浅谈高校档案管理工作

来源:用户上传      作者: 萨仁其木格

　　新形势下高校档案管理工作与其他工作一样，要有所创新，同时也可以借鉴同类院校的档案管理办法，引进国外先进的档案管理经验，适应新时期发展的需要。笔者认为需从以下几方面探讨和研究如何改进高校档案信息管理工作。
　　1、提高档案人员综合素质，增强全员档案信息意识
　　档案信息对个体、群体而言都是非常重要的历史信息资源。经过多年的努力，高校档案信息管理工作无论在软件还是硬件上都得到了改善和加强。但由于科学管理的方法不够完善，档案宣传的力度和持久性欠缺，使得档案意识不够深入人心。重视档案管理工作，首先要求档案管理人员要发扬档案工作者的优良传统和作风，增强做好档案工作的责任感和使命感。提高档案工作者的创新能力，采取行之有效的措施，创造学习进修的机会，提高业务素质，成为既懂专业知识，又能驾驭相关学科的复合型人才。积极宣传档案在为社会服务和经济建设中所发挥的作用，大力宣传《档案法》及有关法规，通过生动地宣传档案和档案工作，消除人们对档案的陌生感、神秘感，提高全员的档案意识。结合实际情况，制定严密的档案管理制度，保证档案工作顺利进行，做到有法可依，依法建档，奖惩分明。
　　2、开创性地开展基层档案管理工作
　　为避免和减少档案原始资料的来源不完整及部分重大资料被遗漏，高校可以建立档案信息资源管理网，在这个网络上由学院、系、室等办公室的机要员或秘书组成兼职档案员。首先，档案管理部门应不定期地对这些档案管理人员进行档案业务培训，及时通报信息，使他们能熟悉档案业务，并对本单位的原始资料进行收集、保管和整理，准确判断各类材料的价值，按要求立卷归档；其次，要加强监管力度，定期检查或抽查各部门档案工作开展的情况，制定档案工作的等级标准和对个人的考核标准，建立奖惩制度，激发责任心，调动工作的主动性和积极性；第三，提供相应的硬件设备，提高网络化档案信息管理的水平，为学校原始档案信息源更趋完整提供支持。
　　3、建立校园档案信息登录管理系统
　　高校的优势在于具有完善的校园网，校园网的产生使档案工作发生质的变化，一改传统的手工操作为电子文件，变被动工作为主动工作。利用先进的设备、科学的方法和手段来提高档案信息管理和利用的效率。因此，作为档案工作者应改变旧的观念，用现代的新思维来思考、讨论和实施新时期的档案工作。积极组织专门人员开发“收集”“查询”“利用”档案信息软件系统，通过校园网络这个传播媒体和各自终端，随时为读者提供相关资料。
　　作为各类原始信息源存储重要基地的档案管理部门，要充分利用计算机网络来开发出各类可行的软件系统，在网上建立档案馆档案信息收存网站，并在该网站开辟两个系统，一是存档资料系统，内容涵盖学校所有需存档的资料，该系统设计可以表格的形式，比如其项目可设置成：单位、姓名、存档、项目内容、时间、级别、属性(即科研、教学、管理、捐赠等等)，目的是让学校有关人员可以随时将相应的资料，通过网络向档案管理部门提供内容全面、语言简练的信息，对学校档案管理部门人员在接收各类存档材料时，起到监督和检查的作用，保证绝大多数信息源不被遗漏。另一个是查询系统，利用者先在该系统查找所需内容，再到档案管理部门索取实物。这种运作方式是管理创新的体现，对档案工作有利无害，值得研究和探讨。
　　4、建立新的管理机制，深度研发档案信息资源
　　档案管理工作实现了科学化管理后，档案管理部门也需实施职能的转变，开拓新的管理机制，积极鼓励管理人员投入到对档案利用方面的研究，将庞大的档案信息从无序状态变为有序状态以体现它的价值。主要从以下三个方面着手：一是着重加强档案著录，完善科学检索体系；二是大力加强学校档案的编研工作；三是档案信息系统化。利用各种宣传媒体，比如在网络和报刊上开辟“档案利用”专栏，交流体会，介绍各高校档案开发和利用的知识，如档案馆(室)服务人员根据自身所在部门及单位的某些重大科研课题、工程项目、产品，在充分了解用户需求的基础上，有目的地深入有关单位、场地、市场等进行文献调查、实地调查、市场调查、用户调查，加以认真分析、鉴别，并进行归纳整理，最终以综述、述评和专题信息、研究报告等形式，提供给有关科研机构、工程技术部门、决策部门和生产厂家，有偿服务，达到双赢。

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