民生档案创新利用服务机制探索
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作者: 丁云霞
摘 要:民生档案是改革开放的实践中与时俱进的产物,充分体现了科学发展以人为本的精神,是档案工作关注民生的重要着力点。要健全民生档案,改进民生档案服务,创新民生档案利用服务机制,使民生档案更好地服务于经济、社会发展。
关键词:民生档案;创新利用;服务机制
中图分类号:G2/27 文献标识码:A 文章编号:1004-1605(2010)03-0090-02
民生档案是社会公民最关心、最直接、最现实的原始记录。据统计,一些档案馆在实际接待查档利用者中,查阅民生档案者占95%以上,查阅现行文件利用的情况也相当近似。如宁波市档案局对网上现行文件查阅点击率进行统计,仅社保福利和城乡建设两类的现行文件的点击率就占全部现行文件点击率的20%。崇义县档案管理部门每年向群众提供档案查询3000多人次,为800多人提供有利的档案证明。[1]因此,档案部门责无旁贷地要把民生档案建立好、利用好,为构建和谐社会尽一份责任。
一、民生档案是与时俱进的产物
随着改革开放的不断深入,中国的经济和社会发展不断取得辉煌业绩,同时社会的矛盾也日益显现。十六大以来,中央作出了一系列关注民生、改善民生、服务民生的重大举措,充分反映了中央对民生问题的重视。
在现代社会中,民生与民主、民权相互倚重。民生既包括物质生活状态,也包括精神生活状态。民生档案指与人民物质生活和精神生活相关的档案,种类繁多,涉及面广,包括下岗职工档案、社会救助档案、独生子女档案、公民出生档案、移民档案、房产档案、地籍档案、林权档案、水域档案、学历档案、就业档案等等。它具有原始性、基础性、凭证性的特征,在解决民生问题过程中发挥着越来越重要的作用。群众对民生档案的查阅需求越来越大,查询率越来越高,民生档案已经比较普遍地进入寻常百姓的生活之中。
档案部门服务民生,有利于维护党和政府的威信,有利于维护公民权益,有利于维护社会稳定。在落实党中央、国务院和各地党委、政府为改善民生出台的一系列政策措施过程中,档案部门积累和提供的民生档案,是开展工作、把好事办实的重要信息保障。公民通过查阅与自身直接相关的民生档案,可以解决工作和生活中遇到的一些实际困难和问题,维护自身的合法权益。有关部门通过各类民生档案,可以使在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、提供社会保障等工作中得心应手,妥善处理突发性、群体性事件,努力把矛盾和纠纷解决在基层,消灭在萌芽状态,为改革发展和社会稳定创造条件。做好民生档案工作是构建社会主义和谐社会,全面建设小康社会的需要,也是经济社会发展和人民群众对档案工作提出的新的要求。
二、民生档案利用服务亟待改进
民生档案作为关注民生、为民服务的重要平台,如何充分发挥其应有的功能,应是我们予以关注的问题。但是,从民生档案的利用和服务的现状来看,存在问题不少。特别是在网络环境下,其局限性显而易见。
1.对网络服务的认识不到位。目前大家都觉得借助网络环境进行民生档案利用服务十分重要,其主要原因是受外围网络环境与政策导向的影响。但完善其重要性表现在哪里,人们的认识十分模糊。当前,应从用户需求服务、信息知识服务、服务效益等方面进行研究,建立网络服务的理论体系。
2.网络利用服务的方式与制度不全。民生档案服务可以借鉴网络环境下的其他信息服务方式,如网站服务、开设电子阅览室、利用电子触摸屏技术、利用移动网络通信技术。由于观念、经费、人员等因素,现在各档案馆提供利用的方式迥异;即使有的档案馆形式较多,或者尝试使用新的网络服务方式,但因没有相关制度法规作保证,也不能充分发挥先进技能的服务功能。
