行政事业单位办公室的协调职能分析
来源:用户上传
作者:
摘要：行政事业单位在日常工作过程中，其工作职能的分配合理性和协调性十分重要。尤其是单位的办公室内部，各个部门和单位之间紧密衔接，若办公室的协调职能出现不足，则会使整个工作的流程受到影响。单位办公室作为行政事业单位的运作枢纽，必须严格做好相关的管理工作，确保办公室职能协调稳定，各工作环节衔接准确，有序进行。
关键词：行政事业单位；办公室管理；职能；协调
引言
随着我国对行政事业相关单位的改革不断深入推进，需要相关事业单位工作者具备更加优秀的工作能力，从而快速有效的完成各项工作。事业单位办公室作为重要的工作枢纽，能否加强办公室内的协调性，突出不同职能的实际价值，对于加强事业单位的发展有着积极的影响意义。本文中，笔者将对行政事业单位办公室的协调职能进行介绍，对存在的不足进行分析，并提出了相应的解决对策。希望本文能为相关工作者带来一定参考价值。
1加强行政事业单位办公室管理协调性的重要意义
行政事业单位的工作人员，其大量的日常工作都在办公室来完成。因此，相关工作人员需要清楚的认识自己的定位，从而高效的完成各项工作安排。从根本上来说，事业单位办公室当中存在资料的采集整理、对接上下级决策传达、接待来访人员以及其他可能出现的工作内容。由此可以看出事业单位办公室属于工作较为繁杂的办公场所。办公室的管理情况会直接的影响到各级领导干部在处理和传达决策指令时的有效性和时效性，因此做好行政事业单位办公室管理的协调性则显得至关重要。而日常工作的功能性方面来看，办公室还是各组织、各级别领导协调工作，安排下级单位资源的重要场所。在开展工作的过程中，各项工作的传递和落实都离不开办公室内部人员的协调配合。
2行政事业单位办公室的管理特点分析
提高对行政事业单位办公室的管理特点了解，有利于相关管理工作者更好的加强办公室内人员的职能划分和组织协调工作细则。根据笔者的经验分析，行政事业单位办公室的管理特点有以下两点：
第一，对工作的整体质量和效率有着较高要求。行政事业单位人员的大部分工作时间，和工作安排都是在办公室进行传达和完成的，因此对办公室的相关工作人员提出了较高的工作质量要求。办公室职能的贯彻落实需要落实到实处，并做到与时俱进。
第二，工作的辐射面较广泛。行政事业单位的办公室工作形式较多，上下级之间需要传递不同的信息，例如组织会议、工作成果共享、工作决策讨论、工作决策传达等。因此也呈现出了较为复杂且辐射面广泛的情况。若在部门衔接的过程中出现传达失误，则很有可能影响到工作的最终结果。
3现阶段行政事业单位办公室的协调管理情况分析
现阶段我国部门行政事业单位办公室在进行协调管理和职能划分的过程中，由于存在一定的管理不足，使得工作的整体质量和效率受到了一定的影响。根据笔者分析，其具体问题涉及到以下两方面内容。
首先，行政事业单位办公室的管理机制有待完善。从管理的机制方面来看，目前部分行政事业单位办公室的制度已经与实际情况产生了脱节现象。当上下级进行工作传达时，由于管理制度的不足，导致传达的及时性受到了影响。同时，管理观念的先进性也有待加强，部分办公室工作人员的工作效率也有待提高。除此之外，部分办公室工作人员本身的工作水平也需要得到进一步加强。例如在工作中，可能存在办事流程没有按照相关程序进行，工作中没有明确的奖罚措施，使工作人员的厌倦情绪无法得到有效控制。
其次，行政事业单位办公室的工作拓展性存在局限性。现阶段来看，行政办公室的工作人员的工作内容都较为清晰，很少会出现变化的情况。而使用传统的工作方式来开展工作，长使工作能力的提升速度受到了局限。另一方面，部分领导在整理相关资料时，也容易忽视参政方面的工作能力，从而使办公室内所传递的信息价值受到影响。若长此以往，办公室内还可能出现人员之间的矛盾，对工作造成一定的影响。
4加强行政事业单位办公室管理工作协调职能的几点建议
