基于效益的高校图书馆纸质图书成本管理
作者 : 未知

  [摘要] 随着电子信息资源的快速发展,纸质图书资源有被边缘化的倾向,实际上纸质图书资源将与电子资源在一定时期内并存,把握好纸质图书资源的投入、利用与管理仍显得非常重要。文章着重从效益的角度阐述如何加强高校图书馆纸质图书资源的成本管理,使有限的资金用在刀刃上,提高图书利用率和读者满意度。
  [关键词] 高校图书馆 效益 纸质图书 成本管理
  [分类号] G250
  
  随着网络信息技术的发展,高校图书馆文献馆藏结构已经发生极大的变化,人们越来越倾向于对数字资源的重视而忽视了纸质资源的建设、管理与利用。实际上,纸质资源仍是高校图书馆重要资源之一,纸质资源与数字资源共存的局面将在一定时期内存在,特别是纸质图书资源仍有其存在的必要性,而且纸质图书在资金投入上比重也较大。因此,应该重视纸质图书资源的建设和管理,尤其是纸质图书的投入、成本和效益问题,那种只注重规模数量,不注重成本效益的现象,严重违背了经济学规律。
  
  1 成本和效益的含义及相互之间的关系
  
  1.1 成本的含义及纸质图书成本的构成
  成本是商品经济的价值范畴,是商品价值的组成部分。人们要进行生产经营活动或达到一定目的,就必须耗费一定的资源(人力、物力和财力),其所费资源的货币表现及其对象化称之为成本。随着商品经济的不断发展,成本概念的内涵和外延都处于不断变化发展之中。美国会计学会与标准委员会对成本作了如下定义:成本是为了一定目的而付出的(或可能付出的)用货币测定的价值牺牲。
  
  纸质图书资源是最传统的文献资源,一直以来也是读者利用最广泛的一种文献资源,虽然受当今网络环境下数字资源迅猛发展的冲击,利用率呈下降趋势,但其在读者中发挥的作用是不可忽视的,价值也是不能低估的。纸质图书经过采访、加工典藏、流通服务到读者手中,所以,高校图书馆纸质图书的成本就是为了满足高校读者教学、科研对纸质图书的需要而付出的能用货币测定的价值牺牲。其内容主要有:
  
  1.1.1 图书采访成本 主要是指图书的买价和采购费用(图书包装及运输费用)。目前高校图书采购都实行招投标方式,图书包装及运输费用一般由中标方承担,所以,构成图书采访成本的主要是买价。
  1.1.2 图书加工成本图书加工主要是指盖馆藏章、加贴磁条、贴条码号、打图书流水号、分类编目、粘贴图书书标等,其费用有人工费、场地占用费、设备损耗费和日常管理费。
  1.1.3 图书日常管理费 包括图书流通费用和书库管理费用。
  
  1.2 效益的含义及成本与效益之间的关系
  效益简单地说是效果和利益。从经济学的角度来说,效益就是投入与产出之比,即用公式表示为:效益=产出/投入,或效益=产出一投入。高校图书馆效益包括社会效益和经济效益,这两种效益绝不是对立的,而是一个统一体,社会效益与经济效益的统一是高校图书馆在市场经济中生存和发展的需要。高校图书馆虽然是非营利性服务行业,它以最大限度满足读者需求作为自己的追求目标,但现代高校图书馆同样呼唤经济效益意识,需要加强成本核算和成本管理。因为图书馆经费来之不易,理应最大限度地“取之于民,用之于民”。高校图书馆在有限资本投入的条件下,成本将成为影响效益的重要因素之一。一般来说,减少支出,降低成本,可以促进效益的增长。图书馆学先驱杜威(J.Dewey)对此作了全面高度的概括,提出了“三最原则”:“用最低的成本,为最多的读者,提供最好的阅读”。由于高校图书馆纸质图书投入的比重仍然比较大,具有广泛的阅读群体,加强图书各环节的成本管理,降低不必要的浪费,能使图书馆有限的资金用在刀刃上,为读者提供高质量、高品质的图书,提高纸质图书资源利用率和读者满意度。
  
