论“互联网+”时代下的在线档案利用服务工作

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　　【摘要】在“互联网+”时代，在线档案利用作为的一种新型档案利用服务方式得到利用者的欢迎。在线档案具有在线预约、在线查档、在线鉴证、在线展览等诸多功能。在线档案利用应找准定位、加大投入、简化流程，为档案利用者提供更加高效便捷的在线档案利用服务，不断增强人民群众在档案利用服务中的获得感和满意度。
　　【关键词】互联网+;档案利用;在线服务
　　一直以来，服务是档案工作的生命线，提供档案查阅利用服务，是各级档案部门发挥档案作用、实现档案价值的重要渠道，同时也是档案部门践行“全心全意为人民服务”的具体行动和价值追求。
　　近年来，随着互联网信息技术发展和普及，给档案部门传统档案利用服务模式带来巨大的变革和挑战。各级档案部门不应固守旧有的传统利用服务模式，而应积极融入互联网时代，践行“互联网+档案”的发展理念，将传统档案利用服务体系与互联网时代下的新理念、新需求和新技术结合，探索实践在线档案利用服务，积极创新档案利用服务方式。
　　一、在线档案利用服务的具体举措
　　（一）在线预约
　　目前，在线预约方式已经广泛的应用于医疗、银行、餐饮等生活的诸多方面，为民众的生活带来了许多便捷。而在很多档案馆，预约查档很大一部分还是通过电话预约的方式进行，工作效率低下。运用互联网技术，档案部门可开发在线预约查档系统，实现在线预约查档服务。同时，档案部门可将馆藏档案资源类型、查档须知等必要信息在预约查档系统中进行公告，利用者在通过在线填写自己的个人信息、查档目的、查档的基本线索与内容、查阅时间等基本信息之后便可提交预约申请，并将办理进度显示在状态栏里。接到预约申请后，档案利用工作人员在后台进行在线审核，及时反馈。如，2019年1月，江西省档案馆查档预约服务成功接入支付宝APP，利用者可通过手机支付宝APP中的“赣服通”小程序，足不出户、随时随地在手机端直接办理江西省档案馆查档预约、查询预约结果等事项，实现了预约查档“一号申请、一次登录、一网办理”，大大方便了人民群众。
　　通过在线预约可以进一步简化查档手续，也可以使档案部门提前做好有关查阅档案的准备工作，同时可以使利用者自主合理安排时间，提高查阅利用效率，拉近档案部门与民众之间的距离，使查档利用更加便捷。
　　（二）在线查档
　　在线查档是档案部门将档案利用服务延伸到互联网终端的有效手段之一。档案部门通过开发档案查阅利用系统，将档案目录或数字化档案全文数据库分门别类导入利用系统，并将利用系统链接至PC端，如官方网站、政务网等，或是移动端，如官方微信平台、官方客户端APP、第三方热门手机应用、小程序等。利用者通过在线注册之后，可实现自主关键词检索、查询档案目录、在线浏览下载数字化档案全文等服务，满足利用者足不出户地方便快捷查询档案，实现了零距离查询利用档案。比如，2016 年初，上海浦東新区档案馆开通了“浦东档案微信公众号”、“市民云APP ”等在线查档平台，利用者通过打开上述任一操作平台，进入“档案查询”模块中，根据操作提示填写个人信息和查档线索信息，提交查档申请，平台审核通过后，将数字档案以加密的形式发送到利用者实名认证的电子邮箱，利用者通过下载打印后，就能办理相关事务，使档案利用进一步突破了时空限制，使利用者实现了“足不出户”的档案查阅。
　　对比在线预约，线下实地查档的方式，在线查档的便捷程度更加凸显，但目前，笔者通过调查浏览多个副省级以上的档案馆的官方网站或微信公众平台，发现大部分档案馆虽有在线查档的功能设置，但基本上只提供开放档案目录查询，可在线利用档案种类偏少，多数限于民生档案，在线查档的实用性和便捷性还有待加强。
　　（三）在线鉴证
