做好文秘收发工作应具备条件
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摘要：从古至今文秘工作在单位中发挥着不可或缺的作用，收发文件工作是其必不可少的一个环节，文秘对文件做合理的处理，首先需要将文件进行收受，而后开展分流工作，处理好收文工作之后，还需进行发放传阅。本文就如何做好文秘收发工作进行分析讨论。
关键词 文秘 收发工作 条件
0前言
文秘部门在收到文件之后，需要对其进行一系列的处理工作，使其展现出实际的应用价值，针对一些既重要又特殊的文件，各个相关部门要将基础的收发工作做好，包括登记、拟办、立卷等多项工作，一些重要文件对于时效性的要求比较高，工作部门必须要保障公文可以被及时送达，部分公文档案还有严格的保密要求，要做到保密文件按保密级别进行密级分送。
1收发工作分析
文件收发工作主要需要经过四个工作阶段。下文对这四个工作阶段进行探讨。
1.1收受与分流工作在获得公文文件之后，工作人员首先需要对下发的公文文件进行签收，在签收时需要对公文进行确定，核查无误后可以签收公文;外发人员需要在签收工作结束后对公文相关情况进行登记，将收文信息进行记录。而后可以展开启封工作，将公文送到指定部门之后，需要确保启封工作是由相关领导人员审批负责的，避免公文的秘级文件及内部重要信息被随意传播。之后需要进行内收文登记工作，在这一公文流通环节之中，需要有内收文工作人员对公文的实际收文情况详尽登记载册。各项登记活动结束之后，需要开展分办工作，完成收文筛选工作后，工作人员可以必须根据公文文件的重要级别来完成并分送到相关领导以及相应部门加以办理，在这一工作阶段的最后一项工作就是摘编工作，即对公文文件进行加工处理，根据公文具体内容对提要、文摘以及综述进行处理。
1.2办理收文工作部门负责人在这一阶段将发挥出主导性的作用，其要根据公文信息来将具有建设意义的建议提出，并将与公文相关的建议告知部门领导者，进行后续处理，对于同时给出正确的处理公文提出事项的建议，与公文相关的承办情况也需签注明确。
1.3传阅与办理工作在进入到公文收发的第三个流通环节后，需要做好查办、催办以及组织传阅的工作，带有秘级及重要公文给相关领导进行传阅的工作要求，工作人员在传阅公文时需要对公文内容有一致且正确的理解。而后还需要进行催办与督查办的工作，这两项工作主要是为了确保公文的要求可以被有效落实，使公文在相应的部门中发挥出实质性的作用。
1.4后续处理工作最后一个阶段则是在公文流传工作结束后进行处理工作，管理者需要根据公文的具体要求，来对其进行分类归档处理，部分有秘级及特殊的公文档案需要进行永久或暂存处理，一些已经失去保留价值或者有特定要求的公文档案需要彻底销毁。
2文秘收发工作应具备的条件
要做好文秘收发工作要具备静心、细心、精心、匠心、四个条件，才能更好的完成本职工作。
2.1文秘收发需要静心文秘收发工作和其他工作不同，在机关事业单位中一般都处于“二线”位置，虽然工作繁琐，且不能断线，但与其他工作相比，既不易干出什么成绩，也不易产生出什么特色和亮点。文秘收发工作本质上就是辅助型、服务性的工作，它虽然是串联上下左右的枢纽，是贯穿整体工作的血管，断一不可，但它所运转的中心时刻都是围绕着各项工作，就像发动机里的线圈一样，所产生的动力和能量都是为了发动机运转而产生的。日常工作中的文秘收发工作，就像人们平常看到了发动机转动，却看不到发动机内部的线圈一样，隐秘而又重要。要做好这样隐性而又重要的一项工作，促使机关这个发动机高频率运转起来，每一个从事文秘收发工作的同志首要具备的就是一种平静的心态，静下心来看世界。
2.2文秘收发需要细心文秘收发工作虽是隐性工作，但却是一项涉及方方面面的重要工作，它包含了方方面面的信息、动态，是各项工作的数据库、参谋部、调度室和枢纽站。上级指令要下达，下级动态要随时上报，方针政策、计划目标、工作推进等等，都要通过文秘收发这个环节发送到各个终端，稍微粗心大意，极有可能给工作带来极大的被动或不良影响。因此，从事文秘收发工作的同志必须具备一种一丝不苟的“细心”。对每一件公文的处理，对每一条信息的收集反馈，对每一个文件的起草印发，对每一个电文的接收，都必须做到心细如发，不能有一点瑕疵，更不能有一点错误。去年春天，市政府安排了一次重要活动，负责接收文件的同志在接收文件时把活动安排通知夹在了其他文件里送给了领导，领导审阅文件时没有看到活动安排通知，导致对活动没有及时进行安排部署，活动没有按照上级的要求及时展开，从而造成了严重的影响。可见，细心在文秘收发工作中的重要性。