  
  2 严把纸质图书采访关,控制成本出效益
  
  采访是控制图书成本、加强成本管理的第一道关口,采访工作做得好可以确保图书的质量和利用效果,产生较好的经济效益与社会效益;反之则造成浪费。所谓采访,是既采又访,不能只采不访,或只做表面上的访不做深层次的访,采访应该访为先,只有访做好了才能为采提供保证。在采访过程中,影响图书成本的主要是质量因素和价格因素。
  
  2.1 图书质量的控制
  近几年,高校图书馆纸质图书利用率逐年下降,与此同时,图书零借阅率也不断上升,这种现象除了受大环境下数字资源利用率迅速提高影响外,图书采购质量低下也是一个非常重要的因素。造成高校图书馆在图书采购质量上把控不严的原因主要体现在以下几方面:①缺乏全面深入的调查统计分析,不了解本校专业设置和教师、学生的需求,不对现有馆藏图书利用情况进行全面深层次分析,盲目采购、突击性采购时有发生,导致图书资源采购与读者需求脱节;②复本量确定不合理,需要的书没有,不需要的书却积压,造成购书经费的浪费和资源的闲置;③不注重质量,在招标中一味压价,以低折扣率中标的供应商为实现自己利润的最大化,只能提供“大路货”,以特价书充全价书,以盗版书充当正版书等。这几年,虽然高校图书馆图书采购经费是增加的,但相对于图书资源价格的上涨却是有限的。
  为了提高图书采购的质量,减少不必要的浪费,笔者认为图书采访必须在提高采访人员素质的基础上,遵循“细查重、精挑选、严把关”的原则,建立科学的文献信息资源征集系统和分析系统。比如建立教授推荐阅读计划,按照学科收集、整理、发布教授推荐书目信息,并作为图书采购的重要依据;建立课程参考书推荐计划,按照课程收集、整理、发布教学参考书目信息,并作为图书采购的重要信息。每年对馆藏图书资源的利用情况进行一次全面深层次的分析,包括读者层次、学科专业等,对利用率增长或减少的原因都要作进一步分析,以此作为下一年图书采购计划的依据。在复本量的确定上,教师读者阅渎对象比较专一,相互之间较少重叠,一般情况下要减少复本量或不需要复本,同时尽量扩大品种,以促成“百花齐放、百家争鸣”多样化发展的学术氛围;而学生读者需求较广,且多所重叠,阅读的主体和阅读对象都具有突出的“群体特性”,配置的复本量可大些,做到复本量与品种兼顾。对复本需求量特别大的热门书或毕业生撰写论文和毕业设计所需的资料,采用每种书购置一册的原则,制作成电子图书上传到网上,供读者在网上选择浏览。这样,可使电子版图书与印刷版图书的优势互为补充,大大节省了图书采购经费,又可使读者不受复本的限制而随时阅读。
  同时,采访中应该对图书质量进行跟踪、监督和建立相应的评价机制。在图书馆内部,采访选书和验收人员应该分开,使得相互的工作有所牵制和监督。验收人员要及时发现、反映验收过程中图书资料的各种问题,如破损、错发、漏发、少发、多发、搭发等;采访人员应掌握和记录每个供应商提供的每批书目数据质量、图书质量、到书时间、到书率、退书率等情况。这样,一方面将 发现的问题及时与供应商沟通反馈;另一方面可以及时、客观地反映供应商的实际服务情况,为来年选择供应商提供最好的依据。对于存在价格欺诈、供=}5渠道不畅、服务不到位的供应商可以终止合作。
  质量是生命,质量就是效益。图书采访质量的提高,不仅可以控制图书采访成本,减少不必要的浪费,使有限的资金用在刀刃上,达到提高经济效益的效果,更重要的是可以提高资源的利用率和读者的满意度,从根本上实现图书馆服务的宗旨,提高社会效益,实现图书馆与读者的“双赢”。
  
