一种关键情报课题管理模型

来源:用户上传      作者:

　　[摘要]提出一种新的关键情报课题管理模型，这个模型能够有效地表示有关情报需求、情报支持和情报要素的CI专业知识，帮助CI专业人员更好地搜集、分析和整合决策者的情报需求，改善对关键情报课题的管理，更好地实现信息的采集和情报共享。
　　[关键词]竞争情报系统　关键情报课题　情报需求　情报元素
　　[分类号]G353
　　
　　1　引言
　　
　　现代企业面临着越来越复杂的内外协作和竞争环境，而剧烈的竞争又迫使企业不得不更快地做出决策，以应对市场的快速变化和竞争者的挑战。因此，当今的竞争情报(CI)专业人员必须为企业的决策者提供实时的、切合需要的竞争情报，并保证企业的决策者能够充分地共享这些情报。面对这一挑战，一个重要的成功因素就是确定决策者的真实需求，并以此来指导整个竞争情报工作，这也是竞争情报循环中计划与定向阶段最重要的任务。没有正确的情报需求，情报采集者可能会采集错误的信息，分析者可能会纠缠于错误的问题，所有的情报工作都可能付诸东流。
　　为了有效管理决策者的竞争情报需求，Herring在1999年提出了关键情报课题这一概念。关键情报课题方法是一种系统、正式地识别和分析决策者重要情报需求的方法和过程。这一方法或过程所获得的结果称为关键情报课题。需要注意的是，关键情报课题不是一些简单的情报需求，它不仅包含管理者因竞争环境的变化而不断变化的情报需求，还包含为有效地满足这些需求所采用的计划、方法和所需要的资源。成功实施关键情报课题方法的关键是通过和决策者的交流掌握决策者真正的情报需求。CI专业人员通过访谈、例会等形式，和决策者进行面对面的交流，搜集决策者关注的情报，并通过分析和归纳，形成关键情报课题。关键情报课题在国内得到了很多学者的关注，一些学者专门撰文介绍国外关键情报课题的使用方法和经验，并对我国企业如何实施关键情报课题提出了建议与看法。
　　关键情报课题已经成为竞争情报工作循环中定向与规划阶段的核心，是管理竞争情报需求最常用的方法。但当前竞争情报系统对关键情报课题方法的支持非常有限。Fuld＆Company被公认为竞争情报咨询业中的权威，由美国著名的竞争情报先驱人物Fuld创建。Fuld＆Company从1998年开始每年推出竞争情报软件调查报告，其2008―2009的报告采用5级评分标准(优秀、非常好、好、一般、差)，并在定向与规划阶段根据软件对以下3项功能的支持，对13个常用竞争情报软件进行了评测：
　　・记录关键情报课题和关键情报问题。
　　・记录竞争情报需求。
　　・管理情报工作流程和情报项目流程，以支持CI专业人员之间以及和企业其他员工之间的协作。
　　在评测的13个竞争情报软件中，仅有4个获得了优秀，2个评分为非常好，5个评分为好，另有2个评分为差。国内学者在对竞争情报软件的研究中也认为，当前竞争情报软件仅能为竞争情报需求管理提供一个方便组织和跟踪的框架结构，关键情报课题还是要由熟悉公司情况的竞争情报人员来完成，也难以随着企业情报需求进行动态跟踪和修改。
　　从以上研究结果中，我们可以看到，在关键情报课题的实际操作和竞争情报软件提供的功能之间还存在着一定差距。在竞争情报系统中信息和工作流程是按关键情报课题组织的，并没有记录cI专业人员是如何对决策者的需求进行分析和归纳，并形成关键情报课题的，决策者的需求和关键情报课题之间的关系没有得到体现。也就是说，竞争情报系统仅记录了关键情报课题方法的结果，而没有记录关键情报课题形成过程中的重要信息――情报需求是如何分解和整合形成关键情报课题的。这种差距显然不利于对决策者需求的不断跟踪和分析，不利于追踪提出原始情报需求的决策者，并将情报及时分发给这些决策者。
　　这个问题发生的根本原因是与决策者的交流和对决策者需求的分析和归纳是一项智力活动，需要cI专业人员的知识、经验和方法，而当前的竞争情报软件并不具备这些专业的知识、经验和方法，因此无法记录关键情报课题形成过程中的重要信息，而只能记录关键情报课题的结果。
　　针对这一问题，本文提出了一种关键情报课题管理模型，这个模型中蕴含了cI专业人员关于竞争情报和竞争环境的专业知识和经验，可以搜集并记录决策者的情报需求，按cI专业人员的要求对情报需求进行分类、整合，形成关键情报课题。本文还将详细介绍利用这个模型生成关键情报课题，利用模型中记录的信息来采集与情报需求相关的信息以及利用模型来实现情报共享的方法。