2.3文秘收发需要精心精心，顾名思义，就是精益求精。文秘收发工作是一项复杂繁琐而又重要的工作，面对日复一日，年复一年的重复动作，很多人会感到厌烦和“凭经验做工作”的漫不经心。这种漫不经心表现在文秘收发日常工作的很多方面。如，该每天收发的报纸，变成两天一收发，或隔几天才收发一次;该及时登记的公文，一周才登记一次;该及时送阅的文件，拖了几天才送到领导手中，该及时整理归档的资料，堆积了很长时间才集中整理归档等等。这些在文秘收发工作中常见的不良现象，由于暂时对工作没有造成什么大的影响，常常被一些从事文秘收发的同志习以为常，不以为是。其实，这些不以为是之处正是文秘收发工作的大忌。日常工作中，常常会出现这样的现象：领导突然需要某份文件，机要员找了半天才从一堆文件中翻了出来，领导等得不耐烦，机要员翻得满头汗。这种现象，从文秘收发工作的本质上讲，是绝对不允许存在的。任何一项工作都有它的不确定性，作为辅佐领导工作的数据库，文秘收发工作涉及面广，不确定因素更多，其突然性、突发性事件随时都可能发生，而且要求的时效性比其他工作更严格。文秘收发人员必须做到对每一件文件资料日清日结，收有登记，发有存根，存有目录，借有手续。每一件文件资料的收发、传阅、落实、归档等情况和轨迹都必须做到一清二楚、一目了然。这样，才能保证各项工作有条不紊、线条分明、有序展开。否则，日积月累，积少成多，工作就会成为一团乱麻，头绪不清。不仅影响工作的正常有序开展，还会给整个机关管理、机关形象带来不良的影响。
2.4文秘收发需要匠心文秘收发工作单调而又繁琐、忙碌而又无功、乏味而又无趣。每天的收收发发、写写画画，还要时刻保持着高度集中的临战状态，即使内功修炼再好的人，也难以避免会有不安分守己的想法。要彻底解决文秘收发工作中存在的这一思想问题，光靠讲一些大道理是行不通的。如何使单调而又繁琐、乏味而又无趣的文秘收发工作变成富有情趣、富有特色、富有动感色调、充满活力和动力的工作，才是解决文秘收发工作者思想不稳的根本所在。而要想使文秘收发工作从“配角”变成“主角”，关键还是在于从事文秘收发工作的同志本身的“角色”转变。如果我们每一个文秘收发工作者都能做到正确对待自己所从事的文秘收发工作，以一颗“匠心”，来认真对待自己所从事的工作，把单调无趣的工作当作一项事业来做，就发现文秘收发工作中其实包含着无处不在的乐趣和催人奋进的动力。我们每天收收发发，大事国事天下事事事先知;我们每天写写画画，计划决策部署件件先行;我们把每天公文的处理当作舞会上的音乐来弹奏，我们把每日的资料搜集当作艺术作品一样来整理，我们把我们心血汗水一滴滴洒在了我们的日常工作里，我们就会发现：哦，我们工作在一个万紫千红的春天里。我们为我们起草的文件在具体工作中得到落实并取得了成效而感到骄傲，我们为我们的公文处理准确及时使全局工作推进有力而无比喜欢，我们为我们的信息搜集使领导作出正确的决策部署而心存欣慰，我们就会心存一種“送人玫瑰，手留余香”的惊喜，我们就会紧跟着时代发展的强音翩翩起舞。用工匠之心，雕细微之处，我们就会发现：我们所从事的文秘收发工作处处都是那样绚丽多彩，让人心醉神怡。从而从内心激发了我们工作的激情，干好文秘收发工作的热情，热爱文秘收发工作的钟情。
3结语
在当今信息时代，掌握信息的早晚尤为重要，收发工作关乎单位对信息掌握时间，做好收发工作不仅需要合理的分发流程，还需要工作者对收发工作积极热心的一个心态，才能更好的为单位为领导服务，确保领导工作的顺利进行。
参考文献
[1] 姜泉霞.对公文档案管理工作的研究与探索[J].神州，2017（07）：266.
[2] 李红喜.做好文秘收发工作应具备“四心”[J].办公室业务，2018（03）：49.
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