基于办公自动化的医院图书资料管理
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[摘要] 在医院图书资料管理中，采用自动化办公模式，全面改变了传统的图书数据管理模式，提升了医院图书资料的管理水平，为医院的稳定发展奠定了基础。该文从办公自动化的特点入手，分析了我国目前医院图书资料的办公自动化管理现状，并探究了解决方案，以期推动医院图书资料管理水平。
[关键词] 办公自动化;图书资料;管理;医院
[中图分类号] G251 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2019）06（c）-0111-02
在世界科技信息技术发展日益增快的大时代下，医院也需要对内部工作进行体制改革，推动医院办公的自动化发展，实现医院图书资料的高效管理。医院书籍资料是记录不同阶段医院发展的重要事件、相关人员和工作数据的重要资料，见证了医院发展的全过程。在医院图书资料管理中应用办公自动化技术，借助先进的信息技术，实现书籍和教材的高效快速管理，这也是现在医院图书资料管理重要趋势，也是体现了现代医院管理的创新与发展。
1 基于辦公自动化的医院图书资料管理特点
基于办公自动化的医院图书资料管理具有以下特点：①使医院工作更高效、精确。医院的部门种类繁多，且各部门的工作各不相同，所以图书资料的种类也很多，有案例、病历、文书、声像和科研等资料，还包括一些财务、基础设施和病理方法等，这些都是医院发展和进步的宝贵财富，会关系到医院的运作和发展。采用办公自动化系统，打破了传统的管理局限，实现图书管理的高效、实时。②在一定的范围内实现资源的高效共享。基于办公自动化条件的计算机技术应用，可以使书籍管理更加规范、科学。提高档案管理效率，摆脱了物理空间的限制，同时也对其他部门的工作也具有重要意义，加强了医院图书管理的私密性。③医院图书资料的多样化存储方式。在办公自动化条件下，医院图书资料的存储方式从纸张到文本、视频和声音的变化，不仅仅使资源的存储空间更大，同时也开阔了图书资料的存储范围，不受纸质材料的使用时间的影响，对医院工作的发展具有重要意义。
2 医院图书资料办公自动化管理的现状
医院中的大量医学材料以各种形式记录，例如文字和图片等。现在很多的医学材料以数字化文献的形式存储，特别是十分宝贵的临床医学记录，这些记录的存在价值主要基于知识的传承，必须进行妥善保存。采用办工自动化技术对医院图书材料管理将促进医院资料管理的模块化和技术发展，极大地便利了数据资料的存储。然而，在办公自动化条件下，现代的医院图书资料管理工作仍存在很多不足之处。主要有以下内容。
2.1 信息化管理制度不完善
当今，我国医院图书资料的信息化管理仍然处于向前发展时期，许多医院的管理系统和设备非常落后，不能满足目前图书资料管理发展的基本需求。另一方面，电子文件的存储方式也存在很多安全隐患，容易泄露患者的病历，对患者的正常生活造成不利影响。而且，许多医院在图书信息管理方面投入了大量资金，但由于传统观念的限制，使得图书信息管理自动化系统不完善，增加了图书建设和信息管理的难度。
2.2 办公自动化系统不先进
由于不同地区医院的资金状况不同，在软件投资的成本也大不相同。由于许多医院的管理制度缺乏，又由于部分管理人员的水平和能力有限，在实际管理工作中，很容易导致办公自动化系统无法满足书籍和资料管理的实际需要，甚至对电子文件管理系统的后期操作造成损坏影响。
2.3 专业图书管理人员匮乏
以计算机为基础的办公自动化技术的实现是非常有必要的，对书籍和资料的存储模式的要求也更高，需要多样化的存储模式，以确保书籍和资料的完整性和准确性。然而当下在我国从事医院文件管理的大多数员工都是老员工。在传统观念的影响下，他们的工作模式非常简单，同时，他们对于最新的专业管理知识和操作技能的掌握较差，所以很难有效地完成现代医院图书馆的材料管理，目前专业的图书管理人员比较匮乏。