　　在传统利用服务中，档案利用服务工作人员会在利用者申请复制的档案中加盖签章，证明复制件的真实性和有效性，档案受理部门若需验证，则需电话或发函进行询问验证，这种传统的利用验证方式显然已落后于互联网时代的潮流。随着信息化的发展和线上跨区域档案利用的增加，数字化档案利用率逐年提高，为保障在线利用数字档案的有效性、唯一性，以电子签章技术为核心的电子档案利用鉴证技术孕育而生。以上海浦东新区档案馆为例，其在档案在线利用中启用了电子签章打印功能，利用者下载获取数字档案时，都会附带有一个独一无二的档案材料证明电子章（包括一组数字形式的签章代码及二维码）且带有数字水印。需要验证时，可在其档案馆开通的“档案电子签章验证系统”中输入签章代码和随机产生的验证码，便可查询到该次档案利用的相关信息，包括：档案利用时间、复制页数、档号以及档案类型。同时，为了更加方便验证，增加了由电子签章序列号生成的二维码扫描验证手段，利用者或档案受理部门利用移动终端扫码功能对二维码进行扫描即可在线验证。
　　数字档案在线鉴证的成熟和应用，打破了档案利用证明需要线下手工签章，电话或发函验证的传统，减少了利用服务中的繁琐工序，提高了利用者的服务体验，为数字档案的高效利用服务提供保障，同时为相关受理部门提供了验证档案证明材料的便捷途径。
　　（四）在线展览
　　除了利用者主动查询利用档案外，档案展览也是一种重要的档案利用方式。档案部门通过档案展览，积极开发利用馆藏档案信息资源，主动向社会公众提供对外利用服务。目前，许多综合档案馆都建立起实体主题展厅，但在互联网技术高速发展的今天，传统实体档案展览已显然不能满足人民群众日益增长的精神文化追求，在线展览则是实体展览的一个良好的补充。
　　与线下实体档案展览相比，在线展览形式多样，可通过文字、图片、音频、视频、VR等诸多手段结合的方式，将原有的线下档案展览进行转化，并导入PC端或移动端进行在线展示，且不受时间、空间限制，用户可随时随地进行在线浏览，在线分享。同时，对比线下实体档案展览形式的固定，数字技术的成熟可为同一档案实体展览做成多个不同版本线上展览的可能，针对不同群体的特性，充分满足不同受众人群的需求，这使得档案展览的受众更广阔，服务范围更广，影响力更加深远。 　　二、优化档案在线利用服务的建议
　　（一）找准定位，坚持用户至上
　　优质的档案利用服务必须是让档案利用群体满意，并得到其认可档案利用服务。在互联网高度发展的今天，所有产品服务的生命力和满意度首先必须要有一个明确的定位，即面向何种群体，针对不同群体的差异，提供针对性的服务。各级档案部门应对馆藏档案资源利用情况和利用群体特性进行分析，在档案在线利用过程中充分考虑利用者的需求，以满足各类群体用户对不同档案资源的需求和便捷服务方式为目的，为各类群体用户提供个性化和富有特色的档案利用服务。
　　比如，广州市国家档案馆馆藏的婚姻档案大部分是涉外婚姻档案，那么在考虑在线查阅利用涉外婚姻档案的时候便需要考虑增设外文对照，以满足部分外国人在查阅利用婚姻档案的特殊需求。
　　又比如在开发设置在线展览的时候，可根据不同的年龄阶层和接受水平，可将档案展览做成适合儿童观看的儿童版，也可以做成中学生版;也可以在展览内容上研究得更加有深度，做成专家版，还可以着重于普及知识，做成普通观众版。同一多版本的档案线上展览可吸引不同层次、不同年龄段的观众，通过这样一个新颖的展览手段，将会大大提高档案部门线上展览对观众的吸引力和影响力。
　　（二）加大投入，建设开放数据库