  2.2 图书价格的控制
  要做到对图书价格的控制,就先要了解图书单位成本的构成:图书价格=图书生产成本+发行折扣+利润+税金,其中:图书生产成本=可变成本+不变成本。
  可变成本是指随图书印数的变化而变化的纸张、印费、按版面付酬的作者稿费、税金等;不变成本是指排版录入、核对、图书封面和版式设计等不随印数变化的部分。
  近几年,由于我国在经济发展过程中,通货膨胀压力加大,物价上涨速度较快,图书直接印制成本也出现较大幅度的上涨,在高校图书馆资源建设经费有限的情况下,选择质量有保证且价格低廉的图书是控制图书采购成本的有效途径。自从高校图书采购实行招标后,图书价格主要取决于图书折扣率,很显然,图书供应商不同,图书折扣率也必然存在差异。以政府采购招标为例,投标报价中图书折扣是整个招标过程中最硬性的一个量化指标,也是政府采购招标时非常看重的一个指标。由于每个学校对图书的加工程度要求不同,为满足各高校的不同需求,供应商的报价折扣由两部分内容组成:①包含异地加工和到馆加工服务的合并报价折扣率,即从贴条形码、打图书流水号、分类编目、粘贴图书书标,直至图书入库上架;②图书加工服务的分项报价折扣率。
  江苏大学图书馆从2001年江苏大学成立起就采取了竞标采购图书的方式,在确定学校划拨图书经费额度的前提下,由学校招标办组织邀请多家图书供应商参与竞价,根据供应商的折扣率、服务承诺、诚信和学校图书资料的需求特点等条件确定供应商和图书价格。从2009―2010年近两年的实践来看,由于选择优秀的供应商和合理的图书折扣率,不但服务到位、图书质量有保证,而且折扣率也相对较低73.3%(磁条为国产钴基磁条),所采购图书的价格降低了约四分之一,减少了经费支出,增加了图书采购量,产生了比较高的经济效益和社会效益。表1给出了江苏大学图书馆2009―2010年图书采购成本及效益数据资料。
  需要说明的是,虽然图书折扣率是控制图书价格非常重要的因素,但不能把图书折扣率作为选择图书供应商的唯一标准。在市场经济条件下,有个别供应商为了达到中标的目的,不惜牺牲自己一时的利益打压其他供应商,虽然中了标,但时间却不会长久,而且也不能保证今后的售后服务等,受损的最后还是购书单位。所以,对图书供应商的信息应该有全面的了解,在招标中首先应该选择有一定规模、信誉高、服务质量好且图书折扣率相对较低的供应商,这样,才能真正保证采购图书的质量和价格。
  
