数字时代档案文献编纂成果利用影响因素及优化策略研究

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　　摘 要  档案文献编纂成果的利用是档案文献编纂工作的最终目的。数字时代，档案文献编纂成果可选择的内容和形式愈加丰富，用户的利用意识日益提高，媒介传播力进一步扩展，促使档案文献编纂工作积极转变服务理念，以用户为中心，不断提高档案文献编纂成果的利用率。对此，需要创新形式、优化编纂内容，深入用户、开展分众传播，积极宣传、发挥成果价值，形成满足用户需求、符合用户期望的档案文献编纂成果，以提高用户积极性和满意度，优化数字时代档案文献编纂工作的服务质量。
　　关键词  档案用户 档案文献编纂成果 用户利用 影响因素
　　中图分类号 G273 文献标识码 A 收稿日期 2019-04-02
　　Abstract The utilization of archival documents compilation work is the ultimate goal of archival documents compilation. In the digital age， the contents and forms of archival documents compilation work are more and more abundant， the user's awareness of utilization is increasing and the media communication power is further expanded. The archival documents compilation needs to change the service concept and be user-centered， then the utilization of archival documents compilation work will be increased. In this regard， it is necessary to innovate the form， optimize the compilation content， strengthen the communication with users， carry out the focus communication， actively publicize and develop the value of the work， thus the archival documents compilation achievement that meets the user's needs and expectations can be made so as to improve the user's enthusiasm and satisfaction and optimize the service quality of the archival documents compilation in the digital age.
　　Keyword archives users; archival documents compilation achievement; user utilization; influencing factor
　　一、引言
　　檔案文献编纂旨在探讨如何主动、集中、系统、科学地编纂、公布档案信息资源，以生产出高质量的编纂成果服务于社会[1]。随着数字时代的到来，档案文献编纂成果的影响力进一步扩大，社会功能日益凸显，由科学研究逐渐扩展至社会生活的各个方面。尽管互联网技术的发展为档案文献编纂成果的推广提供了更多机会，但仍然存在宣传不到位、用户满意度较低的问题。与此同时，由于利用者自身情况各异，其对档案文献编纂成果的利用水平和能力也有所差异，往往局限了档案文献编纂成果的利用效果，使得档案用户的利用需求和利用期望难以得到满足。因此，需要进一步明确影响档案文献编纂成果利用的因素，据此提出相应的优化策略，以增强用户利用档案文献编纂成果的积极性，促使其有意愿或主动对档案文献编纂成果进行利用，从而推动档案文献编纂工作的不断发展，最大限度地发挥和实现档案文献编纂成果的价值。