4.1建立健全办公室管理规章，优化管理制度
从现阶段的实际情况来看，通过加强行政事业单位办公室的管理体系建设，建立健全相关管理规章制度，对于加强办公室的协调职能有着极大的帮助意义。相关管理人员应当将目前事业单位办公室工作的实际情况作为出发点，通过多次考察调研提取各级干部的积极意见，并结合工作特点来进行分析，最终制定出适合当地事业单位办公室办公方式的管理规章制度。通过此工作管理制度，需要对办公室的人、事进行综合性的管理。并通过群众的监督来及时对管理制度的细则进行科学合理的革新，确保规章制度能够与时俱进，实际应用于事业单位办公室的协调职能管理工作当中。
4.2积极做好办公室的保密工作，杜绝传播无关信息
由于行政事业单位办公室的工作特殊性，每天会采集到极为广泛和海量的信息内容。相关工作人员在日常工作当中，应当注意做好信息的保密工作，并树立起良好的工作信息保密态度。通过审慎的态度和专业的知识对相关信息数据进行整理、筛选以及鉴别。同时，要做好本职工作内容，做到不传播、不打听、不采信与工作内容不相关的信息。此外，部分涉及到保密性的决策和相关工作信息，应当注意进行保密，严禁擅自传播。从而使行政事业单位办公室的各级部门人员的工作协调性和工作严谨性得到有效加强。
4.3加強办公室人员的综合协调能力
有意识的提升行政事业单位办公室工作人员的管理意识，加强人员的综合协调能力，是确保相关职能得以良好实现的有力保证。建议应加强日常的管理培训和经验交流讨论会，增加人员的服务意识，并提高单位内以及单位对外的服务质量。同时，综合协调能力的加强还应当包含人员的协调意识。只有这样才能确保办公室的整体工作效率得到加强。
4.4加强信息化应用，革新办公室基础工作方式
科技水平的快速发展也使得部分单位进入到了无纸化办公的阶段。行政事业单位由于其工作的特殊性，应当注意做到与时俱进，积极加强办公室的信息化建设，增强信息化的应用水平，确保办公室基础工作方式得到革新发展。在日常工作过程中，通过应用信息化，可加强办公室内的条理化管理，避免和杜绝办公室内纸张乱堆，凌乱不堪的现象发生。同时，通过使用电子信息化的工作方式，也可以加强各个部门之间以及上下级之间的沟通互联，进一步提高信息共享，资源共享的实际水平。
4.5充分体现职能优势
从根本上来说，行政事业单位办公室的工作职能可以归类为信息工作、文字工作以及会议工作。建议相关管理人员应当加强这三项重点工作职能的优化管理，充分体现其职能优势。例如在信息工作当中，除了文字信息的传达，还应当提升信息共享的便利性和有效性。另外，会议工作当中，其召开会议时需要做的准备工作以及会议进行事的记录工作，都应当落实到实处，使会议工作内容得以有序进行，避免出现衔接纰漏，信息传达失误等情况。
5结束语
综上所述，不断加强行政事业单位办公室的工作协调能力以及职能划分的明确性，是提升办公室工作效率，增强工作质量的必要途径。相关管理工作者应当注意做好办公室内部的人员团结工作，并确保上下级传递决策信息畅通无误。同时，在对外进行服务工作的过程中，相关工作人员应当明确自身定位，增强服务意识，确保能高质量、高效率的完成工作要求内容。最后，高水平人才的引进也尤为重要。建议办公室相关人员应当将人才引进也纳入到日常的管理工作当中。
参考文献
[1]探析加强办公室人员思想作风建设[J].李国章.办公室业务.2017（22）
[2]行政事业单位办公室人员职能探究[J].兰岚.办公室业务.2016（18）
[3]加强办公室人员思想作风建设之我见[J].李苏明.办公室业务.2013（23）
[4]浅淡加强办公室工作人员思想政治教育的重要性[J].薛碧英.法制与经济（下旬）.2010（06）
（作者单位：徐州市民政局）
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14737810.htm