  3 大力推进图书分编外包加工业务,降低成本增效益
  
  图书分编外包加工是国外图书馆业务外包中应用最广且最有成效的一种。我国图书馆20世纪90年代末从西方引入业务外包这一管理理念,最初的外包业务主要涉及复印资料、物业管理和报刊资料的装订等工作,随着图书招标采购体系的不断完善,图书的分类编目也逐渐由图书公司或图书供应商来完成,之所以高校图书馆图书分编外包业务还未广泛实行,最主要的原因是图书分类编目的质量不能保证。从现有我国高校图书馆已试行分编业务外包的情况来看,主要存在以下问题:①分类错误。外包的分编人员对《中图法》的体系结构、编制原则、类目涵义、使用规则不熟悉,或是编目人员的知识结构过窄,逻辑分析、判断、归纳与综合能力有限造成辨类不准;分编人员没有照顾到各个图书馆自己的分类传统和收藏特点。②编目错误。其中有查重错误,导致一种文献多条记录、同书异号;也有文献信息录入错误,例如题名、作者、出版地、出版社、出版时间、文献页码等文字著录错误。所以,实行分编外包加工业务必须以保证图书编目质量为前提,一方面必须选择信誉好、技术实力强和人员素质高的外包商;另一方面馆内必须选择一部分有经验的编目人员负责对外包商编目人员进行培训,检查外包商的编目数据,对错误的编目数据进行必要的修改和删除。
  随着国家图书馆联合编目中心和“21l工程”的高等教育文献保障系统(CALIS)联合编目中心的应运而生,在一定范围内,图书著录有了行业规范的指导,图书的分类、标引、著录等方面有了相对稳定的统一标准,为图书编目业务外包提供了强有力的技术支撑。另外,随着分编外包关系的理顺、体制的健全和管理检查机制的跟进,我国高校图书馆图书分编加工业务社会化趋势将逐渐形成。开展图书分编外包加工业务有两方面的益处:①可以减少编目人员的负担,实现人员服务工作的转型。目前高校图书馆传统的借还、阅览服务的功能正在弱化,与此同时,知识服务、学科服务正在加强,这样,能有更多的人员和更多的精力投入到信息资源开发、专题服务、定题服务、查新服务等读者服务工作上来,这对于处在服务转型期的高校图书馆来说,效果非常明显。②在不影响质量的前提下,可以大大地降低图书资源管理成本,节省成本费用,增加效益。
  江苏大学图书馆目前虽然还未实行图书分编加工业务外包,但笔者认为,这也是将来发展的趋势,在条件成熟的情况下应尽快实行。对图书进行分编加工业务,需要相应的办公设施设备、办公经费及图书分编加工业务的技术人员等,这些构成了图书分编加工成本。江苏大学图书馆2010年在职人员123人,采编11人,占8.9%,年购书经费302.60万元,2010年采购图书84 212册。江苏大学图书馆2010年图书分编加工成本数据资料,如表2所示:
  表2中数据:“人员工资”项目为分编加工图书人员工资总和(每人月工资平均按3 500元计算);“分编加工场地占用费”项目是按分编加工场地面积和高校所在地地区目前平均办公租赁价格计算而成(江苏大学图书馆分编加工场地面积为367.10m。目前市场办公租赁价格10元/平方米/月);“办公设备损耗费”项目是指分编加工所必需的计算机、打印机、空调、桌椅等固定资产的折旧费,其中:计算机、打印机、空调等电器产品按10年的使用年限计算折旧,桌椅等家俱用具按20年的使用年限计算折旧,固定资产残值忽略不计(固定资产月折旧费=固定资产原始价值/使用年限×12);“日常管理开支”项目包括水电费、设备维护费、图书分编加工人员的培训费、差旅费等。
  如果图书馆在招标图书采购业务时,与图书供应商签订提供标准的MARC数据图书加工业务协议,由图书供应商负责分编加工处理采购的图书,加工费按 现行图书供应商每本图书收取0.5元或以提高2%左右的图书折扣率计算:2010年图书分编加工成本=84212×O,5=42 106元或3 468 014.15×2%:69 360.28元,比544 032分别节约了501 926元或474671.72元。这部分节约资金如果用在文献资源建设上,纸质图书可以多购买16 625册(501 926÷30.19)或15 722册(474 671.72÷30.19);数据库可以多购买约5个(按一个数据库的使用费为lO万元/年计算)。
  实现分编外包加工业务后,虽然仍需要少部分分编人员从事对供应商负责分编加工业务人员的培训和对已分编加工图书的检查等工作,但大部分图书分编加工人员可以改做其他服务工作。假定以江苏大学图书馆采编人员11人中有9人改做查新服务工作为例,2010年查新总量约2 200项,专职查新人员只有7人,查新压力较大,平均314项/人。目前查新收费标准:国内600元/项、国外1 200元/项。如果每人平均分担查新100项/年,收费按平均900元/项计算,则9人查新实现年收入为810 000元(9×100×900),极大地分担了查新工作量,增加了效益。
  同时,367.10m2的分编加工场地也可以改作他用,可以作为读者的阅览室或自习室使用。江苏大学新图书馆投入使用后,馆内条件有了极大改善,读者更愿意到图书馆来学习。虽然新馆的阅览室座位比以前增加了许多,但有时仍不能满足读者的需要,读者占座位的现象经常发生。增加367.10m。的阅览室可以为读者提供更多的学习空间,带来的直接和间接效益是巨大的。
  
