加强资金管理 防范资金风险
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作者: 郑应广
1 资金风险概述
资金是企业生存与发展的基础,是企业进行经营活动的血脉,其高流动性使之能任意转换为其他任何类型的资产,如果管理不善,极易引发各种风险。因此,必须建立健全资金内部控制制度,加强企业资金管理,确保企业资金安全完整、正常周转和合理使用,减少和避免损失浪费。
引起资金风险的原因很多,主要包括内部因素和外部因素。内部因素主要是由于管理不善引发的不良债权以及贪污、诈骗、挪用等违法乱纪行为;外部风险主要是生产经营的不确定性带来的风险,如企业从事高风险业务带来的高资金风险。虽说风险无处不在,很难预先确定,但这决不表明对风险的防范无能为力,许多成功防范资金风险的经验都给我们以有益的启示,使我们有可能、有能力对资金风险采取积极的防范。总的说来,必须针对企业所从事业务的特点,按照“职能分割,制约监督”的原则,建立业务管理、风险管理、财务管理三位一体的管理控制平台,完善事前防范、事中控制和事后监督的控制体系。只要设计完整的程序和方法,加强内控管理,就能有效防范资金风险,确保企业平稳运行。
2 福铁投总公司加强资金管理的必要性
从多经发展的历史看,多经创业之初,由于不熟悉市场规则和缺乏有效的内部控制,导致大量的不良债权和无效投资,有的企业因此破产倒闭,导致国有资产流失,给我们留下深刻教训。2005年全路统一进行的资产清查,福铁投总清理了大量的不良资产,其中绝大多数是2000年以前因为乱投资、乱借款、乱担保以及对外贸易形成的不良债权。并局后,对外投资、借款、担保的权限统一归口路局,基层企业只有执行职能,因此乱投资、乱借款、乱担保所形成的资金风险不是福铁投总所需防范的重点,福铁投总所关注的重点应该是经营过程中产生的资金风险。
从目前所处的经营环境看,经济全球化,市场竞争日趋剧烈,国际金融环境恶化,全球经济危机爆发,企业资金紧张,面临缺口的困难,特别是中小企业、民营私营企业面临资金链断裂的危险,企业三角债膨胀。这种形势增加了企业的市场风险、经营风险,特别是贸易风险。当前铁路多经的大发展要求企业不断做大做强收入,在收入增加的同时,风险也随之增加,因此,目前对多经资金风险防范的关注处于前所未有的高度。路局所属个别多经企业在近一两年发生的几起贸易纠纷案件更给我们警示:必须加强资金监管。
3 防范资金风险的重点业务领域及存在的主要问题
多经重组后,福铁投总集团公司的业务主要包括以下几项:大宗商贸、工程施工收入、房屋租金收入、运输代理收入、客票收入等。
由于要完成资产经营考核指标,福铁投总商贸业务比重越来越大,以2008年福建投总收入构成为例,商贸收入占总收入的比重达到25%,日常需要动用的流动资金达2~3千万元。商贸业务主要涉及路外市场,风险最大,应作为资金监控的重点。而近年来,工程施工和房地产业也逐步做大,成为另一创收支柱,而且工程施工、房地产涉及路外市场的比重也逐步加大,也存在一定风险。
由于商贸的资金安全处于监控的重点,因此,现以商贸经营为例,分析资金监管方面存在的问题:
3.1 交易对象选择不当。商贸合作没有仔细调查合作对象的背景,在对方资信不明的情况下,听信中间人介绍,仓促交易,最后发现对方已经是负债累累、官司缠身的企业。造成了资金风险的前提。
3.2 滥用结算方式。银行承兑汇票是有价证券,是货款支付方式,是合同双方的结算手段。它虽然给交易带来便利,但同时也加大了资金风险。由于银行承兑汇票一般都由业务人员带往外地,脱离了资金的主要监管部门――财务部门的监控,而且业务人员普遍缺乏应有的财务知识,极易发生问题。
3.3 合同管理不严。有的企业在商品购销业务中,签定合同条款不清,合同没有按照规定送上级审核备案,存在重大瑕疵,产生纠纷时使我方陷入被动局面,造成索赔困难。
3.4 内控制度存在缺陷。重大经营项目由企业个别主要经营者决定,没有经过三重一大程序讨论通过,或者程序上虽经过集体讨论,但相关人员并未发挥应有职能,只是举手机器。
4 建立“三全”管理体系,加强商贸资金管理
内控管理制度是企业在经营活动中自我调节、自我约束运营行为的集成体系,是作用于企业活动全过程的改善、监督、制衡的机制管理。内控管理体系的建立,是在企业内控管理的基础上,对企业遵循性目标实行有效地调控,对价值性目标实行严密地监督,保证企业管理水平提升,增强资金风险防范能力,是企业防范资金风险的坚实平台,可以保障企业全面、和谐、可持续地发展。
全面内控管理体系的特点和性质,决定了建立体系必须突出“三全”管理,即全员、全面、全过程地管理。
全员管理。全面内控管理体系的建立和运行,需要企业全部成员的自觉参与、精心构筑、认真执行。也就是说,包括了企业决策层、职能层、责任中心层在内的全部人员的共同努力,共同奉献。这其中既含有对全部人员的数量要求,同时也有对所有参与者的规范意识要求。只有全员参与内控管理,才能体现内控管理制度的亲和力,保证执行制度的力度。
