如何做好行政事业单位办公室行政事务工作
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作者:金永兵
摘 要：在行政事业单位工作体系当中，办公室是一个基础性的关键部门，对事业单位的正常运行发挥重要的作用，不仅能使信息在事业单位中得到有效的传递，还能在各部门之间进行协调和组织。但是在实际的办公室行政事务工作中，却存在较大的优化空间。这就需要相关部门的管理者对办公室的职能以及行政事务工作的目标和工作特点形成清楚的认知，并采用具体的工作方法。本文就行政事业单位办公室行政事务工作优化方法展开了一系列的浅谈。
关键词：行政事业单位 办公室行政事务工作 优化方法
中图分类号：D630 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2020）02（a）-0163-02
一般情况下，从办公室在行政事业单位中的职能来看，主要是维系单位的正常运转，在各个部门之间搭建联系。在办公室中，行政事务工作兼具复杂性和多样性的双重特点。办公室行政事务工作的质量能在很大的程度上反映事业单位的综合工作效率，这就凸显出提高办公室行政事务工作质量的重要性。因此，相关部门应该正确认识办公室工作的价值，采用具有针对性的方法优化行政事业单位办公室行政事务的工作效果。
1 行政事业单位办公室管理工作的目标
明确行政事务的工作目标是做好办公室管理工作的基础。目标能为工作人员提供清楚的方向，更加深入认识到自身工作的意义。这样才能保证行政事务工作得到有效开展。
首先，提高行政管理人员的素质水平。行政事务工作需要工作人员具备高素质，不仅应该强化服务意识，还应该不断学习更加先进的服务手段。使工作人员能从思想和情感方面热爱自己的工作。其次，提高工作体系的完善程度。保证事业单位内部各个部门之间的有效协作是办公室行政管理工作体系中的一项基本组成部分。每一项工作都应该对应相应的规范，为工作人员提供工作目标，也将各个人员的权利和责任规划清楚。针对办公室行政管理工作细节较多的特点，完善的工作体系能为其提供保障作用。最后，提高事业单位的核心竞争力。相比于其他部门，办公室行政事务并不会直接参与经营以及管理工作，更多的是发挥协调作用，为其他部门做表率。要想达到事业单位核心竞争力的目标，就需要设定合理的办公室行政事务工作目标。
2 行政事业单位办公室管理工作的现状
首先，行政管理制度亟待完善。办公室的行政事务较为零散，具有冗杂性。为了与新时代的发展步伐相一致，满足事业单位的发展要求，在政府部门的督促下实行事业单位办公室工作改革，达到了较为理想的成果。但是，在我国社会经济水平不断提高的背景下，办公室行政管理制度改革仍然存在滞后性，管理模式中的一些不足之处也凸显出来。这样的情况在很大的程度上对事业单位的发展形成了一定的阻力。
其次，作风建设有待整顿。长久以来，办公室作风建设一直是行政事业单位的一项战略任务，在实践中达到了基本的目标。但是，在行政事业单位的办公室当中，仍然存在一些带着负面情绪参与工作的人员，这是工作作风问题的一种表现。一些工作人员坚持比较保守的思想，没有形成自我意识;一些工作人员缺乏务实精神，在工作中不够沉稳;一些工作人员在生活作风方面不够严谨，自律能力较弱等。这些问题成为了作风建设和整顿的重点对象。
3 行政事业单位办公室行政管理工作特点
首先，办公室行政管理工作在事业单位内部发挥着重要的信息传达作用，也就是上传下达。信息在传达的过程中不仅要保证其高效性，还应该重视保密性。这就对办公室人员的素质提出了较高的要求。信息传达应该落实到相关的人，应该了解信息的人应该及时得到通知。负责传达的人员不能根据自己的主观想法而擅自删减或者增加所传递的信息。
其次，办公室行政事务具有组织服务的核心性。其工作范围涉及的内容较多，不仅包括单位内部的协调工作，还包括一些与其他单位之间的交流工作。从这个角度来看，办公室负责重要的沟通和交流工作，应该保证每项工作得到细致完成。
最后，办公室行政事务工作应该体现创新性。无论是管理者，还是部门工作人员都应该具备创新意识[1]。事业单位的办公室行政事务工作具有多元化和动态化的特点，这就需要在实际的经营中能通过创新有效应对各项工作的变化。办公室人员在完成自己工作的同时，应该积极思考和观察，针对提高办公室服务和管理水平提出新建议，使各个部门和岗位能得到有效的协调。十九大针对机构改革所提出的新要求，使得事业单位应该保持改革思想和创新的步伐。
4 行政事业单位办公室行政事务工作优化方法
4.1 提高行政事务管理人员的工作能力
要想达到理想的事业单位办公室行政事务工作效果，就应该重视提高行政事务管理人员的工作能力，这是一项必要的工作举措。首先，在办公室人员的选拔方面，应该进行严格控制，重点考察工作人员的工作态度和个人素质。其次，对于选拔进入办公室的人员，应该对其提供教育培训，帮助其在复杂的工作环境当中建立清晰正确的工作思路，强化其工作能力，从而逐渐达到每个工作人员都能独立完成办公室行政管理工作的目的。最后，重視办公室人员的思政教育。在实际的工作中，办公室人员应该形成服务意识和责任意识，能从思想层面将自身的工作与社会发展相结合，将自己的工作价值充分发挥出来。