　　二、档案文献编纂成果利用影响因素
　　在档案用户利用过程中，对档案文献编纂成果的态度，包括判断、评价以及利用意向等，有时并不完全符合最佳效益原则，而是受到档案文献编纂成果自身、档案文献编纂成果利用者以及档案文献编纂成果传播力等三个方面因素的影响。
　　1.档案文献编纂成果自身因素。在三个方面的影响因素中，档案文献编纂成果的自身因素是基础，包括档案文献编纂成果的内容和形式两个部分。一方面是内容，主要包括内容的真实性、内容的丰富性、内容的趣味性以及内容的个性化程度。第一，内容的真实性是指档案文献编纂成果真实可靠，编纂人员客观、如实地对档案信息资源进行编辑、撰述，真实性是档案文献编纂成果的基本要求和用户选择利用档案文献编纂成果的根本条件。第二，内容的丰富性即档案文献编纂成果内容翔实、系统完整，整合完善的档案文献编纂成果会节省用户利用的时间和物质成本，从而增强其利用意愿。第三，内容的趣味性指档案文献编纂成果内容新颖，能够激发用户利用兴趣，促进利用行为的发生;第四，内容的个性化程度是指档案文献编纂成果能够针对不同用户个体的利用需求，为其提供个性化的信息和服务，有利于提升用户满意度。另一方面是形式，主要包括载体形式和内容形式。首先，载体形式上，随着互联网和多媒体技术的不断进步，档案文献编纂成果的载体由图书、期刊、报纸等印刷型出版物发展到广播、电视等电子媒介载体，再到包括网络、移动端、新媒体在内的新型载体形式[2]，以更加便捷的检索与传播方式，将档案文献编纂成果呈现给用户。其次，内容形式上，包括文字、图片、音频、视频、动画等多种形式。Hamill、Wilson和Nisbett的研究表明，包含情感诉求的、形象生动的呈现方式比拥有丰富客观信息的呈现方式更具说服力，让用户产生愉悦感和付出更少认知资源的档案文献编纂成果比抽象的统计学事实或数据对档案用户信息行为具有更强的影响力[3]。传统的档案文献编纂成果多以文字、图片的方式展现，当前借助信息技术的发展，以音视频、纪录片等形式传播的档案文献编纂成果日益增多，档案文献编纂成果的内容表现形式不断呈现出丰富化、多样化的趋势，有助于优化档案文献编纂成果的内容表达，提升其吸引力。 　　自身因素决定了档案文献编纂成果的吸引力，整体吸引力高的档案文献编纂成果更易引起用户关注，提高档案文献编纂成果对档案用户利用意向和实际行为的说服能力。首先，有吸引力的档案文献编纂成果可以增强用户的认同感，档案用户往往更易于接受其认同的编纂成果，同时对其付诸利用行为的可能性更大。其次，有吸引力的档案文献编纂成果能够主动调动档案用户的认知资源，从而提高其实际利用行为的概率和利用效果。
　　2.档案文献编纂成果利用者因素。除档案文献编纂成果自身因素能够影响用户的利用态度和行为外，档案文献编纂成果利用者这一因素同样具有重要影响。结合心理学的研究成果，可以得出档案用户的信息需求、利用意识、知识结构以及认知能力[4]等特征对档案文献编纂成果的利用发挥着重要作用。
　　一是用户的信息需求。信息需求是用户利用档案文献编纂成果的重要驱动性因素，是促使用户产生利用意愿或付诸利用行动的前提，用户的利用以信息需求为导向，信息需求的程度高低直接影响着用户利用档案文献编纂成果的频率和效果。例如信息需求高的用户更易于积极、主动地查询、检索、获取并利用档案文献编纂成果，而信息需求较低的用户往往会倾向于被动地接收编纂成果。二是用户的利用意识。信息需求和利用意识二者相辅相成、互有影响，信息需求在刺激用户利用意识的同时，用户利用意识也影响着信息需求的高低及目的。从目前情况看，用户对档案文献编纂成果的信息需求大多是解决个人的实际问题或利益需要。其次是学术研究方面的利用，而少有精神文化层面的利用，因此档案文献编纂成果的作用还远未发挥出来，增强用户利用意识、提高对档案文献编纂成果价值的认识水平势在必行。三是用户的知识结构。布鲁克斯方程式指出，用户信息需求和利用行为通常以其自身的知识结构为出发点，以自我评价为标准。该方程式描述了用户知识结构与信息需求及其利用行为的一致性心理学特征[5]，说明档案文献编纂成果的利用与利用者个人原有的知识结构密切相关，知识结构会影响用户在利用时对编纂成果内容、专题的选择，具有完善知识结构的用户对编纂成果的可选择范围更广。四是用户的认知能力。认知能力通常指人们感觉、记忆、理解、选择某个主题或情境的一系列思维活动的能力[6]，可以促使用户判别、思考、探索接收到的档案文献编纂成果，对其进行多维度考察和反馈，更充分地挖掘出编纂成果的价值。
