未来档案的发展趋势

作者:未知

  摘要:电子档案,是指具有查考、保存和相应凭证的档案工作中的电子文件的统称,以电子计算机技术为基础,通过电子设备来生成全新的电子记忆。电子档案具有节约时间和空间、操作简单和方便查询的特点,与旧有的档案系统相比更具有优势。电子档案能够在电子设备上进行准确并且迅捷的工作,极其方便操作人员的管理工作,通过对档案的查找与收集,进行整合与分类,完成复杂的检索与挑选等各类繁杂的工作,大大提升了档案管理的工作效率。电子档案具有非常大的优势和良好的前景。因此,本文探索了未来档案的发展趋势,以供借鉴和学习。
  关键词:信息化;電子档案;未来档案;发展趋势
  我们的生活因计算机的发展,在各个方面迎来了充分的便利,无论是办公室软件系统,抑或是其他软件在文件管理的层面愈发的方便简单,我国很多地方在档案管理的技术层面都达成一致,信息化技术达到普遍性,可时间的长久性与重视程度让某一部分软件没有与信息化同步。档案的查阅、管理作用在与信息化档案建设的合作下提供了极大的便利,但电子档案无法摆脱电子设备,所以设备的问题就会导致档案的实效,这是其面临的问题之一,再者,档案与网络上的存放极其容易被入侵盗取,安全性的问题仍然有待解决。本文即将细致呈现电子档案的信息化的优劣两面,并就此讨论未来档案管理工作现代化的发展趋势。
  一、电子档案的优势
  (一)明显提升效率
  电子档案管理的运用载体是计算机技术,通过高新技术来建设档案管理系统,极大地方便了归档、检索、立案等较为复杂的过程,大大减少了档案工作者巨大的工作量,减轻劳动强度,降低人力成本的同时提升了档案管理工作的效率。
  (二)降低了档案保存的风险
  纸质档案不仅浪费材料,其储存和归类全靠人工操作,这无形增加了破损的风险,进而造成丢失档案的问题。但电子档案以计算机为载体,将人为操作所面临的问题不复存在,从而保证了档案的完整性,时间的持久性。
  (三)机密档案的安全得到进一步保障
  传统的纸质档案在人文操作的一系列繁琐流程中极容易泄露,而计算机的操作流程迅速且有设定的保密程序,极大避免了机密档案的在保存过程中的泄露问题,使安全性进一步保障。
  (四)改良现行的档案工作中的整体质量
  通过统一管理程序,充分运用电子档案系统来进行档案收集与整理工作,规范了档案管理系统的同也极大程度的提升了整体档案服务质量。
  (五)推动电子档案广泛化发展模式
  电子档案来袭的今天,通过充分运用电子技术来提升档案工作的速度,使其真正做到便捷与高效。拷贝作为当前电子档案管理工作中重要途径之一,与传统档案管理工作中使用纸质档案相类似,但工具变为可以实现数据转移的新形势拷贝,但其文件格式必须以标准电子存储格式为主。通过通讯手段传输数据,换言之就是运用网络传输技术来进行档案数据传输工作,将数据资料传发给查档单位,信息传输具备远距离共享与交流便利的优势,这也同步到了档案资源上。三者为权限系统内的设置,让运行者直接登录电子档案存储平台,使用专有的账号与密码,在档案平台上进行搜索与查询工作,真正实现多人数据共享。
  二、电子档案管理的要点
  相较于旧有的档案管理模式,电子档案管理模式因为科学性与严谨性强等特点,使其成为当前主流档案管理模式,在计算机技术不断提升与发展的今天,对于电子档案工作的探索也在不断地进行与深。为保证电子档案顺利且平稳的运行,在其不断的发展与完善过程中,需要注意以下方面:
  第一,建立健全富有独立性与应用型的新型信息化平台,也可以称之为新型电子档案管理系统,建立电子归档工具并与系统内置的业务相吻合,真正做到实时数据传输与归档的及时性。健全和完善档案管理信息化,不断提升电子文件档案化进程。
  第二,电子档案主要内容为数字化的档案存量,主要由信息化增量和结构化的数据库两部分组成。
  第三、电子档案的创建要以储存富有价值的历史数据为主,通过健全法律来规范电子信息档案管理工作。
  三、电子档案未来发展趋势
  (一)实物档案的运用比重将远被电子档案甩开
  传统的纸质材料档案,主要还是纸质,并有图像、音频。目前,为推动无纸化电子档案发展的进程,企业、政府和个人要不断简化流程,充分使用新型电子档案管理模式,通过高新技术完成其日常工作,并不断优化和完善电子档案发展的进程。因为电子档案有着富裕占有量,探索整合统计便捷,依靠这等优势并发挥其长处必将对整体的档案管理工作产生深远且长久的影响变化,档案管理重心将逐渐转移到电子档案存储中来,并在不久的将来彻底取代传统的实物档案储存模式。
