基于个案对比探析与上司沟通的“时机”问题
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作者: 沈林昌
摘 要： 与上司沟通的重要性毋庸置疑，实现有效沟通的技巧十分重要，准确把握与上司沟通的“时机”尤为重要。作者通过对比分析与上司沟通的两个案例，阐明与上司沟通务必“适合时宜”。
关键词： 与上司沟通 “时机” 案例
随着现代市场经济的深入发展，身在职场中的员工所面临的竞争压力越来越大。除了要工作认真、业务精湛外，不可避免地还要与自己的上司进行沟通，且沟通直接影响到个人事业前途的发展。毫无疑问，与上司有效沟通，不仅可以减少和避免矛盾与冲突的发生，而且可以更加融洽双方的关系，从而有利于获得更多的加薪晋升机会。否则，不仅影响上下级关系的正常发展，造成工作无法顺利开展，而且可能导致被上级“炒鱿鱼”的尴尬局面。那么，如何实现和上司的有效沟通，从而有利于工作事业的良性发展呢？我以为，职场中的员工固然要有对事业发展的满腔抱负和对上司积极进行沟通的良好愿望，更要讲究实现有效沟通的技巧。在此结合教学案例，就准确把握与上司沟通的“时机”问题谈谈看法。
首先介绍两个与上司沟通的案例。
案例1：杨瑞今年刚从西安某大学的人力资源管理专业毕业，在权衡了多种因素的情况下，他最终选定了东莞市的一家研究生产食品添加剂的公司。他之所以选择这家公司是因为该公司规模适中、发展速度很快，最重要的是该公司的人力资源管理工作还处于尝试阶段，如果杨瑞加入，那么他将是人力资源部的第一个人，因此他认为自己施展能力的空间很大。
但是到公司实习一个星期后，杨瑞就陷入了困境中。因为他对公司人力资源管理工作所提出的良好建议遭到上司的冷遇。……杨瑞的建议书石沉大海，王经理好像完全不记得建议书的事。杨瑞陷入了困惑之中，他不知道自己是应该继续和上级沟通还是干脆放弃这份工作，另找一个发展空间。（详见《沟通案例-杨瑞提建议-百度文库》，2010-06-17）
案例2：一天上午，林秘书接到总经理电话去他办公室。进门一看，总经理像是刚跟谁吵过架似的，脸色非常难看，原来，他接到一封交往多年的代理商的来信，指责公司经常交货不及时影响他的声誉，信中措辞很激烈并威胁要断交，来信很无礼，难怪总经理怒气冲冲。他已写好一封回信，措辞同样激烈，关照林秘书：“马上给我发出去！”
总经理的回信是这样的：“钱经理，我没有想到会收到你如此无礼的来信！你大概忘记了你是靠了我公司才发起来的！如此忘恩负义，断交也罢！”
林秘书从总经理室退出来没有去寄信，而是回到自己办公室，大脑飞快转动起来：很显然，老板今天有些情绪化，这么处理问题肯定不妥。这个钱经理上个月初还来过，总经理请他吃饭还是我安排的。钱经理长得很精神，性格似乎也挺豪爽的。听贸易部的小郭说，大新公司是我们公司产品在河南、山东等几个省的总代理，每年的合同金额都接近一个亿，是我们公司屈指可数的大客户。如果信就这么寄走，那可是泼出去的水收不回了。现在市场竞争这么激烈，要再找一个像大新公司这样的代理商，容易吗？断交，断绝一切生意来往肯定不是总经理真实的想法，还是等他消了气后再去请示。
黄昏时分，下班之前，林秘书主动到总经理办公室，问总经理要不要把给钱经理的信寄走。老板此时已心平气和，让林秘书把信还给他。当她转身离开的时候，老板叫住她，笑着说：“小林，谢谢你。”
上述案例中，杨瑞和林秘书均是为了公司的利益和自己的前途，主动积极地向老板献计献策，但最终的效果却决然不同。杨瑞为公司发展提出的科学管理建议书，到了王经理那里却石沉大海，他的满腔热情和远大抱负也随之成了东流水；而林秘书未按照老板的要求把给钱经理的信寄走，却换来老板的衷心感谢和赞赏。同样是与上司沟通，为何结果如此不同？究其原因，最为重要的是他们在把握与上司沟通的“时机”问题上出现了明显的差异。
杨瑞凭着扎实的人力资源管理专业知识，面对具有各种裙带关系的典型的家族型企业，自然可以发现该企业存在很多企业管理上的不科学问题。他希望改善企业管理以提高经济效益，以促进企业可持续发展的良好愿望，无疑是值得称道的。但他的上司王经理是一个重技术研发轻企业管理的人，尽管他对杨瑞来办公室提建议表示了应有的热情，但在他眼里“只有技术最重要”。“最近一直扎在实验室里”搞技术研发的他，对杨瑞提出的问题“微微皱了一下眉头”。可见，王经理对杨瑞的到来只是出于一般的礼貌，而他内心深处并不希望有员工对公司的管理“指手画脚”，这“微微皱了一下眉头”的肢体语言准确地传递了这样一个信息。王经理只是为了调和他与杨瑞之间因看法不同而产生的矛盾，不致杨瑞的自尊心受伤，所以让杨瑞“先回去做方案”，而他自己的注意力“又回到了研究报告上”。