　　3.档案文献编纂成果传播力因素。传播力是指传播主体通过各种手段，实现有效传播的能力。传播力具体指媒介采集和传播新闻事件或信息的能力[7]，衡量某一传播主体的传播力需要通过综合分析其作用于传播客体所产生的影响而得出。简而言之，档案文献编纂成果的传播力因素包括传播范围和传播效力两方面。第一，传播范围意在判断档案文献编纂成果的传播广度和宣传力度。数字时代，海量的信息以各种形式遍布传播，信息的更新频率和速率迅猛提高，如若档案文献编纂成果不能主动走进大众视野、吸引用户注意，全方位、多角度、各层面地加大宣传，就很容易被埋没在不计其数的信息浪潮中，难以发挥价值。第二，传播效力旨在强调档案文献编纂成果的传播精度和宣传效果。当传播范围保持在相对稳定、可观的水准后，传播效力的作用将渐趋显现，如在知晓该档案文献编纂成果后用户是否有意愿或有兴趣进行利用，在档案文献编纂成果的传播或宣传的过程中是否能够恰当说明该编纂成果的内涵、特性和价值，是否能够通过积极宣传增强用户的参与感、促成用户利用行为，都依赖于档案文献编纂成果的传播效力。同时，传播效力还具有针对目标受众、快速实现主题的意图[8]，启发档案文献编纂成果既要保证传播范围的广度，也不能忽视应有的传播有效性。
　　三、档案文献编纂成果利用优化策略
　　针对上述档案文献编纂成果利用的影响因素，可以提出具体的关于档案文献编纂成果自身、档案文献编纂成果利用者以及档案文献编纂成果传播力方面的优化策略。
　　1.优化内容，创新编纂形式。内容和形式是档案文献编纂成果自身影响因素的重要组成部分，可以从以下三方面进行改善。
　　（1）注重与社会热点、公众的互动。首先，档案文献编纂成果的编纂者需要在拥有丰富、精深专业知识的基础上，积极参与社会各层面的实践活动，主动走出去，充分了解、掌握当代社会发展的动态和趋势[9]，从而确定出准确而恰当的档案文献编纂成果选题。其次，档案文献编纂成果的编纂者需要注重社会公众的信息需求和思想潮流，主动调查用户对档案文献编纂成果的意见或建议，据此选择符合社会公众预期、能够满足社会公众需要的编纂选题，在保证档案信息资源客观真实的基础上，运用当下主流的价值理念结合社会需求对其进行整理编纂[10]，从而有针对性地加强档案文献编纂成果与社会公众的连接性。
　　（2）注重提升编纂成果内容的个性化。一方面，可以在保证档案文献编纂成果内容丰富性和真实性的基础上，适当地采用富有趣味、诙谐的语言对其进行细节性完善，在完善过程中需要注意把握好两者之间的平衡点。另一方面，在满足大众基本利用需求的前提下，加大对不同阶层、不同偏好用户的关注力度，考虑到不同人群、不同个体对档案文献编纂成果的特殊需求，为其提供个性化的编纂内容。
　　（3）借助多媒体技术丰富编纂形式。数字时代，各种新兴技术兴起并迅速发展，档案文献编纂工作可以运用先进的互联网技术、多媒体技术以及各种新型载體将编纂成果以更加丰富多彩的形式展现出来。如采用多媒体技术和超文本的编纂方式，通过数字化技术将模拟信号转换成数字信号的二进制数字信息，将文字、图片、音频等单一的档案文献编纂成果形式进行有机结合[11]，使之达到较为理想的视听效果，更加直观、生动地呈现在档案文献编纂成果的受众面前。例如，青岛档案馆专门开辟了“视频青岛”一栏，用以展示包括“城市记忆”“青岛史话”等文献纪录片和具有地方特色的民俗文化在内的馆藏精品视频[12]。同时，也可以采取线上线下相结合的呈现形式，将档案文献编纂成果的利用打造成双向、互动的模式，既通过电视或网络向公众发布影视作品、纪录片、专题片，引导用户在线参观、留言反馈，又通过线下的专题展陈、教育宣讲等形式，将档案文献编纂成果以一种易于为社会公众所接受的形式进行展现，增强社会对档案以及档案文献编纂成果的价值认知。 　　2.深入用户，开展分众传播。档案文献编纂成果的利用者因素启示档案编纂工作要考虑用户的自身情况，针对不同用户提供针对性服务，进行分众传播。分众传播的核心理念是用户需求的差异化，其满足程度可以通过信息反馈来获知，并进行不断调整和改进[13]。
