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“互联网+”时代档案利用特性与档案馆潜在用户研究

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  摘 要:为了解决在“互联网+”时代下常规的档案利用效率低以及潜在用户发掘不足,提出了“互联网+”时代档案利用特性与档案馆潜在用户研究。从档案利用主体范围到客体数字化分析过程进一步了解“互联网+”时代档案利用特性;从档案潜在用户价值到潜在用户与现实用户比较分析,再到潜在用户向现实用户转化的分析过程,从而实现了“互联网+”时代档案利用特性与档案馆潜在用户研究,提出的档案利用与档案馆潜在用户发掘较常规档案利用方法,档案利用有效性提高,适合于“互联网+”时代下档案利用与档案馆潜在用户发掘。
  关键词:互联网+;档案利用;档案潜在用户
  常规的档案利用和档案潜在用户受传统观念制约,带有政治性和保密性的特点,同时由于档案的保密性被过分强调,从而使得公众把档案馆视作机关重地,另外档案工作者为避免档案信的息泄露常常将档案束之高阁。“重保管,轻利用”的观念制约着档案在社会、文化、历史价值方面的发挥[1],因此提出“互联网+”时代档案利用特性与档案馆潜在用户研究。在“互联网+”这个大环境下,对档案利用主客体的分析以及潜在用户的价值和向现实用户的比较与转换分析驱使档案利用服务更多的向多样化、开放化、社会化发展,改善档案部门“看门守摊、闭门整档、等人上门”的被动、消极的利用服务观念。
  一、“互联网+”时代档案利用特性分析
  “互聯网+”是“互联网+N”,N代表着各行各业,即互联网与各行各业融合发展。通俗地说,“互联网+”就是互联网+传统行业。这是一种新的经济模式,即充分发挥互联网的优势,优化生产要素配置,把互联网的创新成果与当前的档案利用领域深度融合,使得传统的档案利用迸发出新的火花[2]。
  (一)档案利用主体范围分析
  我国最初的档案利用是为了方便进行管理,而且初期对于档案利用的管理较为严格,在封建社会,寻常百姓很难接触到档案,档案仅仅为封建统治者服务,是君王进行政治统治的工具这是至今我国民众对于档案仍感到些许神秘色彩的根源所在。档案利用主体范围的扩大不是一蹴而就的,是一个渐进的过程,即便在新中国成立以后,初期的档案利用也主要在行政领导、行政工作领域内开展,更多的是注重档案为政治服务,范围比较狭窄[3]。通过访问北京市档案信息网,得出2017-2018年档案利用人数变化,以北京市为例。
  在“互联网+”时代下,档案利用人次分为市区档案利用人次和县区档案利用人次,其中在2017年档案总利用达到88413人次,市区利用人次为4156人,县区利用人次为76157人;在2018年档案总利用达到130430人次,市区利用人次为11947人,县区利用人次为118483人,通过这两年的对比可见档案利用主体范围不断扩大,档案利用主体人数也是逐年增加,而且档案利用主体逐渐社会化,不再仅仅是服务于封建统治者和学术界,也为工人、农民等社会群体所利用。
  (二)档案利用客体数字化分析
  档案利用的客体即档案信息。在“互联网+”的时代,一些词语我们耳熟能详:大数据、数字化、电子化。“互联网+档案利用”的一个很重要的特点就是档案信息资源数字化,即在全面完成档案数字化的基础上,建立起完整的档案信息数据库[4]。
  档案信息的建立及其数字化一方面为档案部门的管理提供了方便,另一方面也加强了档案用户之间的信息共享与沟通,使得用户更加便捷的获得相关的档案信息,因此许多档案馆的馆藏资源都进行了数字化处理,整合了各县区档案馆资源和市区档案馆资源,并且加强了县区与市区的档案共享,使得散落在各个地区的档案资源不再是孤立的个体,而逐渐成为可以供人们同时利用的整体,人们利用档案的区域限制开始被突破,从而档案信息数字化提高了档案利用的效率。
  二、“互联网+”时代档案馆潜在用户分析
  “互联网+”时代下,档案馆潜在用户是指社会上的组织或个人具有档案利用的潜在需求,但是由于自身能力的限制或者外部条件不足,没办法与档案馆取得交流,事实上也没有与档案馆建立联系的这部分群体。
  (一)潜在用户的价值分析
