浅谈企业档案信息化管理

来源:用户上传      作者: 何燕宁

　　[摘要]企业档案作为企业信息资源的一部分，应强化企业档案信息化管理，将企业档案信息资源融入企业的信息化建设，最大限度地发挥企业档案信息资源的作用，了解企业档案管理的必要性，找出企业档案信息化管理的存在问题，完善企业档案信息化管理的对策。
　　[关键词]企业档案；信息化；管理
　　[中图分类号]C271
　　[文献标识码]A　[文章编号]1672―2728(2010)11-0131-04
　　
　　企业信息不仅是企业重要的经济资源，也是企业在激烈的市场竞争中所拥的竞争实力。我国加入WTO后，各企业已将能否迅速掌握及处理信息资源作为企业参与国际竞争的关键因素。企业档案作为企业信息资源的一部分，如何强化企业档案信息化管理，将企业档案信息资源融入企业的信息化建设中，最大限度地发挥企业档案信息资源的作用，是我们每个档案工作者都要认真思考的问题。
　　
　　一、实现企业档案信息化管理的必要性
　　
　　企业档案信息化管理是指运用现代科学技术手段，对企业档案的信息资源有序整理，对档案信息数据库开发建设，对档案人才队伍建设等，以促进企业档案信息资源的开发利用。
　　
　　(一)企业档案信息化管理是社会发展的必然趋势
　　1.企业档案信息化管理是适应国家、政府信息化建设发展的需要
　　(1)国家信息化建设的需要。面对当今世界经济和社会大发展的趋势，党中央、国务院提出要在未来的五年内，把国民经济和社会信息化的发展放在优先位置，用信息化带动工业化，实现经济结构和产业结构的优化升级，实现生产力的跨越式发展，加速国家现代化。
　　(2)政府信息化建设的需要。在2000年12月召开的全国政府系统信息化建设工作会议上，政府又提出用三至五年的时间初步建立以“三网一库”为基本架构的我国政府系统信息化的枢纽框架，即政府机关内部的办公业务网；中央和地方政府及部门间的办公业务资源网；以因特网为依托的政府公众信息网；政府系统共建共享的电子信息资料库。
　　档案信息资源作为国家、政府信息资源的重要组成部分，它将融入国家、政府的信息资源管理中。要跟上国家、政府信息化建设的发展步伐，企业档案只有改革现有的管理模式，朝档案信息化管理方向发展，才能适应国家、政府信息化建设的需要。
　　2.企业档案信息化管理是适应现代化企业信息发展的需要
　　(1)现代企业是信息企业。伦敦商学院信息管理学教授迈克尔・厄尔提出，我们的企业已经从工业时代进入了信息时代。每一家企业都是信息企业，经理是企业的信息处理者，他们通过掌握的信息作出计划、协调、控制和决策，企业经营管理依赖信息，信息与企业息息相关，离开信息的企业便无法生存，而作为企业信息主要集存地的档案信息便令人感觉如此的重要。
　　(2)企业信息化建设需要档案信息化管理。档案信息化管理可以使企业现有的档案信息资源得到更好的开发利用，并给企业和企业、企业和用户间提供一个相互了解、相互沟通的最佳桥梁。例如，现在不少城市的企业就已经在网上推出了自已的档案信息网站。通过网站将企业的业务、企业的产品、企业的先进人物，企业的精神文明建设情况、企业的现代化经济建设情况等通过网站的窗口介绍、展示给广大的用户和群众，并使用户能自行查询、了解企业，了解企业的档案信息，企业通过四通八达的网络和小小的电脑荧光屏，便树立起了自己的品牌。
　　(3)企业的信息化管理是促进企业档案信息化管理的前提。企业档案的信息化管理将更大地促进企业经济建设的发展。如现代邮政企业就是在探索企业的信息技术发展中前进的。过去，人们交流、获取信息的渠道太少，大多数是通过在邮局寄信、看报纸，杂志等而获得。邮局信件因为手工处理，程序烦琐，信息传递极慢。20世纪90年代后，计算机通信技术、数据通信、图像通信等科技手段的飞速发展，社会信息传递渠道增加，使人们不再依赖寄信等传递方式，传统的邮政通信业务受到挑战。邮政企业的决策者们意识到开展企业信息技术建设的重要。“十五”期间，邮政将推进企业信息化进程作为新世纪的战略选择。经过数年的努力建设，迄今，邮政计算机综合网已陆续建成，邮政业务网络一体化已成为现实，邮政储蓄网上异地存取、网上寄信、网上查询邮件、网上邮购礼仪、鲜花等网上业务蓬勃开展。网络业务的发展给邮政企业带来了生机。企业信息技术的发展，促使企业的管理手段进一步迈进。企业将办公自动化建设作为下一步发展的目标，并将发展和带动企业档案信息化、现代化管理，利用现有的企业综合网、局域网将企业档案、信息资源充分开发、利用，最大限度地发挥企业信息资源的作用，更快的推进企业的发展。