  (二)以互联网网站技术为根据,档案管理工作会日渐公开、便利
  随着政府政务公开进程的不断推进,新时代新型档案工作也获得了长足的发展和进步,关于政府网站功能建设,政府政务公开等方面也会逐渐发展和优化。部分档案信息可以通过政府窗口进行直接公示,大大方便了人民群众的咨询与查询。有了政府档案管理的办公网站,网站窗口可供工作的交接、实现远程连接的操作咨询,从空间的角度便捷化了办公程序。
  (三)同一系统的出现将伴随着更为便利的信息化管理而脱颖而出
  当前电子档案管理过程中,受制于不同电脑系统、不同办公软件等方面因素的影响,造成电子档案无法统一,严重影响了了档案信息化过程中的兼容性,缺乏统一的连接与管理。现在信息化技术不断地飞速进步,网络、数据化的时代已经来临。档案系统应该怎样识得“数据化档案”以及“网络化管理”,信息分享共建的用意。为达到目的,档案信息化管理形成一致的管理平台,能够很大程度上推动档案管理工作的统一,促进电子档案的发展与进步,提升档案工作信息化进程。由此,随着现代化管理的不断推进与发展,选取正确、优质的档案管理软件显得极其重要。因此其推而广之则要慎之又慎。软件的选择必须规范,通用,二者性质不可缺少,后需具备绝佳的包容性。   (四)对档案管理工作人员的要求愈发提高
  当前,我国档案法逐渐完善档案管理工作要以法律为准绳,对未来的档案管理工作人员提出了新的要求,必须掌握档案管理工作的相应法律条文,通同时兼具良好的专业素质。目前而兼备法律与档案,计算机学科领域知识能力的复合型人才是未来信息化档案管理工作人才猎奇方面的刚需!所以从党中央对工作作风建设的不断加强及政府职能的服务型转向,可以预见未来此方面工作将是更加看重在职人员服务的主观能动性及服务质量,这更是对档案工作的在职人员的职业精神及职业素养提出了一个新的挑战。综上所述,依照档案管理工作人员工作环境及工作效率等方面估测,未来从事档案管理方面的工作人员必然由杂乱无章到专业性发展。同时,档案人才需求与工作环境的变化将带动档案管理工作引进人才的发展需求,提升整个行业对于复合型档案管理工作者的需求,推动行业内部人才的优化与升级,不断提升他们的实践能力与知识素养。
  (五)档案管理保存措施安全性将进一步提高
  目前,传统的档案管理模式仍然存在,其主要以纸质档案保存为主,对于空间、地域的要求较高。随着时间的流逝,纸质档案会出现变色与老化的问题,甚至出现意外破损等不可预料的情况。综上,重要档案资料扫描备份工作已经迫在眉睫。而电子档案的保存,也有一定的缺点,其稳定性差,较容易遭到修改,无法保持本身的真实性,所以为了保证档案材料的原始性以及真实性,要不断加强档案真实性的管理工作。在电子档案加密程序不断优化升级的过程中,其保密性不断提升,对重要电子档案只能进行阅览而不能进行修改工作。目前电子档案使用化学磁性材料,其信息不能进行直接接触,磨损等问题较小。其工作原理里是将文件信息密封在保护层内,阻断外界磁场影响,更不会受到灰尘与空气中的有害气体影响,具有极强的安全性与保密性。但是,其存在一定的不足,因为缺乏实际存贮物质,同时文件形成时间较短,需要不断进行复制与拷贝的工作来切实防止信息损坏。因此,关于电子文件信息的长期保存的工作仍需专业档案工作人员进行细致的研究与探索,并切实解决这一重大课题。
  四、结束语
  总而言之,电子档案是档案发展的自然属性也是档案自身发展进程中的一个必然现象,我们应当正确认识和处理纸质档案与电子档案之问的内在关系,共同去构建一个富有公共性、应用型与独立性的新型档案管理的信息化平台,真正实现纸质档案转变为新型的电子信息的档案化管理,使纸质案与电子檔案在人类社会发展历史进程中共同发展,充分的发挥着各自的优势,最大程度的为人类社会提供服务。同时,结合我国信息化高速发展下,电子档案势必需要紧随时代发展脚步,提高相关人员的工作效率与水准,更好的推动电子档案工作的发展。
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