  通常将社会群体分为三部分,一部分是纯粹没有档案信息需求的群体;一部分是在档案馆登记并能够使用档案信息的现实用户;还有一部分是有档案信息需求却未进入但档案馆利用档案信息的潜在用户,这一部分群体数量上是最庞大的,同时他们往往是由于自身的档案信息需求得不到满足使得部分原本是现实档案用户受挫并且超过了自身的忍耐限度,便会慢慢对档案馆失去信心,从而进一步成为潜在用户。而潜在用户的存在对于档案利用的发展的价值体现在一下三个方面:
  其一,潜在档案用户自身对档案信息需求处于一种待唤醒的状态,在外界的刺激下这有利于档案信息的发展与共享,从而有助于了解用户的内在档案需求,最终有利于档案利用的发展。
  其二,档案馆通过对潜在用户这一社会群体进行档案利用理论知识宣传,在理想状态下使得部分潜在用户更加清晰的了解自身的档案需求并将其表达出来,从而提高档案利用效率,减少档案信息浪费现象。不理想状态则是依旧不了解潜在用户的信息需求,但是这也不妨碍潜在用户对于档案信息馆的了解,也可进一步发展潜在用户,最终了解其诉求。
  其三,潜在用户的存在可进一步刺激“互联网+”的发展,因潜在用户是只对档案信息有需求,却无实际的档案利用行为,因此要促使档案利用行为的发生则进一步刺激了“互联网+”的扩大。
  在“互联网+”时代档案用户类型分为潜在用户类型和现实用户类型,针对档案用户需求程度与层次的不同对其进行的这一分类,借助于互联网这一便捷服务渠道为用户提供更有针对性、更加精准的档案信息服务。
  (二)潜在用户向现实用户的转换分析
  在档案利用过程中,潜在用户只是要档案利用需求,却未实际发生档案利用行为,因此潜在用户需向现实用户转换,从而提高档案利用效率,在档案用户转化中,由潜在用户转向现实用户需分意识转化和行为转化两步:   第一步意识转化,潜在用户在档案利用方面的意识薄弱,对于接受档案利用服务渠道及了解甚少,因此使得收集到的信息与自己需求的信息难以匹配,同时也没有很好的发挥互联网的作用;另外档案馆等机构给公众留下“高冷和难以接近”的印象,使得潜在用户从心里产生畏惧且不愿靠近的心理。因此在这个过程中“互联网+”时代为档案馆提供了一些平台,通过对用户需求的分析,打破传统的档案馆印象,加强用户档案利用之间的联系,进一步提升档案利用服务的实用性,缓解用户的畏难心理,提供更多档案利用服务路径。
  第二步行为转化,档案馆对于线上档案服务系统进行持续的优化和更新,幫助档案潜在用户进行实际的档案利用行为。如简化档案利用办理程序、设置及时的利用提示与辅助、提高用户的办事效率。在山西档案局网站的官网中,档案部门对于提高政务等事项的办理发出了公告,并且在首页开通了查档预约、查档咨询等的服务,使得用户线上就可处理查档申请等相关事宜,并可及时得到查档咨询的反馈。这样的档案线上服务为用户提供了更加便捷的档案利用途径,因此促使潜在用户向现实用户的转化。
  三、结语
  文章提出了“互联网+”时代档案利用特性与档案馆潜在用户研究,在“互联网+”时代档案利用特性分析过程中,通过对档案利用主体与客体的具体分析,档案利用主体即档案用户且其人数呈逐年上升的趋势;以及档案利用客体为档案信息并呈数字化发展。另外在“互联网+”时代档案馆潜在用户分析过程中,通过档案潜在用户价值分析、潜在用户与现实用户的对比与转化分析,具有档案利用需求的档案潜在用户数量庞大,一定程度上有利于档案利用的发展,同时其通过意识与行为向现实用户类型转变提高了档案利用的有效性,希望文章的研究能够为“互联网+”时代档案利用特性与档案馆潜在用户研究提供理论依据。
  参考文献
  [1] 李凤琴.档案潜在用户研究应重视概念的一致性与举例的准确性——兼与《谈谈档案潜在用户》作者杨静商榷[J].档案管理,2018(05):55-56.
  [2] 孟新星.“互联网+”时代高校微课档案资源OTO社会化服务研究[J].山西档案,2018,240(04):36-38.
  [3] 李彩丽,虞香群.“互联网+”背景下综合档案馆新业态发展研究[J].浙江档案,2017(04):9-11.
  [4] 宋雅.档案潜在用户概念的定义方式及外延细分[J].档案管理,2018,232(03):27-28.
  基金项目:2018年度河南省档案局科技项目计划;课题名称:“互联网+”时代档案利用特性与档案馆潜在用户研究;课题编号:2018-R-15。
  作者简介:范宏梅(1974- ),女,汉族,安徽利辛人,馆员,硕士研究生,研究方向:图书资料。
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