新时期高职院校人事档案数字化建设的创新思考
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作者:柴瑞 斯庆 马强
[摘 要] 人事信息资源的最终“栖息地”——人事档案，是人事管理工作的重要组成部分。人事档案管理数字化建设作为我国人事档案管理改革的方向，是人事档案管理工作体现其价值和可持续发展的必然趋势。高职院校赋予了教职工具有“双师型”“学术人”的特点，人事档案信息的变化与更新速度之快，对管档模式提出了更高要求，其管理呈现出专业性、复杂性、特殊性。由此，基于传统人事档案管理模式，如何通过创新方式来提高人事档案管理的质量、效率和水平，是新时期高职院校人事档案管理工作需要探索的新问题。
[关 键 词] 高职院校；人事档案：管理；数字化建设
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2019）01-0032-02
随着高职院校在国家发展与社会进步中占据的位置日益飙升，教育教学和人事制度改革的不断深入，人事档案作为高校人才的重要载体，是非常重要的信息资源，其管理方式也随之进入现代化管理的先进行列。高职院校是高素质、高学历、“双师型”“学术”人才的聚集之地，教职工的人员信息变化与人事档案更新很快，其档案管理的方式也呈现出新的特点。同时，由于信息化的发展，人事档案管理也将面临许多新问题、新情况。那么，如何加强高职院校人事档案管理工作的改革与创新，实现高校跨越式发展，是衡量高校管理现代化程度和综合实力的重要标志。
一、高职院校人事档案数字化的重要性
高职院校人事档案是教职工成长轨迹的记录仪，是认定“三龄、两历、一身份”的重要信息来源，是干部选拔任用、职称评聘、工资、年度考核等待遇落实的主要根据，关系着每一位教师切身的利益；它也是高职院校实现人才资源管理的关键性、基础性工作。作为人事档案管理部门，有效的管理和利用对高职院校做好人事档案管理工作有深远意义。如人事档案管理工作在具体落实中，它主要以教师团队为基础，日常管理、教学、科研方面产生一些影响，为教职工薪酬调整、干部选拔、考核评价提供了多方面的参考依据。
在很长一段时间，人事档案管理基本采用的是纸质管理方式，人事档案内容繁多、分类复杂，管理起来存在一定难度，如果管理不当还会出现档案丢失、档案内容被人为改动的情况，极大地影响人事档案的安全性和准确性。然而在最近几年，人事档案由传统纸质版档案管理向数字化档案管理方式转变，作为高职院校也将其作为一项崭新又重要的课题。人事档案数字化管理的实现，不仅使高职院校人事档案步入现代化水平，而且可将新鲜血液注入组织、人事等部门。
高职院校人事档案管理方式也需要解放思想，更新观念，紧跟时代的步伐。在充分认识到人事档案管理对高校人事工作的重要性的同时，严格按照《干部档案工作条例》有关规定，建立现代化管理模式。
二、人事档案数字化建设的创新策略
“创新是引领发展的第一动力”。创新是作好档案工作的不竭动力。高职院校是以“职业教育”来定位办学理念的，所以，人事档案管理工作必须以“职业”为特色，以信息化、网络化、标准化统领管理的全局工作，不断提高人事档案管理数字化水平，积极有效地开发人力资源，深入研究人才规律，并指导师资建设、人事管理、科研等工作，以创新思路推动人事档案管理工作再上新台阶。
在新时代环境下，档案数字化作为国家信息化建设的重要组成部分，已经受到全国各级档案部门的高度重视。国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确要求，“创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，明显提升以信息化为核心的档案管理现代化水平”。
（一）运用现代化管理模式建立干部监督档案
高职院校的干部人事档案管理工作是一项较为系统的工作，不仅仅是人事部门的具体任务，各有关部门也负有重要责任。在学校内部要建立和完善干部人事档案的收集工作机制，加强干部档案管理部门与纪检、教学、科研、审计等相关部门的协调与配合，在数字化建设工作之前充分保证干部人事档案材料的形成能规范、齐全、及时。在人事档案审核、转递、利用等环节，随时发现和纠正档案内容的失真问题，确保档案内容的真实性、严肃性。
在此基础上，建立干部监督信息档案。通过日常纪检监察、审计、信访、个人事项报告等方面的信息，运用数字化管理实现人事档案的现代化建设。
（二）优化数字化管理方式，提升人事档案管理的时效性
高职类院校，人事变动较为频繁，每年新引进的教师、退休教师数目多，调入、调出的教师也不少，人事档案更新频率快。再加上每年每人产生固定的人事档案数也最少不下3份，如，薪级工资调整表、教师党员的民主党员评议表、年度考核表、岗位调整表，还有一些不固定材料：干部任免文件、任免表、职称评审表、荣誉证书、培训材料、部分教师续签合同、工龄认定表等。再加上高职院校的教师具有“双师型”“学术人”的特点，除了教师职务的评聘外，部分老师还会有“工程师”“会计师”“技师”等职务的评审材料。总之，产生材料的繁多种类，就要求管理人员必须用数字化档案来提高档案管理的时效性，来保证每一册档案信息的及时性、完整性，为学院人才资源管理提供第一手信息。