　　
　　(二)档案信息化管理是变革传统档案管理模式的重要手段
　　要实现企业档案信息化管理，档案信息化管理系统的建立是基础。档案信息化管理系统的建立，将改变传统的档案管理模式，是档案管理朝现代化迈进的主攻方向。
　　1.档案信息化管理系统的建立，改变了档案收集工作的方式。传统的档案收集工作是将原始的纸质文件由分散收集到集中处理的过程。随着信息处理技术和办公自动化的普及，档案的载体呈现多样化，从纸质向光盘、电子发展。这些新型载体档案具有纸质无可比拟的优势，信息含量大、检索方便快捷，其形成规律、保管方法、传输方式也和纸质档案不同，对传统档案标准、档案理论、保管方法和利用方式带来强烈的冲击。档案工作人员除了要收集原始纸质文件外，还要将原始纸质的文件、原始声像文件、现代网络传输的电子邮件等信息通过网络档案录入系统收集网络档案所需文件。网络档案信息化管理系统的建立，可以使档案收集更加完满。
　　2.档案信息化管理系统的建立，改变了档案的整理与鉴定工作方式，使档案的整理工作大大规范。由于种种原因，传统的档案工作基本是内向管理的模式，管理手段主要是手工操作，档案人员把自己的活动范围限制在封闭和半封闭的环境中，这样使一部分档案成为无人问津、保管良好的一堆废纸。现在，将档案的总目、分目整理按照系统合理运用，用计算机筛选录入、整理档案效率高且严格，为整个档案的整理与鉴定工作提供了便利条件。
　　3.档案信息化管理系统的建立也给档案的保管与利用带来了全新的变更。档案信息管理系统使档案的保管和利用从质到量都优于纸质档案，已经完全超出了传统档案利用手段的范畴。由于新技术的应用，文书、档案一体化，档案、图书、情报一体化，数据档案馆、虚拟档案馆、无界档案馆给利用带来了量的变化。电子档案的保管和纸质档案有本质的区别，而电子档案的保存可实现“无纸化、网络化”。
　　4.档案信息化管理系统的建立，使档案统计工作趋于简单化。档案的统计工作历来是最重要的工作。传统的档案统计涉及的项目内容多、统计数据要求很详细，有的内容年年重复统计，数量又不大，统计起来相当烦琐，而档案信息化管理系统却

是最擅长统计工作的。通过计算机统计，可以剔除每年重复统计的数据，只需将新的数据增加或删改，统计工作快而准确。
　　总之，档案信息化管理是一项综合的系统工程，它的建立不仅改变了传统意义上档案的性质，而且改变了传统档案的管理手段，实现传统档案的跨越式发展，使档案管理工作适应了企业经济发展的需要，并为档案的应用创造了新的机遇，开拓了更大的领域。
　　
　　二、当前邮政企业档案信息化管理存在的问题
　　
　　(一)档案软件相互兼容性差
　　邮政企业档案较早地在邮电分营前的1995年已开展用计算机软件录入档案信息数据。在较长的8年时间，档案软件从较早的DOS系统状态下使用的版本，升级为在WINDOS98状态下使用的版本，归档文件整理方法改革后的版本，3次软件版本的转换，由于软件数据库版本的不同，不能将旧版本的数据导入新的软件中使用，而软件开发中由于软件的相互兼容性差，导致过去录入的档案数据不能整合统一使用，造成已录入的档案信息资源的浪费。
　　
　　(二)档案硬件设备老化
　　由于邮电分营，分营后邮政企业大多数的办公用计算机设备、档案库房、空调机、去湿机等档案硬件设备已十分的落后、陈旧，加上邮政3年扭亏任务的完成，不少单位对邮政档案管理的硬件还未配备、更新。不少县局邮政的档案人员还在使用运行速度很慢、存储容量很小的386、486等计算机，给档案数据的录入工作造成了影响。整个邮政企业档案信息化水平的高低，说到底也取决于计算机等硬件化程度的高低。
　　
　　(三)档案人员业务水平综合素质低
　　笔者曾在邮政分营后的第一年对广西全区邮政的专兼职档案人员作过一次调查，全区共有96个单位，分营前从事档案工作3年以下的占70％，3年以上的只有10％。大专以上文化程度的40％，能一般进行计算机操作的只有40％。
　　调查显示，邮政改革后由于机构、人员精简，大部分从事档案工作的都是身兼数职的管理人员，档案业务不熟，加上档案人员调动频繁，新手多，未能及时受到业务培训。整个档案队伍档案管理水平不高，将导致企业档案信息化建设受影响。
　　
　　三、完善企业档案信息化管理的对策
　　
　　企业档案信息化管理的建设对于档案部门来说是一项崭新的实践，也是一项很复杂的系统工程，绝非轻而易举。它涉及到包括计算机硬件、网络、信息输出、获得与处理、信息安全以及微电子等多个技术问题，需要资金，需要人才，在运行模式上也需要结合本行业的实际工作不断的探索，不断的完善。
