关于行政事业单位实物资产清查过程中的注意事项探讨
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在新时期背景下，行政事业单位开展实物资产清查工作，有利于摸清家底。本文通過对行政事业单位实物资产清查过程中的注意事项进行探讨，希望对提高实物资产清查的质量有所帮助。
开展实物资产清查工作对行政事业单位来说具有重要的作用，可以摸清行政事业单位的家底，并提高财务管理工作的质量。清查人员应该明确实物资产清查的内容，并在清查过程中注意有关事项。因此，对行政事业单位实物资产清查过程中的注意事项进行探讨，其意义十分重大。
一、行政事业单位实物资产清查工作内容及其要点
行政事业单位实物资产清查工作内容及要点具体表现在以下方面：首先，行政事业单位实物资产清查需要提前进行准备，大致明确清查的内容和状况。重点工作内容是统计分析行政事业单位基本信息；其次，对行政事业单位的各项实物资产进行梳理，对单位实物资产变更情况进行校对；再次，在清查行政事业单位实物资产的过程中，如果发现盘盈或盘亏的情况，应对其进行专门分类的处理，并提出建设性的意见；再次，资产清查人员应该在财务部门的统一领导下进行清查，并在清查过程中遵守国家的法律法规，对于其中的异常情况应及时关注并核对；此外，在工作中发现的问题应及时分析和记录，并在分析的基础上，制定解决问题的方案，提出解决问题的方法，但要确保修订后的方案，不要对后续工作造成影响；最后，对清查过程中新出现的问题应及时整理和存档，如果无法处理，应该将其上报给主管部门。
二、行政事业单位实物资产清查过程中的注意事项探讨
（一）盘点实物资产，并关注资产质量
《行政事业单位资产清查工作》中对实物资产清查的程序和方法进行了规定，这个程序和方法就是实物盘点。实物盘点提出了两方面的任务要求：一是核对账存数和实存数，通过对这两项内容进行对比，可以清查实物资产数量上的盘盈或盘亏，这也是认定实物资产存在性的一种方式；二是资产清查人员还应在清查实物资产的过程中，对资产的质量和使用状况进行评价，需要将一些丧失使用价值和报废的资产进行清查。例如：截至到清查日，某家医院已经过期的药品和试剂，虽然其形态尚未发生变化，但却失去了内在的使用价值，应该将其归类于报废实物资产。
但是在清查一些需要保密的实物资产时，例如：配方、制造工艺、危险性高的气体时，不需要检查实物，而是检查与这些实物资产的有关的管理制度、合同、发货单和验收单等。此外，对于一些特殊的仪器和设备来说，清查人员很难对其质量和使用状态进行检查，为此，有关部门应聘请专业的机构，对这些设备和仪器的使用性能进行检查和鉴定，并将检查和鉴定结果作为实物盘点的依据。
（二）关注实物资产的权属
在进行实物资产的清查过程中，不仅要对资产的质量和价值进行关注，还要对资产的权属进行明确。究其原因，主要是我国部分行政事业单位对实物资产的产权登记并不重视，“因而行政事业单位相当部分的实物资产都不具备产权证书”。例如：房屋没有房产证，所用土地没有土地使用证等。虽然一些实物资产进行了产权认证，但存在使用者和拥有者不是同一个单位的问题，例如：某些行政单位使用的车辆，挂的是企业牌照，还有一些企业的车辆，挂的是行政事业单位的牌照。还有一部分行政事业单位的房改房，以一半产权的方式出售给员工，而房改房另一半的产权则归单位所有，行政事业的财务人员对这类实物资产并未进行记录，还有一些行政事业单位在划拨资产时，是无偿的，没有办理相应的产权变更证明。
由此可以看出，行政事业单位由于受到多种原因的影响，其实物资产的产权并不明确，账面资产和实际资产存在较大的差别。因而，实物资产清查人员在进行行政事业单位实物资产盘点的过程中，必须要对实物资产的产权进行审核，对产权不明确、不清晰的实物 资产，应要求资产所有方出具材料，以证明资产所属权，在明确资产归属后，应要求资产所有方尽快办理产权登记。如果在盘点过程中，出现产权纠纷，工作人员应及时将情况报告给领导部门，并将《行政单位国有资产管理办法》作为划分产权的依据，对资产产权进行界定。此外，工作人员还应对以下几种情况进行关注，一是保管资产；二是代销资产；三是代购资产；四是租入资产；五是借入资产。这些资产都不是行政事业单位自有的资产，如果在清查过程中不关注这些情况，很容易导致清查出现错误。常见的错误就是盘盈或盘亏，为此，清查人员一定要予以重视。
（三）重点关注账外资产
我国行政事业单位所执行的会计制度与普通企业相比，存在一定的特殊性。行政事业单位的实物资产，如果属于固定资产，需要在成本费用或专项支出中进行列支，然后再进行固定资产和固定基金科目余额的增加。但存在一部分行政事业单位获取固定资产的方式为无偿划拨，并且在划拨过程中，缺少相应的手续，固定资产的增加也没有在财务报表上体现；还有一部分行政事业单位分别记录基建账和财务账，最终导致基建账上的实物资产和财务账上的实物资产互相混淆，无法被有效区分。
基于上述原因导致的账外资产情况，工作人员在进行实物资产清查的时候，不仅要采用以账盘物的方法，还要见物盘账，只有见到实物后才能进行对账，这样一来，行政事业单位实物资产清查才会更加准确。
（四）实物资产盘盈、盘亏、报废的处理需要取得合法有效的证据
国家在颁布的《行政事业单位资产清查工作指南》中要求：行政事业单位在清查实物资产的过程中，如果存在盘盈、盘亏、报废的实物资产，必须要取得合法且有效的证据。具体包括以下方面：
1.外部证明
外部证明应该具备法律效力，例如：司法机关的裁决证明，有关部门的资产划拨文件等，与其他证据相比，外部证明更具证明力和可靠性。
2.中介机构的鉴定证明
中介机构的鉴定证明主要是指资产评估报告，这种鉴定证明一般会由评定机构或会计事务所提供。其作用为实现对账外资产价值的确定。
3.经济行为的内部证据
内部证据主要包括：购物发票、资产盘点表、付款凭证、购物协议，以及单位内部对资产报废进行鉴定的资料等
工作人员在获取这些证据以后，管理人员应该组织工作人员对这些证据的合法性和有效性进行仔细的审查，在必要时，应该让评估机构等社会中介机构就该项证据单独出具鉴定报告，并将审查结果作为审批资产损溢的依据，如果资产损溢情况较为严重，应该报告给上级有关部门审批，并依法追究有关单位或人员的责任。
三、结论
综上所述，行政单位实物资产清查工作的开展，有利于促进行政事业单位的发展。但是在进行实物资产清查过程中，工作人员应该把握清查工作的内容和要点。与此同时，还要对实物资产的质量、权属、账外资产和证据等事项进行关注，只有这样，才能确保资产清查的有效性。（作者单位：广东天华华粤会计师事务所有限公司）
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