建设工程档案管理创新方法探讨

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　　摘    要：建筑工程的广泛开展为社会的发展提供强大支持，对于建筑工程来说，其不仅要关注施工的进行，还需要对档案管理工作的开展高度重视，这是由于档案资料不仅记载着工程开展情况，是建设项目的核算的依据，同时也是城市发展和规划的见证。以往的建设工程档案管理虽然可以保证工作质量，但是在建设工程规模不断扩大、项目逐渐增多的背景下，档案管理依然需要不断改进，实现管理方法的创新。本文对工程建设项目档案管理创新的意义概述，并分析如何进行工程档案管理的创新，希望对档案管理工作有所帮助。
　　关键词：建设工程;档案管理;创新;探讨
　　1  引言
　　项目档案可以真实的反映建设工程的开展情况，是对建设施工环节的真实记录，所以档案工作需要贯穿于整个工程建设的各个环节，同时档案内容也会对最后的工程验收起到影响，因此建设单位需要加强重视力度。在城市化不断推进的背景下，建设工程也更加多样化、施工内容也趋于复杂化以往档案管理工作中存在的弊端也开始显现出来。因此，对建设工程的档案管理工作提出了更高的要求。各城建部门需要结合工程实践，不断的创新和完善建设工程档案管理工作，以此提升档案管理工作的质量。
　　2  工程建设项目档案管理创新的意义
　　2.1  建设工程档案是工程重要的组成部分
　　建设工程档案自工程项目立项审批就已经产生，其伴随着工程的施工而逐渐产生并且完善，因此建设工程档案和工程项目密不可分，在工程开展之初，需要档案管理部门做好工程档案管理工作，比如施工材料信息、材料出厂合格证明、各类建材的抽检记录等，进而确保材料符合施工要求。同时，对材料使用的用量、配比等数据也要详细记录，以上都是工程建设的重要依据，是实现工程竣工的重要保证[2]。
　　2.2  建设工程档案是工程质量的真实反映
　　在科技不断发展的今天，在审核工程质量的手段上也愈加规范化、科学化，当前的建设工程已经推行精细化管理，对工程项目质量的评定也推出了相应的评价体系，同时评价体系也在不断完善，当前的评价体系不再是主观的根据建设进度和效果评定，而是以图纸、数据为基础打造的体系标准。同时，工程的施工和竣工审核也要以完整的档案资料为依据，并且对指标做量化分析，以此对建设工程的质量做出综合的评价。因此，建设工程档案可以真实、直接的反应出工程质量相关部门在评价工程项目时必须将工程档案作为主要评定依据[3]。
　　2.3  建设工程档案管理是保证工程质量的重要手段
　　工程建设项目自立项之初就要整理和归纳与建设相关的资料，并且贯穿与整个建设项目之中，其中包括：a立项;b审核;c报价;d设计;e各项支出;f施工流程;g所用设备、材料，这些内容需要项目管理单位明确对施工单位提出，使施工单位切实做好工程档案的管理工作，树立高度的责任意识。具体说来：在工程档案管理中要有专人负责，项目管理单位需要定期对档案工作开展情况指导，在工程竣工后要及时做好档案预验收，以保证档案质量满足验收要求，便于进行竣工验收，最终将完整、详实的档案上交到档案管理部门。开展档案管理工作的重要意义还在于可以减少隐性失误，起到查漏补缺的作用，并且减少纠纷，有效预防发生工程事故。
　　3  如何进行工程档案管理的创新
　　3.1  加强档案管理意识，提高档案管理人员素质
　　以往由于部分施工单位领导档案管理意识缺乏、施工队伍流动性大等原因，导致档案管理力度不足，文件流向不清、资料不齐，甚至存在竣工之前的查找和补全资料，为改善这种情况，实现需要施工单位的领导对档案管理工作重视，对档案管理部门的工作开展提出高要求，要求个部门加强对档案管理工作的支持，并且通过会议、宣傳栏等传输档案的重要性和加强档案管理的法制教育，使档案管理人员融合全新的工作理念。此外，施工单位要在人员录用上严把关，为档案管理部门配备专业的人员，对业务能力和职业素养进行全面的考核，并且定期对档案管理人员进行考核，加强法律和法规的教育，鼓励档案管理人员多掌握土建、水、暖、电等相关的知识，这样可以不断提升档案管理工作的效率[4]。
