人力资源档案管理信息化的影响因素与建设对策

来源:用户上传      作者:

　　摘    要：在当今飞速发展的时代，互联网信息技术的可取之处逐渐在各行各业开始有所体现，信息化的出现使得人们的生活和工作都得到了便利。信息化的出现自然也会对档案资料等信息的管理方面提供不可忽视的便利。本文对影响人力资源档案管理信息化的因素进行了探索并找到解决这些因素的对策，从而更好的将信息化建设融入到人力资源档案管理中。
　　关键词：人力资源档案管理;信息化;影响因素;建设策略
　　1  前言
　　在当今急需人才的社会，人力资源是企业组织的主要力量，而人力资源档案管理的存在便是发现人才并帮助人才找到属于自己的岗位，有效的做到将“人才用到刀刃上”，从而使一个地区的人力资源发挥出最大的功效，所以对人力资源档案清晰有效的记录是非常有必要的，而信息化技术为档案的管理提供了既高效又精确的管理方式。
　　2  人力资源档案管理信息化概念简述
　　所谓人力资源就是指具备劳动能力的人口，是指在社会经济发展中提供主要力量的资源，能够帮助经济迅速发展。每个地区在进行经济开发时，优质的人才都是必不可少的，所以需要对人才的数量、人才的文化程度和人才的工作能力等资料进行管理和记录。而对人力资源档案等资料进行统筹的管理便需要应用到信息化技术，也就是所谓的人力资源档案管理信息化，利用信息网络体系结构，将孤立零散而又繁多的数据进行信息化处理，从而形成自上到下，有规律有结构的信息网络。
　　3  影响人力资源档案管理信息化建设的重要因素
　　3.1  在档案信息化意识的树立方面有欠缺
　　对于我国现阶段的发展来说，人力资源档案管理信息化是相对落后的，档案信息化的意识并没有在人们的心中存留，甚至有的人还不足以认识到档案信息化的重要。对于人力资源档案的管理，有关部门还带着传统的档案管理观念，认为将人力资源的档案进行保存、尘封在高阁之上，没有破坏和丢失就是完美的完成了任务。但是，这是有悖于人力资源档案管理信息化的想法的，人力资源档案不能只是停留在对于基本信息的记载上，而是跟随时代和人力的更新，人力资源档案也是需要及时的补充和更新，并且它是时刻作为人力开发的依据，应是被人时刻查阅的，而不是将这份档案信息束之高阁，忽略它的重要性。
　　3.2  在档案信息化设施的建设方面有落后
　　基础设施的建设对于档案信息化的进行也是必不可少的影响因素，可以说是档案信息化步骤当中的首要条件。在我国相关的部门大多都是以纸质为主，更加重视纸质的质量与加工，并没有将与信息化相联系的计算机、打印机的设施进行配备和使用。虽然有关部门曾主张档案的信息化建设，但是他们只是将人力资源的档案信息进行里简单的记录保存，并没有利用信息化的技术对档案信息进行筛选、整合、共享等工作，而是局限在收集和整理的信息工作。这种现况真实的反映了沒有对信息化技术进行掌握和利用，在与档案信息化建设的思想背道而驰。
　　3.3  在档案信息化制度的规范方面有缺失
　　对于任何的行动或是行为来说，制度的规范都是非常有必要的方面。对于档案信息化建设来说，制度的规范能够更好的对档案信息化的探索有一个稳定的规划而不是口头上的说说而已。信息化的出现虽说是带来了极大的便利和好处，但是信息化的建设同样面临着挑战，当传统的纸质档案以电子的形式出现时，二者一定会发生碰撞，很可能会造成档案信息的杂乱或是丢失。所以，在档案的信息化建设时期，一定要做好对档案的保护工作，规范档案信息化制度，防止档案信息的被泄露和被恶意篡改。
　　3.4  在档案信息化人才的培养方面有欠缺
　　档案信息化是跟随时代脚步所出现的新方法，所以，对于档案的信息化建设来说，与这一方面有关的人才也是有必要的。人力资源档案的管理本身就是一项保密性、专业性都很强的工作，所需的人才也应该是道德素质高并且有过强的专业技术的人才。但是，从我国的现状来看，人力资源档案的管理人员并没有对档案信息有过多的关注，对于人力资源档案管理信息化的相关专业知识也多有不足。
　　4  人力资源档案管理信息化的建设对策
　　4.1  树立人力资源档案信息化的意识
　　档案信息化建设的意识可以说是人力资源档案信息化管理的核心所在，起着支配作用，它带领着档案信息化的进步。将人力资源档案管理者与其所在领域中的各项任务相结合;将人力资源档案管理工作和社会活动相结合是提高档案信息化建设意识的要求。不仅仅如此，还应该让档案管理者适应社会的进步，将传统的封闭式档案工作转为开放型工作，加快信息的记录由手工的录入到数字化信息化保存的过程，深入培养档案信息管理工作者的现代化意识、信息化意识和科技化意识。
　　4.2  完善人力资源档案系统的设施建设
　　在当今的社会，只依靠简单的手工管理将人力资源档案信息进行管理是难以实现的，它难以将信息进行有条理的保存，所以，网络信息技术的应用对于人力资源档案的管理是十分有必要的，它既能推动档案信息在前期阶段的记录整理和归纳保存，又能为档案信息在后期的查阅与利用提供便利。如果要对基础设施的进行配备的加强，那么承载信息化技术的计算机是必要前提，从硬件上对于电子计算机的配备，可以提高档案信息的所用计算机与网络技术的融合度，从而提高档案信息化的建设水平。其次是对局域网的完善，使档案管理工作者的工作形成网络化的特点，便于对档案信息进行管理和应用。
　　4.3  健全人力资源档案信息化的制度体系
　　制度的完善，才能对人力资源档案信息化管理起到规范作用。完善人力资源档案信息化制度主要以管理、业务和技术三个层面为主，这三个层次缺一不可，它们都影响着档案信息化的整个过程。为了达到人力资源档案信息化的规范性，应建立相应的制度，使的档案信息化建设的每个步骤都使有章可循的，使其过程成为一种长期的有效机制。
　　4.4  加大对人力资源档案信息化人才的培养
　　培养档案管理工作者、相关的业务能力和专业技能，使其能够就将人力资源档案的工作流程铭记于心。挑选具有较强的知识内涵的人才，树立档案工作人员道德意识，培养良好的职业素养和责任素养。
　　5  结束语
　　在新时代新社会新经济的背景下，人才市场的激烈竞争从来都没有停止过，要想留住人才、利用人才就需要企业加强对人力资源档案管理信息化，从而推动企业的发展。
　　参考文献：
　　[1] 顾珂.大数据时代人事代理档案管理信息化建设探析[J].档案管理，2019（2）：86～87.
　　[2] 薛龙峰.人力资源档案信息化建设的相关思考[J].文化创新比较研究，2018（20）：143～144.
　　[3] 陈静.浅谈人力资源档案管理的信息化建设[J].劳动保障世界，2015（11）：11～12.
　　[4] 刘焕霞.人力资源档案信息化建设保障条件思考[J].黑龙江档案，2014（3）：22～23.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14981194.htm