人事档案在人力资源管理中的重要性解析

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　　摘 要 新的经济发展形势下，企业之间所面临的竞争也变得越来越激烈。作为企业管理中的一项基础组成内容，人力资源管理的重要性也愈发凸显，而企业中人事档案管理作为人力资源管理工作中至关重要的一环，也成为了促进和保障企业人力资源管理工作顺利而有序开展的必要条件之一。随着国家新劳动合同法的颁布与实施，企业人事档案管理工作也开始了一系列的完善措施。本文就人事档案在人力资源管理中的重要性展开探讨。
　　关键词 人事档案 档案管理 人力资源管理 发展
　　中图分类号：F272.9 文献标识码：A
　　0引言
　　在人力资源管理中，人事档案管理工作伴随信息化技术的广泛应用而变得更加复杂，所起到的作用也变得更加突出，这在一定程度上增加了人事档案管理工作在提升组织人力资源管理水平方面的重要意义。借助先进的计算机技术，可通过电子存储的方式来保存人事档案信息，也有利于通过电子媒介进行人事档案信息的查阅，大大提升了信息使用的便捷性。这样一来，组织便可以轻松地实现对人力资源的合理分配，科学调整人力资源布局，提供人力资源工作质量与效率，促进人力资源管理水平的稳步提升。
　　1人力资源管理和人事档案管理的概念
　　人力资源管理就是利用科学合理的策略，在借助一定物力和人力的基础上，进行更加合理、科学的培训以及调配工作。人力资源就是让人的主观能动性得以发挥，对人才进行合理安排，做到合适的岗位安排合适的人才，才能有更好的工作效率，最后实现组织目标。资源管理工作的核心就是管理人才的合理利用。而人事档案管理工作就是对人才从事的各项工作及具体信息进行详细的记录，对人们在岗位上的优异成绩以及个人所有的工作经历和具体的工作表现进行记录，需要由专门的管理人员进行全面的整理，人事档案管理主要对这些人才的具体信息进行全面的统计、整理、收纳、保存工作。由于人员流动比较大，所以人事档案信息是经常流动的，进而每天都会有大量的信息需要记录。
　　2人事档案管理对企业人力资源管理的重要作用
　　2.1对人力的资源管理效率提升的促进作用
　　对于任何一个企业来讲，实现人事档案管理中的“人档统一”都是非常必要的举措。其原因在于，在企业人事档案的重要记录内容中，包括了员工从入职开始，在企业里的每一次的加薪、晋升，以及员工的培训成长记录、绩效管理等档案记录。因此，提升人事档案工作的有效性，其中一项重要的价值，就是能够促进人力资源价值的提升，进而对企业内部的人才与岗位进行合理化的配置。
　　2.2对企业人力资源开发起到一定的促进作用
　　首先，从记载内容上来看，人事档案主要是负责记录员工在企业中的每一步成长，且能够确保客观性与全面性，包括员工的经历、性格特点、综合表现等，为企业选拔和培训人才起到非常重要的、关键的资料支持。企业可以依托良好的人事档案管理材料，实现挖掘人才、培养人才并且对人才资源进行科学合理的利用，避免出现人才被埋没现象的发生。其次，关于企业内部员工的基础信息，均被记录在人事档案中，也就是说，人事档案越完善，越有利于企业的管理工作开展，确保科学管理员工的基础就是完善的人事档案。在对人才与岗位进行配置时，可以通过轮岗制的实施，了解员工的个人特点更适合哪个岗位，以此达到企业人才配置最优。
　　2.3实现人力资源需求科学规范的预测
　　组织内部的各项因素对人力资源的需求有重要的影响，对组织内的人力资源和组织的变革与发展需求相适应进行分析，对人力资源制定合理的工作计划发挥着很大的价值。如果工作预测与人力档案管理分离的话，导致人力资源的各项需求和预测就会出现不科学、不规范甚至片面性的决策。 由此也体现出了人力资源开发中人事档案的价值。
　　3分析人力和人事档案之间的关系
　　人力资源管理和人事档案之间的关系密不可分，人们可以借助人事档案对人才有个全面的了解，进而能更好地分配人才，这就体现了人事管理工作的重要性。要想对所有的人力进行合理安排，就需要对人事档案管理工作进行深入研究，使人事档案的工作效率与工作质量得以提升。人力资源管理工作，对人才进行合理安排时就必须详细了解人才的档案信息。人力资源管理和一定物力进行全面结合，借助科学的管理方法与组织，开展科学培训，合理地进行人才调配，进而做到合理利用人才。人事档案管理工作就是对人才的各方面信息进行全面记录，并将档案进行保存，提升档案人力资源管理工作的整体效率与工作质量，就必须有全面的档案记录作为保障。
