大数据技术下服务导向型档案利用管理策略
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摘 要 大数据技术下，档案馆档案利用管理以服务为导向，是档案馆档案利用管理的重要基础和依托，在促进档案馆可持续发展方面具有不可替代的作用，能够有效促进档案馆用户档案管理的科学化。由此需要根据档案馆的实际情况，面向用户行为、需求，完善档案数字化分类表，建立高质量数字化工作服务平台，分析、挖掘用户档案信息，提升用户检索方式。
关键词 大数据技术 服务导向型 档案利用管理
中图分类号 G273.5 文献标识码 A 收稿日期 2018-11-09
Abstract Under the big data technology， it is an important basis for archives institutions to conduct service-oriented archives utilization and management， which plays an irreplaceable role in promoting the sustainable development of archives and effectively promoting scientific management of user archives. Therefore， based on the actual situation of the archives， it is necessary to improve the digitized classification table of archives according to user behaviors and needs， establish a high-quality digitized service platform， analyze and excavate user archives information， and improve user search methods.
Keyword big data technology; service-oriented; archives utilization and management
进入21世纪以来，随着互联网技术和信息技术的不断发展，大数据时代来临，大数据技术得到了广泛的运用。大数据具备数字资源、规模性、多样性、高速性等特征，是指利用常用软件工具捕获、管理和处理数据的数据集。而作为社会文化信息交流的中心，大数据为档案馆档案利用管理提供了技术支撑，使档案馆以服务为导向的档案利用管理开始真正迈入了一个“以用户为核心”的重要阶段，借助数字化转变的方式，不但增强了档案管理的对外服务能力，促进了档案馆用户档案管理的科学化，还提升了用户档案利用的效率。
一、档案馆用户档案综述
档案馆用户档案管理是档案馆管理工作的核心内容之一，蕴含着许多重点学科内容及科研课题材料，如读者信息记录档案、各项情报交流信息档案、借阅记录信息档案等，能够衡量档案馆服务质量。作为一种文献，档案馆用户档案的产生和发展与档案馆机构发展同步，是档案馆工作的重要组成部分，档案馆用户档案对档案馆各个方面的业务工作具有非常重要的意义，是对档案馆用户工作全面、系统、真实的记录，是用户利用档案馆的原始记录，不但对档案馆重大决策、档案资源建设具有很大的参考和利用价值，还是档案馆日常工作的重要组成部分，为档案馆用户工作的正常展开提供支持。档案馆用户档案对用户到馆时间、借阅档案和借阅内容等信息数据的统计具有重大的作用。可以帮助档案馆分析档案资源的被利用情况，获得第一手资料，掌握用户对档案馆工作的满意度等，能够为档案利用反馈信息提供参考依据，还能反映出档案馆的服务效率和服务质量，提升档案馆今后档案建设质量[1]8。另外，在各自模块上，档案各业务部门可以协调操作，并能在同一平台上实现用户资源的自由流动和应用，覆盖了档案馆工作的各个层面。同时，通过用户档案的统计、用户的造访统计、研究用户的服务意愿等，可以达到共建共享，了解本馆的用户层次、档案馆的被利用程度等，从而更好地提升档案馆的绩效，使用户需求与档案信息提供趋于一致。
二、服务导向型档案利用管理中存在的问题