全面管理。全面内控管理贯穿于企业生产经营活动的始终,全面地反映了企业管理要义的共性与特殊性的要求,是任何一种专业管理方法所不能替代的,其核心体现在:一是企业管理各环节互动配合与和谐支承,二是各管理环节有力监督和制衡。只有体现全面性,才能堵塞权责交叉、权责不清、制衡不到位或重复的疏漏。
全过程管理。全面内控管理体系的建立必须是涵盖企业纵向组织机构和横向生产经营活动的全过程,实行对企业全部经营活动的事前控制、事中控制和事后控制。在全过程的管理中,要着力体现流程控制和结点控制的有机性、职能专业控制和管理体系控制的和谐性、常规控制和预案控制的统一性;要注意克服重决策轻效果、重制订轻调整、重形式轻实效、重人治轻法治的倾向;注意做好对全过程的跟踪监察、指导和考核,确保运行。
以商贸经营为例,结合全面内控管理体系的原则,可以采取以下措施减少风险:
4.1 充分调研,精心选择合作对象
必须组织相关专业人员对项目进行充分调研。调研人员对事实、数据的真实性、完整性负责;必须对合作或交易方的资信情况调查清楚。资信情况主要包括以下内容:经营资质、资产、财务状况、近期银行资金流转、上年度财务审计报告等情况,并由对方出具资产没有被查封、抵押担保的书面保证书。目前投总集团公司内各单位基本上没有建立专门资信管理部门,一般由业务经办部门负责合作对象的资信调查。建议成立专职的资信调查部门,配备专职的资信调查人员,所属企业如资信调查能力不足,可请求投总协助。资信调查工作可以与市场调查结合进行。日常经营中就应收集拟合作对象的资料,可以从公开的信息,如媒体发布的企业形象介绍,工商注册资料、税务登记资料,了解企业的规模、效益,建立拟合作对象信息库,走访与合作对象有业务往来的企业,了解合作对象履约情况等等。一般情况下,应尽量选择大中型国有企业及有实力的民营企业。经过了解,合作方资信不清,或不具备履约能力的,应立刻停止与其合作进程。
4.2 加强合同管理
目前存在的问题主要是基层单位签订合同不送审,履行不守约,合同签订和履行完全脱节等问题。
签定合同时,特别要考虑付款时间、条件。合同签订后,各单位、部门主管及经办人员必须严格按照合同约定履约,发现对方不履行或不按合同约定履行时,必须采取制约措施并及时报告。货物交验、款项支付环节必须按照合同约定办理,经办人员不得擅自变更约定。如果确需签订补充合同的,必须按原签订合同的程序报上级批准。
4.3 合理设计交易方案
商贸经营一般采用一单一结算的原则,一笔交易结束后,应及时在规定时间内收回应收销售款。及时取得发票冲销结转预付款,上一单未结算完毕的,不得继续支付下一笔的货款
4.4 严格执行大额资金联签制度
大额资金联签是资金流出企业前的最后一道关卡,因此,认真落实大额资金联签,能有效降低资金风险。各联签人要高度负责,仔细审核付款依据,发现疑问的要及时提出并暂停资金支付,待相关手续齐全后方可支付,属于上级单位联签事项的,应报上级联签后方可支付。
4.5 建立风险处置机制,最大限度减低损失
在合同执行过程中发现对方不按合同约定履行义务等异常情况(如款项或货物在合同约定期内未收到)可能对企业造成资金、资产损失的情形,经办人应向主管领导报告,企业对该事项立即风险预警。经过催收后仍无法解决的,应及时采取诉讼措施,避免错过最佳清欠时机而造成损失。
4.6 实行资产抵押
经过考察,确认可以合作的,但对方又属于中小民营企业的,可要求对方提供无抵押、质押的资产,可以有效避免纠纷发生时我方减少损失。
5 克服麻痹思想,确保资金安全
5.1 工程施工企业必须注意的问题
5.1.1严格按照工程合同付款。施工企业必须按照工程进度结算工程款,不得提前支付工程款。支付依据必须合法、有效,严格按照施工企业财务规定办理。
5.1.2严格执行债权债务签认对账制度。工程施工企业,一个项目的施工周期超过一年,债权账龄普遍超过一年以上,部分项目如质量保证金账龄更长,债务单位非路内企业,因此应特别重视债权签认,避免因超过诉讼时效,或债权被其他单位人员恶意冒领,造成不应有的损失。
5.1.3牢固树立依法纳税意识。加强发票管理,工程施工企业在物资采购、工程结算中,需要接受大量发票,在路局施工系统多经企业中发生过接受假发票而造成资金损失的情况,因此,为防范未然,必须加强发票管理,建立相关制度,建立相应的假发票的责任追究制度,防范税务风险。
5.2 资金的风险与所从事的业务紧密联系。一般说来,高风险高收益的业务,资金所面临的风险必然要高,反之亦然。但是,这种情况并不是绝对的,如果管理不善,低风险甚至无风险的业务,也有产生资金风险的可能。如上世纪90年代,个别从事延伸服务的企业,由于缺乏必要的内控制度,审批制度,个人随意同意客户拖欠款项,甚至替客户垫款,产生了本不应发生的不良债权,造成资金风险。因此,对于运输代理等传统业务,在控制资金风险方面要做的就是严禁客户拖欠资金,一旦发生拖欠资金的情况,必须立刻采取措施。
总之,只要建立健全内控制度并严格执行上级相关规定,就能够在做大收入的同时,有效防范资金风险,取得企业效益最大化。
参考文献:
[1] 企业内部控制规范――基本规范.财政部2008.
[2] 内部会计控制规范――销售与收获(试行). 财政部,2002,12.
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