　　4目前存在于企业人事档案管理工作的问题
　　4.1不具备相应的管理意识
　　在人事档案管理进程中，人力资源管理者在管理方面严重缺少创新性，不具备积极向上的精神，对于人事档案管理在企业人力资源管理工作中的重要性，并没有完全意识到。
　　4.2人事档案造假问题日趋严重
　　在企业人事档案管理工作中，非常重要的一项内容就是要及时发现档案中的问题，并督促相关人员及时完善，确保档案信息的真实性与完整性。然而，近年来由于就业压力比较大，以及部分人员希望通过档案造假的方式来获得更好的职位与待遇，从而滋生了大量的人事档案造假问题。这样一来，一些人员企图蒙混过关的想法就催生了人事档案造假问题的大量出现，并且日趋严重。因为失去了信息的客观与真实性，使得人事档案的价值荡然无存，乱象丛生，给企业及个人均可能带来很大的麻烦，让企业丧失大量优秀人才。
　　4.3不具备制度约束
　　在人事档案管理工作的过程中，完善的制（下转第281页）（上接第267页）度是确保相关工作人员在工作时能够有迹可循的重要依据。但是，很多企业并没有建立完善的保障制度，使得相關人员在管理意识上缺乏统一性，档案管理工作处于混乱状态，档案缺乏客观性，企业人才的基本状况自然无法清楚反应。
　　5充分发挥人事档案管理在人力资源管理中作用的对策 　　5.1提高人事档案管理重要性的认知
　　针对企业片面认识人事档案管理在企业人力资源管理中的重要性问题，企业必须从思想观念上尽快转变过来，全面地认识人事档案管理的重要性。一方面，人事档案管理是一项复杂的动态性工作，并非是很多企业所认为的简单静止性的工作，企业应该在人事档案管理工作中投入合理的人力、物力、财力和精力，为人事档案管理工作的有序推进奠定思想基础;另一方面，全面提升企业管理层，尤其是人事管理部门，对人事档案管理工作的重要性，通过宣传、教育和培训等多种形式，增强人事部门相关人员对人事档案管理工作的认识，并通过不断的外部培训和自我学习，提高相关工作人员人事档案管理的专业素养，为人事档案管理提供强大的人才保障。
　　5.2建立完善合理的人事档案管理制度
　　当前人事档案具体管理工作出现很多与时代发展形式不相符的问题，主要体现为人事档案管理工作不规范、不合理。对当前的管理模式进行创新，并对人事档案管理工作加以研究，提出更多行之有效的工作管理制度，进而完善人事档案管理制度，规范人事档案管理工作。而人事档案管理工作中的人才档案记录必须要坚持真实性原则，人才工作信息的变动要及时记录到档案中，确保档案的完整性。另外，必须对这些材料做好鉴别防伪标识，才能有效地保证所有人事管理资料的真实有效。对这些人事档案资料进行合理的分类保存，将这些档案进行整齐装订，然后分类规放。要做好人事档案管理工作，还必须要求档案管理人员严格遵循人事档案的规章制度。
　　5.3加强档案管理工作科学化、现代化进度
　　现阶段，我国社会形势发展速度逐渐加快，会有很多人员流动的情况，从而产生很多的档案资料，要想将这些人才的信息做好详细记录，档案管理的工作量就会增加很多，进而需要大量的工作人员才能完成。鉴于这种情况，就必须对人事档案管理进行信息化和现代化的管理，这样才能实现快速有效的人事档案管理工作。利用先进的信息技术建立信息化的人才管理系统，信息管理系统的建立还要借助互联网，这样工作人员可以借助计算机系统进行网上查询和录入工作，为档案更新管理提供便利，这样才能将人才进行合理利用。
　　6结语
　　综上所述，分析了人力资源管理和人事档案管理之間的联系，人力资源开发中有效的人力档案管理工作有着很大的价值作用，并记录所有人才的具体工作信息，进而能使人力资源管理对人才进行合理分配。 让所有人才在各自不同的岗位中都发挥最大的作用，才能挖掘人才的潜力，体现人力资源管理的价值作用。
　　参考文献
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　　[2] 尹永生.人事档案管理对人力资源管理作用分析[J].魅力中国，2017（11）：105.
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