4.2 设定清晰明确的行政事务职务定位 通过设定清晰的行政事务职务定位，使每个办公室人员都能清楚自己的职责是一项非常重要的工作。应该改一改长期以来形成的随意安排办公室岗位的工作方式，从深入化的角度对行政事务工作情况进行调查，主要是查找是否在办公室中存在无人管理的事项，或者是交叉管理的业务等。一旦发现这样的情况，应该及时改正和重新安排，使每个办公室人员都能在自己的岗位上发挥自己的价值，以负责的态度投入到自己的工作当中。在进一步明确办公室行政事务的条件下，能在很大的程度上降低办公室中的人力和物力投入，节约管理成本[2]。另外，应该适当提高办公室行政事务的针对性，使其能更好的服务于事业单位的正常运行。
4.3 融入创新理念优化行政管理工作模式
办公室在整个事业单位中发挥着桥梁和纽带的作用，如果工作质量出现问题，就会使得事业单位的整体工作效率下降。从管理学理论的角度来看，事业单位的组织结构比较紧密，呈金字塔形，上级能完全控制下级。这样的组织结构方式很难使部门之间发生有效的沟通和互动，无法发挥其自主性[3]。因此，应该对行政管理工作模式实施创新。要想实现办公室行政管理模式创新的目标，就应该将管理模式改革作为着手点，一改传统的多层次、幅度小的科层式管理模式，而应用于现代化时代发展相适应的扁平式行政管理模式。这种组织结构不仅具有较少的管理层次，其管理的幅度也较大，有利于信息在各个部门之间的有效传递，也能更加便捷为决策测层提供依据。另外，这样的管理模式也具有较强的灵活性，能使得事业单位的整体工作效率得到提高。
4.4 强化工作人员的思想作风建设
综合管理处于办公室行政事务管理工作的核心地位。办公室人员的职业能力以及思想观念都能影响其工作质量，不仅应该具备处理公共关系的能力和技巧，还应该掌握扎实的专业知识，能在实际的工作中表现出良好的工作作风和政治素养。所以，在实际的工作中，强化办公室工作人员的思想作风建设具有非常关键的意义。首先，加强开展办公室人员的政治理论学习，提高其政治思想水平。在办公室这个工作环境中，无论是撰写工作报告，还是处理一些日常的事务，都需要工作人员表现出较强的学习能力。并且，办公室人员应该严格遵守事业单位所制定的相关管理制度，形成正确的思想观念，能在实际的工作中践行社会主义核心价值观。其次，应该组织办公室人员深入到基层当中，能切实体会实事求是的工作意义。办公室人员的工作范围不应该仅仅局限于办公区域，而是应该走出办公室，获取更多资料，并将其如实汇报给领导，能严格按照事业单位的政策和制度解决问题。在处理内务和外访工作中，办公室人员都应该保持谦虚的态度。
4.5 培养办公室行政管理人员的团队精神
在事业单位中，每一项工作都有明确的分工，办公室人员应该清楚认知自己的职责。一些行政事务可以由办公室单独完成，但是有些事务需要互相配合和合作。从这个角度来看，培养办公室人员的团队精神具有非常重要的意义。所以，事业单位的办公室行政事务工作应该重视团队协作，使工作人员能从深入的角度在思想层面形成合作意识。以团队精神建设为基础，应该强化对岗位的管理，将每个人员的优势充分发挥出来，形成内部合力。首先，应该将岗位分配作为基础，对办公室人员实施合理化配置，使工作效用达到最大化。这样的方式有利于充分调动工作人员的积极性。其次，将每个办公室人员的性格和兴趣作为主要的依据，制定具有针对性的培训计划，提高其专业技能和个人综合素养。当前，越来越多的新理念和新知识不断得到应用，这就使得事业单位的办公室人员应该时刻更新自身的知识和思想体系，从而更好的满足岗位的需求。最后，建立工作人员之间的有效沟通平台，鼓励其互相学习，互相交流，积累更多优秀的办公室行政事务处理经验。
5 结语
综上所述，做好办公室行政事务对事业单位的正常运行和发展具有重要的作用。因此，在行政事业单位的日常工作中，相关部门的管理者应该明确办公室行政事务的工作目标和特点，分析办公室管理工作的现状，并通过提高行政事务管理人员的工作能力;设定清晰明确的行政事物职务定位;融入创新理念优化行政管理工作模式;强化工作人员的思想作风建设;培养办公室行政管理人员的团队精神的方式优化办公室行政事务工作效果。通过本文对行政事业单位办公室行政事务工作优化方法展开的一系列浅谈，希望能为提高行政事业单位的工作效率提供一些参考。
参考文献
[1] 李仁鹏.关于事业单位办公室行政管理工作的思考[J].办公室业务，2018（20）：10，18.
[2] 赵雁冰.事业单位办公室行政管理工作思考[J].科技经濟导刊，2018，26（13）：172-173.
[3] 刘畅.关于事业单位办公室行政管理工作的思考[J].中国市场，2017（25）：180-181.
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