　　3.2  确保档案的真实和完整性，满足工程建设要求
　　工程档案作为工程质量检测的重要和依据，需要档案管理人员在工作中保证档案的真实性和完整性，不仅要采集到原始数据作为纸质凭证，还要做好电子备份，以免相关文件资料的丢失，在档案管理部门要对不同类型的档案分类摆放，定期收录，要保证档案资料的真实可靠。由于工程建设具有长期性、持续性的特点，要在工程的以下三个阶段对资料和数据的采集、文件整理、系统录入都要保证档案资料可以成为工程建设的有利佐证，其中包括：a工程准备阶段;b工程施工阶段;c工程竣工阶段。
　　3.3 打造网络化管理体系，提升档案管理的工作效率
　　首先，档案管理部门要建立电子文档数据管理系统。在信息时代下，建设工程的每一项管理工作都离不开先进的技术支持，对于档案管理这项需要搜集、整合大量信息的工作更是如此。电子文档数据管理系统涵盖大量的工程数据、建设项目多样，可以极大的提升档案管理工作效率，其打造和正常运行离不开高素质的信息管理人才，需要在工作中确保数据的安全，防止信息的泄露。其次，要组织建立和利用内部局域网。建设工程的档案管理部门在网络环境下可以构建局域网，档案管理人员在信息的上传和检索中可以提升档案管理质量，同时还可以便于相关部门的查阅。同时，档案管理部门要改变传统工作模式，建立电子文件自动上传窗口，进而档案馆服务器的归档效率。最后，在网络环境下，信息反馈更加及时，并且各个工程建设的档案管理部门之间联系更加密切，未来也会进一步加强信息资源的共享，这对于档案管理工作的开展以及建设事业的进步都大有益处[5]。
　　3.4  加强对电子档案的归档，提升档案管理信息的准确性
　　首先，要增强归档意识。当前的建设工程档案管理普遍采用信息技术加强档案管理，在进行电子归档时主要是利用数字信息技术作为存储方式。档案管理人员要加强和信息部门的配合，让各个部门都意识严格遵守电子档案的归档规范，这样也更加便于工作的开展。其次，要做好电子公文的收集和归档。建设工程单位要设立电子公文归档模块，全程监控电子公文流转过程，依据《党政机关电子公文元数据规范》的相关要求对数据进行采集，以确保电子公文内容齐全，满足归档要求。最后，要利用好多媒体档案归档。建设工程档案管理中可以制订照片、音频、视频等多种类别多媒体电子档案数据的归档标准，进而提升归档效果。
　　4  结束语
　　综上所述，档案管理工作在当前的工程项目中具有重要作用，其不仅可以推动工程建设良好的开展，减少施工中出现的问题，进而保证良好的工程效益。因此，加强档案管理意识，提高档案管理人员素质，并且确保档案的真实和完整性，满足工程建设要求。此外，还要打造网络化管理体系，提升档案管理的工作效率。在今后的社会发展中，工程建设项目档案还会持续发挥更大的作用，需要实现对档案管理不断创新。
　　参考文献：
　　[1] 彭丽明.建设工程档案管理创新探讨[J].城建档案，2018（3）：25～26.
　　[2] 潘霞.建设工程档案管理创新探讨[J].居业，2018，130（11）：155+157.
　　[3] 邢月鹏.建设工程档案归档管理创新路径研究[J].卷宗，2017（26）.
　　[4] 谢艳.工程建设项目档案管理创新的建议措施[J].城建档案，2017（6）：49～50.
　　[5] 陈锦清.公路工程检测档案信息化管理创新方法研究[J].企业文化旬刊，2016（5）：44～46.
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