　　在线档案查阅利用作为一种新型查阅利用方式，以其方便快捷零距离的优点深得人民群众的喜爱。但此项功能的实现难度也比较大，在线查档的基本前提，是必须实现档案鉴定开放和数字化。而目前，在很多档案部门的馆藏档案中，除很少部分档案在其形成阶段便是以数字化方式记录保存，绝大多数是传统的纸质档案且鉴定开放程度比例较低。在“互联网+”时代下，若要发挥数字档案高效便捷的管理利用优势，一方面要加快馆藏档案的数字化工作，及时制定档案数字化行动工作计划，严格按照计划的要求完成工作任务，同时积极争取财政资金支持，加大人力、物力投入，为数字化工作保驾护航。另一方面要加快档案鉴定开放工作，组织有关人员，成立专门的部门负责馆藏档案的鉴定开放工作，将利用量多且未涉及国家安全或者重大利益的档案，如民生档案、新中国成立前的历史档案、形成已满三十年的纸质档案、照片档案、影像档案等进行鉴定开放。通过馆藏档案的数字化和鉴定开放，建设开放型档案信息资源数据库，为档案在线利用服务打一个坚实的基础。
　　（三）简化流程，提升利用效率
　　随着互联网+时代的到来，人民群众“办事难，办事累”的现象将会得到有效改善，借助互联网能够简化办事流程，解决民众的困难，大大提高办事效率。同样，档案部门也不能置身事外，在档案在线利用服务过程中不仅需要按照便民利民的原则进行开发建设档案在线利用平台，科学设置利用栏目，简化操作程序，界面简洁直观，充分滿足人民群众求便、求快、求简的心理，同时还应加强馆际之间的互动和合作，相互学习对方的先进经验，构建跨馆合作共享平台，实现档案利用资源共享，提高档案利用效率，提升用户满意度。2019年2月，浙江省档案馆开发建设的“手机查档服务”成功接入微信小程序，民众可通过手机微信APP中的“掌上查档”小程序，可向浙江省100家综合档案馆发起查档申请。小程序界面简洁，设置了查档指引、开放档案、网上咨询、电子档案等栏目，运用先进的移动互联网技术，打破地域限制，实现“一网查档、百馆联动”、申请查档足不出户、掌上操作方便快捷、接收方式多种多样，让老百姓随时随地通过手机享受查档服务，切实提升档案工作服务社会公众的能力。
　　（四）增强互动，提高服务水平
　　在“互联网+”时代，在线档案利用服务无论对于档案部门和档案的利用者都是一件新的事物，一方面在线档案利用缺乏国家层面的战略指导和相关法律法规的支撑，没有完善的行业规范和规章制度来引导，各地档案部门各自为战，摸着石头过河。另一方面，档案利用服务的工作人员对在线档案利用认识程度不高，习惯旧有的利用模式，服务水平有待提升，同时档案利用者对在线档案利用服务知晓率也不高，接收新事物的意愿不强。这就要求在今后的在线档案利用服务过程中，一是在宏观层面，国家档案局应积极总结各地开展在线档案利用服务的实践中所积累的经验，尽快制定相关的法律法规和行业规范，规范引导各地档案部门开展在线档案利用工作，对档案利用服务人员进行组织培训，提高服务水平。二是档案部门要加强与档案利用者的交流和互动，积极宣传引导利用者规范使用在线档案利用平台，提高档案利用者的知晓率，同时及时解答利用者的咨询和疑惑，广泛接受利用者的建议、意见和投诉，激发利用者反馈互动交流的积极性，进而为利用者提供更加优质的档案利用服务。
　　三、结语
　　在“互联网+”的大背景下，在线档案利用服务将有效地推动档案服务标准化建设，提高档案服务工作的效率与水平，进一步改善档案服务环境，同时也是档案部门提供主动服务、优质服务的必然选择，更是未来数字档案利用服务发展的趋势和方向。各级档案部门应主动作为，积极融入“互联网+”时代，为档案利用者提供更加高效便捷的在线档案利用服务，不断增强人民群众在档案利用服务中的获得感和满意度。
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　　作者简介：柏德有，广州市档案发展中心（广州市音像资料馆）档案助理馆员。
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