际关系处理的好壞跟服务质量有很大关系，尤其是跟办公室外部的关系。除了合适的礼仪，还要用积极的态度，学会倾听，学会尊重教师和学生，想其所想，急其所急。
4.提高服务质量的同时，还要更多地注重精神领域。学校是一个讲人情的地方，讲人情并不代表阿谀奉承、拍马屁，而是学会尊重。这里有很多德高望重的名师、优秀杰出的青年才俊，也有恃才傲物、清高冷傲的偏才，这类人群除了追求较高的服务质量，还比较注重精神层面，对他们，我们都应给予足够的尊重，相互尊重是人际交往的开始和过程。
参考文献：
[1]陆英.提高高校办公室工作质量的途径[J].肇庆学院学报，2005，26（1）：78-79.
[2]语言沟通与人际交往[EB/OL].2011-11-21.东方网.
[3]杨文杰.官场沉浮、人际关系、“办公室政治”——潜伏暗藏“职场”玄机[J].发现，2009，（5）.
On the Particularity of Interpersonal Relationship in the Office of Two Level Colleges and Universities and Its Handling Methods
ZHOU Yan-li
（College of Geosciences，Yangtze University，Wuhan，Hubei 430100，China）
Abstract：Interpersonal communication is not an elementary knowledge.The office of the second-level college in colleges and universities is in the pivotal position of communication between the upper and lower levels，and interpersonal communication has its own particularities.For example，the crowd is complex and frequently interacted，the service population has high educational background and higher requirements for service quality.Based on the analysis of this particularity and the recognition of the importance of interpersonal communication，this paper puts forward some pertinence.The method of interpersonal communication lays the foundation for more effective work in the hospital.
Key words：colleges and universities;two level colleges;offices;interpersonal relationships;particularity;importance;handling methods
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