　　（1）了解用户差异化需求。首先，档案文献编纂工作者需要提高自身“分众”意识，顺应时代发展的潮流，转变服务思想和理念，用分众理念指导档案文献编纂成果的传播与利用。其次，档案文献编纂工作者需要积极融入大众，走向社会，深入调查研究用户的年龄分布、社会阅历、信息需求及知识结构等群体或个体情况，可以通过挖掘用户的查询、访问、利用记录来获取用户的需求、兴趣和爱好等信息，在掌握一定用户信息的基础上，做好改进档案文献编纂工作的准备。
　　（2）开展个性化服务工作。第一，划分用户群体，构建用户信息库。在深入了解档案文献编纂成果用户的差异化需求和个体信息后，需要对用户划分组类，据此建立起用户的需求模型和信息数据库，随后可以对需求模型和信息库进行数据分析和结构化描述[14]，以求更加客观、严谨地把握用户信息、理解用户需求。第二，针对用户利用特性，制定个性化服务方案。通过对用户信息的统计分析，可以得出用户大致的利用偏好及趋势，对此需制定不同性质的服务策略[15]。例如，对认知能力较强的用户而言，他们有意愿和能力搜索自己感兴趣的档案信息资源或档案文献编纂成果加以利用，可以为该类用户提供个性化的定制服务，充分发挥其主观能动性。而对认知能力较弱的用户来说，他们可能不善于主动利用档案文献编纂成果，可以为该类用户提供个性化的推送服务并加以引导，帮助其进行档案文献编纂成果的利用。
　　（3）建立良好的反馈机制。良好的反馈机制有助于促进档案文献编纂成果分众传播取得理想化的效果。一方面，通过反馈机制，用户对档案文献编纂成果的利用过程进行评价或表达意见，有利于提升用户的参与感和积极性;另一方面，通过用户反馈的信息，档案文献编纂工作者可以进一步深入对用户的了解程度，完善用户信息需求模型和信息数据库，继而调整和改善档案文献编纂成果。因此，档案文献编纂工作者需要鼓励用户积极参与到反馈中来，定期进行用户感知和利用体验的调研，还需要开辟出完善的反馈渠道和途径，如电子邮件、网页问卷、利用回访等，以达到更优更好的分众传播效果。
　　3.积极宣传，发挥成果价值。档案文献编纂成果的传播力因素启示档案文献编纂工作要致力于扩大编纂成果的传播范围、提高编纂成果的传播效力，对此有以下两种策略。
　　（1）加强协同合作，促进互动交流。档案文献编纂成果可以看做一种文化的传递与继承，而作为文化传播机构之一的档案馆可以与图书馆、博物馆一起进行推广、宣传，如联合展览、互用场地等，利用图书馆较广的受众和博物馆较强的吸引力扩展档案文献编纂成果的传播范围。
　　（2）利用社交媒体，促进成果共享。社交媒体即社会化媒体，是通过撰写、发布、评论、沟通等行为来分享、交换信息的平台和技术[16]。档案文献编纂工作者需大力倡导社交媒体在档案文献编纂成果传播中的应用，发挥社交媒体的交互功能，为用户提供可供交流与沟通的平台，畅通公众参与渠道，鼓励用户发表观点、共享资源，从而提高档案文献编纂成果的传播力，以充分发挥档案文献编纂成果的价值和作用。
　　四、结语
　　档案文献编纂成果在社会生活中具有重要的价值，但是档案文献编纂成果作用价值的真正实现却是一个较为复杂的社会问题。其价值作用的发挥不仅取决于档案文献编纂成果的自身因素，档案文献编纂用户的个体因素以及档案文献编纂成果的传播力也同样有着十分重要的影响。因此，在档案文献编纂的内容、形式、传播力等方面予以创新的同时，还需要以丰富、新颖的形式面向不同年龄、认知的人群，对社会公众产生吸引力，让用户主动感知、乐于利用，以提高档案文献编纂成果的利用率和用户满意度。
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