浅谈高职院校档案信息化建设的制约因素及应对措施
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作者: 孙逢勤
【摘要】档案信息化是以计算机、网络,信息技术为手段,以档案资源为对象,以档案工作为依托,以档案管理学最新理论为指导,按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求,开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会,我国已步入信息化稳定发展期,随着信息社会和档案事业的发展,档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分。笔者从高校档案信息化应用现状、应对措施等方面就如何进一步加强高职院校档案信息化建设进行了分析研究。
【关键词】档案工作 信息化 制约因素 应对措施
【中图分类号】G270.7 【文献标识号】A 【文章编号】1009-9646(2008)08(b)-0070-01
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录,是传承文明的载体。档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统,它深深植根于人类社会的生产、生活之中,与人类社会发展同步,并随着社会文明程度的提高越来越深入到社会生产、生活的各个领域,在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会,我国已步入信息化稳定发展期,随着信息社会和档案事业的发展,档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分。
档案信息化是以计算机、网络,信息技术为手段,以档案资源为对象,以档案工作为依托,以档案管理学最新理论为指导,按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求,开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。
1 高职院校档案信息化应用现状
由于多数高职院校是在原来的中专校合并的基础上组建而成的,所以,情况比较复杂,档案管理人员比较混杂,对档案信息化工作了解很少,从而导致各单位对档案信息化的认识程度参差不齐,严重制约了高职院校档案信息化的建设和发展。主要表现在以下几个方面:
1.1 对档案工作重要性认识不到位
不少档案人员存在“为保管而保管、重保管轻利用”和“等、靠、要”的思想以及“闭架借阅、你查我调”等传统做法;另外,有部分长期从事档案管理的档案人员对手工管理模式很满意、很熟练,认为自己干了十几、二十几年的档案工作,业务“熟练”、于是就沾沾自喜、不求进取,抱有混日子的思想。虽然部分人员是凭借长期从事档案工作和资格老获得了专技高级职称,可谓多年的媳妇熬成了婆,其实这些人自身素质较差,文化程度较低,根本无法开展档案编研、开发利用工作,就更谈不上懂计算机网络技术、对现代化管理和信息化应用知识的了解几乎为零,不想了解,也不想接触,更没能力掌握,依赖性较强、存在安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念,这些都成为制约高校档案信息化建设的内在因素。
1.2 对档案工作投入严重不足
有些单位的领导对档案工作不够重视,认为档案工作很简单,只是保管些材料,负责给利用档案者提供材料即可,所以在经费投入方面,相对其他工作而言,投入的资金非常少,导致档案部门不具备档案保管和管理的最基本的条件,更谈不上购置现代化档案管理设施设备。
1.3 现代化管理手段未得到充分利用
有些单位的档案管理部门虽然已使用了档案管理软件,也只是简单地录入些案卷目录,但仍无能力开展档案研发、利用工作,结果造成投资上的浪费。
1.4 档案工作现代化管理手段单一
缺少档案信息化的软件,目前使用的档案管理软件只有科怡软件一家产品,满足不了高校档案管理的需要。即使有的单位添置了科怡档案信息管理软件,逐步在将档案目录录入到计算机中,能够实现简单的目录查询、统计等功能,但由于专业技术跟不上,根本不能运用自如。再者,商家售后培训、技术服务等一系列工作都不能及时到位,致使档案信息化建设、发展受到制约。
1.5 档案管理队伍综合素质较低
档案管理人员队伍中,极其缺乏懂计算机网络技术人才,多数单位是将年龄较大的、文化较低的女同志按排在档案部门,这就致使高校档案信息化建设工作缺少智力支持。
2 应对措施
鉴于以上档案信息化建设中存在的问题,我们必须正视存在的不利因素,并采取积极改进的态度,将被动变主动,将不利变有利。
2.1 档案工作者必须更新观念
档案信息化建设是以转变观念为前提的创新性档案工作,如果从业人员只习惯于传统式的手工管理模式,而不肯更新管理观念的话,即使单位上建起了网络,购买了最新的软件系统,也不会真正将系统应用起来,致使软件成为一种摆设。因此档案人员必须更新观念,提高对档案信息化建设的认识,改进管理模式,自觉学习新的科学技术知识,提高业务素养和技术技能,提高创新素质,从业人员能力的提高要与时代发展同步。
2.2 单位要建立健全激励机制
要彻底改变“大锅饭、吃皇粮”和“干多干少一个样”的管理体制,应建立健全激励机制,每个档案管理人员都要树立创新精神、与时俱进,让那些理念先进、业务精通、技术熟练的档案工作者从事档案管理工作,为档案事业心甘情愿地奉献出他们的聪明才智。
2.3 领导要给予档案部门智力方面的支持
在档案信息化建设过程中,基础设施是条件,标准系统是手段,信息资源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力资源是关键。人才是档案信息化的建设者,更是档案信息化建设的重要组成部分。当前,档案队伍中大多数专业人员,还不具备档案信息化管理素质。因此首先,领导应重视档案信息化人才队伍建设,优化组合档案工作者队伍,应配备档案信息化专门技术研发方面的信息专业人才,负责档案信息化管理系统的设计、建设,给档案信息化建设提供强有力的智力支持,其次,应立足现有人员的培养提高,培养从业人员的现代信息素质、现代信息意识、信息管理能力。造就一支具备现代信息素质,能够掌握新知识、新技术、新技能的复合型人才队伍。再次,应建立具有约束力的规定,要求档案人员必须掌握档案信息化管理技术。
2.4 切实保障对档案现代信息化建设的投入
档案现代信息化建设需要投入必要的资金,网络化档案管理信息系统涉及到服务器管理、数据管理、网络资源管理等多项技术内容,即购买软件,也要购买其它必须的服务设备。所以,高职院校要尽力满足档案信息化建设所需经费,给档案现代化信息化建设提供充足的资金保障。
2.5 加大对档案现代信息化建设技术人才的培养
档案现代信息化建设,不仅需要从业人员的努力,更需要上级档案业务部门的栽培,上级档案部门应在过去的单存的档案知识培训的基础上,举办档案现代化信息化知识培训班,并建立强化学习制度,规定各单位落实人员参加学习,为各单位档案现代信息化建设提供技术支持,保障档案现代信息化建设对人才的需求。
总之,档案工作信息化建设和发展对经济建设具有极其重要的作用,档案工作必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨,同时也需要档案工作者、档案工作管理者及各级档案业务管理部门的共同努力,只有大家齐心协力,档案现代信息化建设才会向更深、更广、更有效的方向发展。
参考文献
[1] 21世纪档案信息化管理系列教材.档案信息化应用系统建设.主编薛四新.彭荣陈永生.机械工业出版社,2006、1第1版第1次印刷.
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