　　
　　(一)建立好企业档案信息化管理的长远期规划及具体的实施细则
　　1.企业领导重视企业档案信息化管理是关键
　　企业领导应认识到企业档案信息化管理的建设，是全面展示企业档案工作和企业各项成就的一个窗口，是使人们认识企业、促进企业间经济合作、为企业发展提供综合信息的一个桥梁和纽带。档案信息化管理作为一个系统的建设，不仅需要企业领导的高度重视，更需要企业各部门的大力协作配合，企业领导要有战略眼光和务实的作风来抓档案信息化管理的建设。如果只是口头支持，没有资金、设备的落实，没有技术人员的配合，这项工作单靠档案部门是完不成的。
　　2.明确企业档案信息化管理的规划和实施办法
　　档案信息化管理的复杂性、长远性，使之有一个客观指导性的规划和具体详细的实施细则，要有主管档案工作的领导负责，要有信息技术部门的技术协作。对档案信息化管理涉及到的网间合作、资源配置、协作开发、信息共享、网络建设等问题要有充分的可行性、科学的计划、以求协调配合、共同发展。要结合企业制定的信息化目标进程，确定档案信息化管理的目标、措施、步骤与要求，制定中长期发展计划，并确定档案信息数据库建立在企业即将开展和实行的办公自动化进程中，并将档案信息化管理的进程纳入企业的各项工作之中，作为今后档案工作的重点，扎扎实实的推进档案信息化管理的建设。
　　
　　(二)解决好企业档案信息化管理的硬件配置、软件开发和专业人才培训
　　档案部门要与信息技术部门多沟通、协调和配合，做好档案信息规划建设，并要在资金、技术、设备、网络通讯建设、应用系统开发等方面提出具体要求，争取将档案信息化管理建设项目纳入企业综合计算机网建设中，争取经费与技术的支持。
　　1.硬件问题
　　一个大型企业所需要的计算机网络结构有企业级交换机、工作组级交换机、主干网络、服务器、数据库、计算机等。档案管理和档案信息的利用也要充分利用企业信息化的技术手段和网络平台。如邮政企业档案网络便可利用企业现成的综合业务网络，将档案部分整合开发。
　　2.软件问题
　　档案信息系统软件是原件购买还是自行开发，要根据企业的信息化规模或技术能力而定。笔者在近年来使用的档案软件中体会到，软件的开发与选择首先应注意考虑软件的售后问题。售后条件不好，出现问题不能及时处理与解决，影响了档案人员对计算机操作的积极性。软件最好选择本地区档案局统一开发的软件。有条件的企业可自行研制开发或与电脑开发商共同研制开发。其次要注意考虑软件的兼容性。档案信息网络软件的标准要求在统一的基础上开发研制，可避免版本不一，不能兼容，造成浪费。如邮政企业由于兼职档案人员多，有时需要同时使用财务软件、人事软件，使计算机中内装入大量的其他数据、信息，过去由于购买的软件版本不兼容，较易引起了电脑死机等故障，影响了档案人员的正常使用。所以档案系统软件的开发还应考虑与企业办公自动化网络的兼容问题。
　　3.档案人才的培养
　　(1)档案工作者要具备一定的政治思想素质。档案人员要热爱本职工作，要有强烈的事业心和政治责任感，要牢固树立企业效益观念和保密观念，要遵循档案纪律和档案法，切实履行好一名档案人员的职责。
　　(2)要具备一定的科学文化和专业素质。现代企业档案信息化管理进程要求不仅要有熟练的档案业务管理水平，还要具备计算机操作、外语等现代化管理技能，以迎取现代科技进步和发展。企业档案工作者要有紧迫感，要加强提高自身文化水平的学习，加强电子、计算机操作等现代科学知识及操作技能的学习，主动积极参与企业档案软件的功能开发，将自身融入档案信息技术系统，向档案现代管理模式靠拢。
　　
　　(三)做好企业档案信息数据的录入工作
　　企业档案信息化建设管理的水平也体现在档案数据的录人数量上。只有大大增加档案数据库数据量，才能进一步发挥档案信息化管理的基础设施功能。推进档案馆数字化建设，尽快使档案数据化，这是一项艰巨的工作，又是一项迫切的工作。不久的将来，随着企业档案信息化管理逐步形成和完善，将大大促进企业各项工作的开展，网上办公、网上查阅、网上经营、网上交流等现代化管理手段将使企业经营如虎添翼。企业发展需要档案支持，企业档案信息化管理工作又将在企业信息化建设的发展中推进。
　　
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　　[责任编辑：钟山]

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