  4 加强图书流通环节的内部管理,提高效率创效益
  
  图书是图书馆拥有最大实体的馆藏资源,占据了比较大的物理空间。当前许多高校都建设了面积较大的新图书馆,拥有的图书馆藏数量也越来越多,这些馆藏资源不是为了藏,而是为了更好地用。加强图书流通环节的内部管理,以较低的运营成本管理和利用好图书资源,可以创造出更多的效益。
  
  4.1 合理设置图书馆藏地,降低劳动成本和管理费用,创造更多的经济效益
  馆藏地是各类图书存放的空间地点,馆藏地一般都根据图书类别、读者群体、特色图书资源来设置,设置合理的图书馆藏地是为了图书管理和读者利用的方便。随着高校图书馆馆舍面积的增大,各高校图书馆设置的图书馆藏地越来越多,名称也是各有差异。但图书馆藏地并不是设置得越多越好,表面上看馆藏地越多图书分类越细,实际上有时不仅不利于读者对相关联专业图书资料的利用,给读者带来不便,而且多设置一个图书馆藏地会更多地消耗劳动成本和管理费用。比如一个馆藏地每天按3班开放运行,至少需要3个人,按平均3 500元/人/月工资计算,一年为126 000元(3 500×3×12),加上水电费就更多了。所以,馆藏地的设置必须科学合理,必须从本馆馆藏特色和读者的实际需要出发,合理的才是最好的。同时,由于馆藏地一经设立一般不轻易改变,对一些必须设置且利用率较低的馆藏地,比如过刊、古籍、工具书等可以由其他馆藏地人员兼管开放。
  
  4.2 应用智能化管理先进技术,节约读者的时间成本,创造更多的社会效益
  印度图书馆学家阮冈纳赞提出的著名的“图书馆五定律”中就提到了节约读者时间的问题。高校图书馆的许多服务可以节省读者时间,所节省时间的价值就是读者在接受服务中所获得的收益。目前,许多高校图书馆实行了大阅览、大流通的服务模式,这种服务模式体现出更加人性化的优势,但存在着图书乱架与错架率高、找书难、借阅图书排队等待时间长等比较严重的问题,浪费了读者很多时间,书库管理的压力较大,成本较高。RFID(radio frequency identification)即射频识别,俗称电子标签,在其他行业发展迅速,但在图书管理中的应用还是一个新事物。电子标签的单价已从2006年的5―6元下降到2010年平均价格不到2元,而且有继续下降的趋势,投人RFID管理先进技术的成本在下降,关键是RFID技术在图书馆应用具有多方面优势,从国内已尝试采用RFID技术的效果来看,它可以简化借还书作业,迅速提高图书借还速度;加速盘点作业,提高图书整架工作效率等。同时,采用RFID技术,可以提高图书馆的管理精度,改善服务形象,拓展延伸服务,为图书馆创造出巨大的社会效益。
  
  4.3 优化岗位结构,降低人力资源成本,提高综合管理效益
  在成本核算中,人力资源成本占有一定的比重,高校图书馆人员编制和经费是纳入财政预算的。图书馆图书流通环节人员所占的比重比较大,主要从事图书采访、分编加工、典藏、借还、咨询和书库管理等工作。图书流通环节岗位和人员结构直接影响着图书馆的管理与服务效果,通过优化岗位结构,加强人力资源成本核算与管理,可以达到事半功倍的服务效果。在人员和经费即定的条件下,首先应科学设置岗位,加强岗位管理,系统分析岗位需求,依工作量和工作性质设岗。其次是将工作人员依业务素质、工作能力进行安排,实现工作人员和岗位之间的最优匹配,有效地使用现有人力资源。最后,要不断提高工作人员自身的专业素质和工作技能,使之更好地适应岗位要求,达到人员和岗位的结构优化,从而使整个图书流通环节人员素质、工作效率和工作业绩不断提高,以有限的人力投入创造最优的效益。
  
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