（三）以档案数字化建设推动網络化管理
人事档案数字化对人事档案管理有着重要的意义，它是促进人事档案网络化发展的“催化剂”。网络技术和信息技术已经在改变着世界和人们的生活，特别是人事档案社会化、开放化管理的市场需要，给档案管理工作带来了新的契机，信息技术的发展，使档案网络化建设提上了日程。
利用学院已有的网络平台，人事档案管理人员将档案中不涉密的人事信息进行“提纯”，将不在保密范畴的信息共享在局域网上。通过管档后台，管理者可以从多角度了解一个人，对人事、组织工作有深远的意义。比如，“三龄两历一身份”、个人经历、思想政治、品德作风、才干绩能工作表现、职称评聘等，提供更为优质的人才档案信息。这对高职院校在领导决策、干部选拔任用、师资队伍建设、人才培养、科研等方面提供了重要凭据。 如此，人事档案信息化管理系统集成在高校信息化建设平台中，以实现数据的集成与共享。人事档案信息资源与学院的教学管理系统、科研成果管理系统、人事管理系统、工会管理系统等建立数据接口，实现共享。有效提高管理的效率和档案的利用率，还可促进人事档案管理模式的革新，从而充分挖掘人事信息利用率，更好地服务于高职院校综合管理，提升高职院校整体管理水平。
（四）树立安全意识，为人事档案管理撑起保护伞
《人事档案管理办法》中第一章基本原则里第四条：“在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全”。因此，作为人事档案管理部门必须为人事档案的信息安全保驾护航。
首先，通过法律手段实现保护。我国需要加快对电子档案管理进行立法的步伐。电子档案的法律效力已成为当下国内外档案界专家、学者不断议论的热门话题，明确电子档案的法律地位，这不仅是档案数字化过程中必经的举措，也能够为社会全面进入数字化管理模式提供土壤。
其次，有安全的技术保障。随着信息技术的飞速发展，对信息安全的防护工作也应日益凸显其重要性，只有安全技术的不断完善，才能为信息安全提供强有力的保障，需要建立完整的安全保障机制以防止人事信息的泄露，比如，对信息的加密处理、数据网络防火墙技术、杀毒软件应用、指纹识别、数字签名技术、操作系统安全核内技术。
同时，建立健全各项保障体制。纸质档案与数字档案相比利大于弊，建立严谨的信息录入考核机制，进行强有力的监督管理，确保纸质档案在与数字档案转换过程中的真实性、完整性、严肃性。如，管理体制、运行机制和投入保障机制。
（五）加强队伍建设，激发工作热情
在干部档案条例中明确规定了各级人事部门应加大档案管理队伍的建设力度。高职院校的人事档案工作更应配备有过硬的思想政治素质，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，严谨细致的工作作风，熟悉政策法规，不断提高政治、业务素质的干部，有丰富的档案管理专业知识，有信息素养促进信息化建设，能努力做好本职工作的党员从事管理工作。
档案工作人员要紧跟时代步伐，强化政治意识、大局意识、责任意识和服务意识。首先，强化业务知识学习。俗话说得好“打铁还需自身硬”，只有不断提高综合素质和业务水平，不定期进行业务理论学习，深入掌握现代人事档案管理模式，提升管理技能，提高管理人员的信息技能，强化信息技术能力，熟练掌握人事档案管理的信息化应用。才能坚决拥护档案的真实性、完整性、实用性。其次，做好专职、兼职档案人员的队伍建设，更好地统一规范干部人事档案的外在形式，确保每一本档案的标准化、规范化建设。
“要关心爱护基层干部，主动为他们排忧解难。”人事档案管理是一项工作量大、具体业务繁琐、同一种事情需要不断反复做的工作。因此，需要档案相关部门以严格管理和关心工作人员相结合，激励机制和约束管理并举，完善档案管理人员各项考评体系。如，为他们提供学习深造的机会，职称晋升机会、给予档案工作人员补贴待遇等，以此激发他们的工作热情。认真履行好党和人民赋予的重要职责。
我们必须加强高职院校人事档案管理的信息化建设，积极地将先进的网络信息技术与数字化人事档案管理技术结合起来，更好地促进高职院校人事档案的网络共享。进一步充分发挥人事档案管理数字化在当今信息化社会中的重要作用，构建以组织人事为中心，按权限分级赋权提供阅档服务的网络化管理格局，有利于提高档案工作的效率和现代化水平，有利于确保数字化档案的永久性和安全性，有利于提高档案服务水平，拓展和实现档案信息资源共享，有利于提高学院的公共服务能力。为高职院校科学发展、人才强校战略发挥应有的作用，更好地服務于学院教职工和高等教育事业的发展。
参考文献：
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[2]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要[EB/OL].（2016-04-07）[2016-04-19].
[3]冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].档案管理，2014（208）：87.
编辑 张 慧
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