　　
　　
　　2　模型结构
　　
　　模型由任务模板、情报模板、情报要素、情报要素值和元素值的别名5种元素组成。图1给出了这5种元素和它们之间的关系。
　　任务模板代表决策者对情报的需求。决策者的情报需求来源于决策者需要完成的任务，如制定某项决策，或需要了解某些竞争态势等。相同类型的任务需要相同类型情报的支持，由相同的情报元素来说明(参见下文对情报模板和情报元素的说明)，所以称为任务模板。任务模板可以是战略级的，如制定投资、并购或产业调整计划，也可以是战术层面的，如制定某种新产品的上市方案，还有可能是需要对市场环境、产品技术、或竞争对手的监控等。
　　任务模板中包含了对情报的需求，换句话说，要完成这种类型任务，需要一定的情报作为支持。不同类型的情报用不同的情报模板来表示，如某种产品的销售价格，或某个行业的利润率等。因为情报模板代表了情报的类型，而不是具体的情报，所以称为情报模板。每个情报任务需要的情报用一组情报模板来表示，同一个情报模板也可以为不同的情报任务提供情报支持。例如，制定一项新产品上市计划可能需要市场容量、客户偏好、同类产品销售价格、常用销售渠道、推广方式、促销方案、竞争对手的产品竞争策略和可能采用的对策等相关情报的支持。而与市场和竞争对手相关的情报模板也可能是市场或竞争对手监控情报任务中包含的情报模板之一。
　　情报元素是竞争情报中的一些关键要素，如产品、竞争对手、销售价格、时间等。情报元素按取值方式可以分为枚举型和数值型两类，如产品、竞争对手这类情报元素的取值范围可以用一组固定的字符串来表示，属于枚举型，而价格、数量、时间这类情报元素则属于数值型。一方面，情报元素用于说明任务模板，用于说明任务模板的情报元素称为任务要素。当限定了任务模板相关情报元素的值后，就定义了一个具体的情报任务，表达了对一组由情报模板代表的情报的需求。如对于制定新产品上市计划这个任务模板，相关的任务要素包括产品、市场范围等；如果指定产品是高档笔记本电脑、市场范围是台湾，则通过与该任务模板相关的情报模板，可以清晰的获得决策者的情报需求。另一方面，情报元素也用于说明情报模板所代表的情报中应包含的信息，与情报模板相关的情报元素称为情报要素。如对于同类产品销售价格这个情报模板所代

表的情报应包含产品制造商(竞争对手)、批发商或零售商、产品名称或型号、销售地区、售价等信息。一旦决策者定义了高档笔记本电脑在台湾的上市计划这个情报任务，相应的也指定了同类产品销售价格这个情报模板中产品为高档笔记本、销售地区为台湾。
　　元素值用于指定枚举型情报元素可能的取值范围，如指定公司的竞争对手都有哪些，或公司经营的市场范围可以划分为那些地域等。
　　元素值的别名用于记录代表同一元素值的不同字符串，如电脑也称为计算机等。通过使用别名可以提高信息自动搜集过程的查全率。3模型应用
　　上文详细地介绍了本文提出的模型，以下将阐明这个模型如何有效地表示CI专业人员的知识和经验以及利用这一模型进行关键情报课题管理、信息采集、和情报共享的方法。
　　3.1　CI专业知识表示
　　在这一模型中，包含了以下三类CI专业知识：
　　・决策者的情报需求类型，即决策者需要情报的用途，这类知识用任务模板来表示。CI专业人员可通过对企业不同职责、不同岗位决策者的情报需求进行归纳总结，定义为任务模板，将关于决策者情报需求的知识固化、记录下来。当然，还要与决策者不断交流，跟踪决策者新的情报需求，以对任务模板进行完善。
　　・完成情报任务所需要的情报类型，即完成一个情报任务需要哪些情报，这些情报中应包含哪些信息，这类知识用情报模板来表示。CI专业人员可以通过对任务模板的分析，指明完成这类任物所需要的情报，以及这些情报中应包含的信息，来定义情报模板。
　　・关键情报要素的取值范围，类似于常用的关键词列表，但这个列表是按情报要素进行分类的，而且代表相同语义的关键词通过别名关系组织起来。这类知识用元素值和元素值别名来表示。
　　这三类CI专业知识由熟悉企业情况的CI专业人员掌握，是CI专业人员知识、技能和经验的结晶，是搜集、分析决策者情报需求并最终形成关键情报课题的基础。通过本模型，可以将这些CI专业知识固化在系统中，并随着竞争情报工作的不断发展而不断完善。具有这些知识的系统将能更好地辅助CI专业人员搜集、分析和汇总竞争情报需求，制定情报工作计划。