常言道：要想获得成功，就该“在正确的时间、正确的地点，做正确的事情”，与上司沟通，道理一样。杨瑞在这家公司上班还不到一星期，就急匆匆地向重技术轻管理的上司提改善管理的建议，显然与上司沟通的时机还不够成熟。首先，从杨瑞自身来说，他对改善公司经营管理不仅要提出几点建议，而且应当拿出切实可行的具体方案，这就要做大量深入细致的调查研究，所以与上司沟通还有待时日。其次，当他一切准备就绪后，应当选择一个合适的时机，比如，在王经理已经完成技术研发报告之后，在他情绪比较轻松愉快的时候，在夸奖王经理的成就的基础上，提出进一步改善公司管理的方案。这样，王经理就比较容易接受杨瑞的建议，他们之间的沟通就可能有效。因为王经理固然重视技术，但他同样看到公司存在的管理问题和裙带关系，只是他“最近一直扎在实验室里”，没有时间和精力来研究解决问题的具体办法，如果杨瑞能够助其一臂之力，提出详尽方案，王经理肯定就会欣然接受；并且，杨瑞如果既夸奖王经理经营公司的成就，又指出存在问题，还提出解决问题的方案，使王经理心理上产生一种轻松和愉悦，他们之间的有效沟通就“水到渠成”了。
林秘书在职场上跌打滚爬多年，在接到总经理电话后立刻来到了总经理办公室。当她清楚面前所发生的一切之后，只是用无声语言在和老板进行沟通。她发现总经理“脸色非常难看”，因为代理商来信的无礼，“难怪总经理怒气冲冲”。她只是执行总经理的命令，没有和老板就事情的是非曲直进行论理，而是悄悄地退出总经理办公室。面对总经理情绪有些失控的情况，林秘书以沉默的方式进行“沟通”。这种方式的“沟通”在这时候是最适合时宜的。美国加州大学的心理学教授古德曼曾说：“沉默可以调节说话和听讲的节奏。没有沉默，一切交流都无法进行。”沉默是理性的开始，并且可以引导双方冷静思考。林秘书从总经理室退出来后没有去寄信，而是“大脑飞快转动起来”，对总经理“情绪化”处理问题的做法进行理性思考：显然，以书信的方式与代理商钱经理“断绝一切生意来往肯定不是总经理真实的想法”，只是碍于面子问题，出于维护“自尊”的需要才出此下策。如果林秘书简单地服从命令，将总经理给钱经理的回信寄出，表面上是维护了总经理的“自尊”，体现了总经理的“权威”，而实质上是断送了公司一个重要的客户，对公司是不小的损失。直到下班之前，林秘书主动到总经理办公室，以“激将法”的方式，明知故问：“要不要把给钱经理的信寄走？”此时的总经理早已心平气和，于是让林秘书把信还给他，并表示对林秘书的感激和赏识。
综上所述，杨瑞就企业管理问题向上司可谓“慷慨激昂”地提出建议，可上司就是“不领情”，几乎演绎成了“对牛弹琴”；林秘书对“书信事件”，以“沉默”方式来处理老板的决定，却获得老板的赞赏。这就说明与上司沟通的“时机”问题多么重要。林秘书之所以能够与上司成功沟通，就在于她善于把握“时机”：当总经理“情绪化”时，她是用心灵在倾听、用慧眼在观察，用理性思维在权衡；当总经理“心平气和”时，她就主动出击，单刀直入，让总经理不得不“就范”而钦佩她的处事能力。所以与上司沟通务必要“适时”。所谓“适时”，是指与上司进行沟通要适合时宜。一般情况下，在和上司沟通之前，最好要了解他的情绪状态。如果在他心情欠佳时候去要求得到什么，这显然是不明智的。当上司情绪低落时，也不要去打搅他；不要赶在吃饭时间去谈论，否则他易于分散精力和匆忙做出决定；上司准备外出去度假或者度假刚回来，最好也不要去打交道。刚上班或快下班时，上级有急务缠身时，上级还在忙碌时等都是不宜与上司进行沟通的时机。准确把握与上司沟通的时机还包含沟通的准时和及时，不能随意超越规定的沟通时间，当天必须进行的沟通绝不能拖延到第二天，上午必须进行的沟通决不能拖延到下午。例如：小莉接到一份传真，上面说她花了两个星期争取到的一笔业务出现了问题，她就立刻去找老总。老总正准备用电话同这位客户谈生意，她及时将情况向老总做了汇报，并提出具体的建议和意见。老总掌握了这些材料后，与客户交谈时顺利地解决了出现的问题。如果不是这样的话，老总与客户谈判时就可能处于被动不利的局面。事后小莉再去进行沟通，就很有可能因谈判不利而遭到老总的训斥。
那么，如何与上司沟通才是“适合时宜”呢？身在职场的员工要注意培养自己审时度势、察言观色的能力，熟悉上司的性格脾气、处事风格、工作的思路和目标、近期工作的动态等，在此不展开论述，留待今后做进一步研究。
参考文献：
［１］李晓主编.沟通技巧.航空工业出版社，2009年6月第2版.
［２］安贺新主编.推销与谈判技巧.中国人民大学出版社，2010年3月第2版.
［３］邱训荣主编.推销技巧.东南大学出版社，2004年7月第1版.
［４］易开刚.现代商务谈判.上海财经大学出版社，2006年1月第1版.
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