3.缺乏网络用户培训机制。用户培训是提高现有用户的检索效率与培育潜在用户的有效方式。用户培训应包括知识培训与情感培育两方面。知识培训指提供档案检索知识、网络知识、民生档案内容指南、档案利用制度指引等,目的是提高用户的“易用性”。情感培育则指通过档案部门的地理位置、档案馆形象、档案人员的服务态度、服务方式、服务设施等途径,形成情感认同效应,目的是拉近档案部门与用户之间的心理距离。现实中后者往往被忽视,如有的档案馆只追求建筑高大雄伟,硬件很硬,但缺少档案馆外观与室内设计相适应的人文关怀;软件太软,有的档案馆因服务态度生硬、服务方式单一而将有的用户拒之门外,有的档案馆则因缺少人文特点的宣传与传播而加大用户对档案馆的生疏感与距离感。这些因素将直接制约民生档案的利用服务效果,甚至会阻碍民生档案工作的整体发展。
三、民生档案利用服务机制创新
传统的档案服务形式主要包括档案开放、档案展览、档案咨询、档案借阅、现行文件公开等。民生档案与人民生活息息相关,应开发更多更实用的档案服务形式。笔者认为,以下几种创新性的服务模式值得推广。
1.民生档案立体式宣传服务。民生档案关系千家万户,为了让广大群众树立“人人都有档案,家家都需档案,档案就在我们身边”的意识,档案部门首先应当创新民生档案宣传服务形式。一方面,通过报纸杂志、广播电视、网络等多种媒体进行宣传;另一方面,还可以向市民发送传单,让民生档案理念深入千家万户。宣传内容以民生档案发挥的效果展示为主,以激发群众的民生档案需求。
2.一站式民生档案服务。计算机网络在我国已经渐渐普及。由于民生档案涉及面广,利用互联网建立民生档案服务平台,开展相关的民生档案服务势在必行。这个平台可以由国家档案局牵头统一搭建。总体框架由国家档案局设定,地方各级各类档案部门和基层档案组织负责内容更新和在线服务。同时,还应通过设立热线电话服务,实现民生档案代查服务、定期回访服务等。
3.送档上门服务。有针对性地挑选群众急需的民生档案送档上门也是档案服务的一种创新。如:一些地方坚持数年用“档案大篷车”送档案,特别是将宅基地档案和已公开的现行文件送下乡;还有些地方利用休息日送民生档案进社区、进农舍,帮助遇到有实际困难的群众查阅所需档案,然后送档案复制件、档案证明上门。这些主动服务形式一定会受到干部、群众的欢迎。档案部门要做好民生档案工作,就应当知道民之所忧、民之所想、民之所盼、民之所需,开发民生档案资源,主动提供民生档案服务。
四、实现档案服务创新的具体措施
1.档案服务机制。面对目前社会主义市场经济体制下出现的新情况、新问题,要改变过去那种看家守摊的传统服务方式,改变被动服务的工作作风,主动走出去,深入基层调研,及时调整工作思路和方法,做到知己知彼,有的放矢。为保证档案服务创新成为一个持续不断的、卓有成效的工作,档案部门应在档案信息网络平台上建立信息反馈系统,收集、整理、反馈社会各方面对档案服务的意见和要求,并对此进行分析研究,制定改进方案和措施,以搞好提前预测,实施超前服务,实现档案服务持续创新。
2.加强档案基础建设。档案工作要向经济建设一线延伸,向广大社区延伸,努力把各种载体和形式的具有保存价值的文件材料收集齐全,确保档案资料的完整安全。要下决心、花气力,扎扎实实地从基础做起,建立科学的检索体系,提高查全率、查准率,全面提高档案管理水平。
3.构筑充满时代氛围的人文环境。要建立充满和谐、宽松氛围的人文环境,体现出互相信任、互相支持、友好协作的人际关系,以利于档案服务创新思维的高度活跃和创新成果的不断涌现。档案借阅室应充满现代人文气息,除了洁净优雅的服务环境和先进服务设施外,还应提供文明服务、微笑服务,营造和谐温馨的档案利用服务氛围。
4.积极采用现代化科技手段。如今,信息社会正急匆匆地向我们走来,国际互联网即将覆盖全球,采用现代科学技术作为档案服务创新手段不仅是完全可行的,而且是十分必要的。档案服务部门要不断更新档案技术设备和其他服务设施,使服务技术更加先进,服务手段更加现代化。如辽宁省档案局在因特网上开辟了档案信息网页,上海市档案局依托政府公务网建立了档案信息网,北京市朝阳区档案馆采用电子触摸屏查询档案信息,都是借助现代科学技术开展的新的档案服务方式。这些服务方式起点高、见效快、影响大,应当引起档案界的高度重视。□
参考文献:
[1]李云波,白晓红.拓宽思路充分发挥档案工作的服务作用[J].中国档案,2006(6):47-49.
责任编辑:钱国华
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