提升民政稽查档案管理工作质量之我见
来源:用户上传
作者:
摘要：随着经济的飞速发展，我国民政部门稽查档案管理工作也变得越来越重要，然而在稽查档案管理工作的开展过程却仍然存在问题，造成了工作实效性下降。更新工作方法，提高稽查档案管理工作质量，能够有效提升工作效率，更好地促进民政部门开展各项工作，为人民群众提供更好的服务，笔者将在文中着重探讨提升民政稽查档案管理工作质量的相关路径，望能为稽查档案管理工作开展提供一定借鉴。
关键词：民政稽查;档案管理;工作质量
前言
作为担负着联系国家和群众关系重任的重要部门，民政部工作日常工作量较大，在民政管理工作中，稽查档案管理工作应当运用科学的管理方式，提高档案管理效率以及工作质量，让档案管理工作能够更好的服务于人民群众，发挥出更大的价值。
一、当下我国民政稽查档案管理工作中存在的问题
（一）民政稽查档案信息化管理不够彻底
当下的民政稽查档案管理体系中存在很明显的结构问题，在档案的来源上缺乏对二、三级机构的档案信息存储，而且在档案的存储上还是以纸质档案为主，计算机的信息处理应用较少，信息化管理的缺失在很大程度上增加了稽查档案管理工作的难度，相关人员的工作量增大也降低了工作的效率[1]。将计算机技术引入档案管理中能够提高档案管理的水平，也能够发挥出计算机的数据统计作用，提高档案管理的功能效用。
（二）民政局稽查档案信息资源共享效果差
民政稽查档案管理一直以来实行的都是垂直领导汇报机制，档案管理内容会由会有专门的综合民政局查档案管理部门处理，信息统一管理将会导致信息资源共享的效果不佳，同时也会造成档案接收和收集问题处理上存在阻碍。
（三）民政稽查档案信息化建设存在问题
一些稽查档案管理从业人员由于思想意识过于保守，忽略了对稽查档案管理的信息化建设，导致信息化建设步调缓慢。也有一部分原因是由于资金投入不够，影响了信息化建设的完善程度[3]。在对稽查档案信息化管理的过程中，一些地区也由于缺乏专业人才的指导，在管理方法上缺乏先进性，导致民政局查档案信息化建设无法跟上时代发展的节奏。
二、提高民政稽查档案管理工作质量的主要策略
（一）优化民政稽查档案资源结构，提高档案管理水平
稽查档案管理部门在开展工作时需要结合新时期的时代发展脉搏，通过优化资源结构，对人口以及相关重要数据资料进行收集和分析，从而为经济政策的制定提供有效的数据基础。这就要求档案管理者能够改变传统的档案管理方式，将被动的信息收集化为主动，并且不断开拓档案的信息覆盖面，构建有效的监督机制，从而将稽查档案建设工作塑造为多元的立体结构，并通过对收集到的信息结构的优化，促进稽查档案管理工作的升级，发挥收集数据搜集以及数据搜集的作用，提高档案管理工作的水平。
（二）对民政稽查档案资源进行整合，实现信息的共享以及流动性
在搜集到稽查档案时，需要对档案进行分级管理，从而提高工作效率，更好地进行档案配置以及整合。在新时代档案管理也需要适应现代化的发展特征，利用办公电子化提高档案处理方式的效率，促进档案信息的共享，让稽查档案管理能够流动起来，发挥档案工作的资源整合作用，促进稽查档案信息的共享，從而避免让各个机构在进行稽查档案信息处理时成为信息的孤岛[4]。应当构建统一的信息流动平台，根据部门的不同工作特性设立权限以实现信息的共享，信息的共享也需要信息安全保驾护航，在稽查档案管理时，相关从业人员需要具备一定的信息安全素养，并通过聘请专业人士定期对网络安全进行维修，确保信息不被盗用，隐私信息不外流。
（三）完善稽查档案数据的信息化建设，促进高效工作体制的形成
信息化建设需要相应的资金投入，地方政府需要根据所在地的民政稽查档案工作量，决定信息建设的投资力度[4]。信息化建设对于稽查档案数据资料的管理至关重要，也决定着稽查档案数据未来的发展以及决策作用的发挥，只有认识到信息化建设问题的重要性，才能更好地推动民政稽查档案信息化系统的建设。在这方面我国一些地区民政稽查档案管理者并没有对此有足够的认识，需要思想上的转变，在信息化环境的建设上也要积极吸纳专业管理人才的加入，保障民政稽查档案管理工作的安全性。
传统的手写档案方法效率并不高，而且容易出现信息上的错误，信息化建设利于信息的实时更新，然而将信息置于网络环境中，对于从业人员的专业素养也提出了更高要求，管理人员需要具备很强的信息处理能力以及计算机应用能力，才能熟练地对稽查档案进行信息化管理，相关部门应当注重对档案管理从业人员的技能培养，注重对其数据分析以及挖掘能力的塑造。
（四）提高工作效率，促进实现档案资料规范性以及可控性
稽查档案管理工作和人民群众的基础利益密切相连，档案本身具有一定的不可替代性，一旦出现错误将无法挽回，也会影响稽查档案的后续使用。对此稽查档案管理人员应当在日常工作中注重对档案资料的规范管理，通过制定工作规范，对档案管理的各个环节制定工作标准和要求，以完善的制度提高工作效率，减少不必要的环节对整个工作流程的消耗。运用制度提高稽查档案管理部门工作质量也是科学管理的有效路径，在制度建立完毕后也需要设立监督人员对制度进行落实监督，确保各个环节都按照制度的要求完成工作。完善的稽查档案资料管理制度能够在收集、归档、借阅、保管等环节上提供工作标准，尤其在保密、移交以及档案销毁问题上，完善的管理制度能够让资料管理的安全性更高，强化可控性，提高工作效率。
三、结语
综上所述，针对当下我国在民政稽查档案管理工作中存在的问题，工作人员应当给予足够的重视，积极学习提高工作质量的方法，强化队伍的建设，构建完善的档案管理环境以及制度，通过信息化环境的建设提高工作效率。与之对应的人才队伍建设工作也需要落实，创新工作形式和工作理念，提高民政稽查档案的利用率，从而确保民政工作更好地为广大人民群众提供服务。
参考文献
[1]卢瑾. 谈信息化对民政档案管理工作的促进作用[J]. 办公室业务，2016（1）：116-116.
[2]韩冰. 民政局如何更好地开展档案管理工作[J]. 办公室业务，2016（19）：93-93.
[3]王孟军. 新时代民政局档案管理工作质量提升分析[J]. 祖国，2016（19）：97-97.
[4]林玉娟. 浅谈加强民政档案管理的措施[J]. 现代交际，2016（6）：112-112.
（作者单位：山东省单县民政局稽查大队）
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14754462.htm