　　3.2　关键情报课题管理
　　关键情报课题管理的主要任务，就是搜集决策者的情报需求，通过分析归纳，生成关键情报课题。
　　使用本文提出的模型，决策者可以通过选择任务模板，指定任务要素的值，来提出对任务模板中的情报模板所代表的情报的需求。选择任务模板并具体指定任务要素的值，称为定义一个情报任务。同时，这些任务要素的值也传递给情报要素，这些部分情报要素已经赋值的情报模板，就详细地表示了决策者的情报需求。这样，通过定义情报任务，决策者有效地提出了情报需求，将决策者所需要的情报与决策者要完成的任务关联起来，给进一步的信息采集和情报分析工作提供了指导。Breeding提出，当CI专业人员获得一个情报需求时，首先要提出的一个关键问题就是“怎样使用这份情报，或要做出怎样的决策”，因为这样可以使CI专业人员深入了解决策者到底需要什么样的情报，而不至于给决策者提供无用的信息。
　　同时，使用情报任务来搜集决策者的情报需求，也方便了对情报需求的分析。按模型的定义，情报元素可以看作是情报需求的属性，如果将所有不同的情报元素作为一个向量空间的不同维度，所有的情报需求都可以转化为这个向量空间中一个向量。通过将情报需求转化为向量空间中的向量，便于使用成熟的数据挖掘或数据仓库技术对情报需求进行分析、挖掘，并整合为关键情报课题。在这个向量空间中，CI专业人员可以把所有情报任务中包含的情报需求按各种维度进行分类整合，如按不同产品分类，或按不同竞争对手分类，甚至可以建立一个分层次的情报需求分类，如先按产品、再按销售地区、再按竞争对手分类。这样，CI专业人员可以按实际情况的需要，对情报需求进行各种分类、挖掘、整合，从而更好地定义关键情报课题。
　　3.3　信息采集
　　当今的CI专业人员每天都面对海量的信息，从这些信息中筛选、提取有价值的、决策者关注的信息，是情报分析的前提。使用本文提出的模型，可以自动将决策者的情报需求转换为信息检索式，从而实现对信息的自动采集。
　　因为情报需求是由情报要素所定义的，情报要素的取值范围对应情报元素值和值的别名定义，因此，对一个具体的情报需求，我们可以把相关的情报元素值和值的别名组合起来，形成检索式，自动地从信息源中检索符合情报需求的信息。结合信息抽取技术，可以将情报模板看作是信息抽取模板，进一步对采集的信息进行加工，将信息转换为结构化的形式，更方便CI专业人员对信息的分析和加工。
　　同时，通过使用元素值和值的别名，可以在一定程度上缓解信息采集中同义词或多义词带来的语义问题。如“Dell”公司，有的译为“戴尔”，有的译为“德尔”，通过定义元素值“Dell”及其别名“戴尔”、“德尔”，可以避免在信息采集时遗漏关于“Dell”公司重要的信息，提高信息的查全率。
　　3.4　情报共享
　　由于关键情报课题是在采集分析、决策者情报需求的基础上，对情报需求进行整合的结果，所以在根据关键情报课题生成最终情报产品后，如何获得提出相关原始情报需求的决策者，通知对这个情报产品感兴趣的决策者，并获得他们的反馈，是竞争情报工作循环中报告和通知阶段的一项重要任务，也是企业竞争情报系统发挥效能、持续发展的关键。
　　使用本模型后，生成的关键情报课题是对情报需求按情报元素进行分析、挖掘而来，所以最终生成的情报产品按其中涉及的情报元素，可以很方便地和情报需求联系起来。这样，决策者就可以通过自己定义的情报任务，按情报模板的分类查看相关的情报，从而实现情报共享。同时，还可以结合用户职能代理技术，对决策者情报需求的历史记录进行分析，挖掘决策者可能关注的领域，一旦获得了相关的情报或生成了有关的情报产品，就将情报直接推送到决策者的桌面上，为决策者提供更主动的情报服务。
　　同时，可根据决策者的不同职能、不同岗位赋予决策者相应的职责，并将职责与决策者能够使用的任务模板和任务要素联系起来，限定决策者能够提出的情报需求和获得情报的范围。这样既解决了情报用户的身份验证问题，也能避免决策者访问未经授权的情报。

转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-153472.htm