2.4 图书资料管理人员的业务能力有待提高
在管理和归档过程中对于不同种类的书籍和资料管理应该坚持管理原则，管理方法和管理技巧的有针对性。医院传统的图书材料管理人员教育背景较差，知识储备不足，未接受过系统的档案管理知识培训。以至于其工作能力与实际工作的需要不相符。医院图书教材基本上由其他兼职人员完成，缺乏专业人员，兼职人员自身素质和能力相对缺乏档案管理原则和理论知识，直接影响到医院图书资料的顺利运作管理。
3 基于办公自动化条件的医院图书资料管理措施
3.1 实现图书资料病例信息资源的一体化
办公自动化不仅涉及医院书籍和材料的管理，还涉及医院档案和其他材料，医院应该建立医疗记录信息和书籍和材料之间一体化，便于医务人员能够方便地访问较全面的资源。对一般的图书馆资料和档案信息区别开来，设置查看权限级别，系统化管理，实现医院资源信息的互享，还可以实现等级化管理。
3.2 增加订阅式服务，提升服务水平
为了提高服务水平和工作效率，医院的图书信息管理系统应该添加订阅式服务，为部门提供订阅和传递资料的服务。根据单位部门的不同有针对性地进行订阅，主动提供订阅文献的引导。便于医务人员开展科学研究，也方便了图书信息管理，满足用户需求。在办公自动化条件下，医院图书馆管理工作应为用户提供更便捷的服务，如进行用户需求调查和制定规范的管理规定。目前，医院书籍和材料的自动化处理存在优势和困难，但总体形势仍然向好，医院图书管理的办公自动化发展是大势所趋。
3.3 规范图书资料管理体系
在拥有优秀的图书馆管理人员后，医院应做好图书馆资料的规范化管理。医院应充分调查用户需求，提升服务质量，突出医院服务的专业性。由于医院图书馆管理工作可以提供更专业的参考咨询服务，因此应该由专业的医务人员进行管理，定期培训学习图书信息管理知识和技能，这不仅可以为用户提供更贴心的服务，还可以实现图书馆信息的标准化管理。另一方面，图书馆管理系统的标准化可以使医疗工作的针对性更强。书籍和材料的知识内容侧重于医学材料，对于医院需要更加有针对性的材料，以更好地满足用户的需求。例如，服务和临床信息可以帮助医务人员解决医院图书馆信息用户的知识需求，从而改善工作环境，推动医院图书信息管理的办公自动化。 3.4 大力引进和培养图书资料管理人才
随着目前医院市场竞争体系的不断完善，医院图书和教材的数量，信息量都有发展多元化的趋势，医院需要积极引进培养更多的专业人才来管理医院的图书和教材。大力引进和培养图书资料管理专业人员需要做到：①培养医院图书馆信息管理人员的法律意识，根据现在对医院管理人员的需求，加大信息管理，医疗信息分类技能培训;②管理者需要不断学习掌握先进的办公自动化设备、管理理念等内容，提高办公自动化应用能力，加强对当前医学专业知识管理，医院运作流程等内容的理解;③健全医院绩效考核体系，调查管理人员的工作实施情况，可以给予优秀员工适当的精神或物质奖励，以激发医务人员的工作积极性，从而促进医院图书馆管理工作的顺利实施;最后培养管理人员的服务意识，以使用醫院书籍和材料用户需求为标准，制定更详细，更广泛的服务项目和服务范围。
4 结语
综上所述，不断提高医院服务水平和医院管理模式的提高，利用网络技术与医院临床管理的结合是现代医院发展的重要潮流趋势。所以，基于办公自动化条件，提升医院对图书资料的管理，不但有利于提高医院的管理水平，还可以提高未来医院管理中图书资料的利用率和保存效率，在今后的图书资料管理中，有关部门应该同时也非常重视办公自动化工作，进一步提高了医院信息管理的效率和层次，为医院提供更广阔的发展空间。
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（收稿日期：2019-03-26）
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