21世纪是大数据时代，在这大数据时代中，作为一种特有的信息来源，档案的作用越来越受到社会各界的重视，其蕴含着巨大的社会价值和经济价值，而档案馆用户档案利用管理工作是档案馆数字和信息建设中的重点。目前，大数据技术下，档案馆档案利用管理仍存着以下几方面问题。
1.档案馆用户档案分类体系缺乏合理性。进入数字化时代，为了给用户提供相关的数字档案服务，档案馆通过官方网站，依托丰富的数字资源优势，围绕着用户需求，进行组织资源规划，对档案馆进行了积极的建设，在“以资源为中心”转向“以用户为中心”的档案利用管理中，为用户提供统一的访问入口。以往档案馆档案利用管理工作是用户对数字档案馆的访问，而随着数字化技术的不断发展，为了满足各种类型用户的信息需求，档案馆档案利用管理工作转向了根据用户档案信息行为特征，设计了相应的档案馆服务系统。这种服务导向型的用户档案利用管理方式虽然能满足用户的多样化文化需求，但其存在着档案分类体系不合理的问题。一方面由于自身的局限性影响，档案利用管理工作没有将用户档案管理放在重点上;另一方面，在用户档案管理建设方面，上级档案管理部门缺少监管。因此，大量原有的重要文件和资料无法得到科学的整理与归档，档案管理制度严重滞后，服务导向型档案馆缺乏科学合理的分类档案管理体系。在用户档案资料的整理存档上，没有采取有效措施进行规范，缺乏相应的存档规范制度可参考。另外，档案利用效率低下，用户档案管理丧失整体性和系统性，档案利用管理缺乏统一高标准的标引及分类标准。
2.用户档案资源闲置和浪费现象严重。档案馆用户档案是档案馆日常工作的重要组成部分，是对档案馆用户工作全面、系统、真实的记录。目前，随着大数据技术的不断发展，人们获取信息的方式越来越丰富，这对档案馆提出更加严格的要求，但在对外提供信息服务功能业务中，档案馆用户档案资源浪费现象嚴重，自身服务能力及水平难以提升。用户档案资源也包括使用记录及其他相关材料等，在整个服务工作中，服务导向型档案馆旨在为用户档案资源利用提供服务。因此，为了促进档案馆的发展，就要有效利用用户档案资源。但在服务导向发展上，很多档案馆工作人员缺乏工作意识，对信息和数据都是进行简单、草率的收集，对用户档案利用管理不够重视，导致档案馆用户档案资源严重浪费，难以充分发挥其实际价值，缺乏科学的管理与整合[2]5。 3.用户档案管理技术滞后。数字化时代中，部分档案馆的用户档案管理技术比较滞后，始终停留在传统文献保存模式上，这严重地阻碍了服务导向型档案馆建设进程，与档案资源的发展没有实现同步。因此，为了进一步提升自身的服务能力和水平，大数据技术下，档案馆必须要不断拓展多元化的服务模式，为用户制定个性化、专题化的服务，从技术层面上促进用户档案资料的优化。另外，部分档案馆中用户档案管理模式单一，很多读者不知道如何利用用户档案，大部分用户情报意识较为薄弱，在利用和获取档案馆的用户档案资源上，始终处于一种封闭或半封闭的状态中，除了馆内工作人员，其他人很难了解自己档案资源利用情况，这导致档案馆用户档案难以获得有效的开发及利用，导致档案资源难以充分发挥利用价值。
三、大数据技术下完善服务导向型档案利用管理的路径
1.根据档案馆的实际情况，完善档案数字化分类表。利用数据库，档案管理可以使原始记录更全面地反映实践活动的真实情况，将档案本身相关的有效数据进行详细记录。大数据技术下，不用考虑保存价值及查询方面等因素扼杀档案的完整性，云计算及海量存储能够为档案元数据的详细要求提供保障。因此，大数据技术下，档案馆用户档案数字化服务需要根据档案馆的实际情况，构建一套科学化、完善化的用户档案分类体系，促进档案管理体系的优化和完善。笔者从档案馆服务的角度出发，将用户档案分成了三大类，其中类目如下：A类用户信息档案是档案馆用户的基础，B类读者服务档案是档案馆用户档案的重点内容，C类用户各类统计档案是对读者服务档案的延伸。A类包括用户基本信息、特征和专业等信息。B类包括四个子类目，即基本服务、信息咨询服务、信息素质教育、用户评价。其中基本服务档案包括借阅服务、网上服务等，信息素质教育包括文献检索及其他教育，信息咨询服务档案包括信息咨询、信息编译报道等。C类包括用户阅读统计、使用统计等[3]7。
2.面向用户行为、需求，进一步分析、挖掘用户档案信息。大数据技术下，用户档案管理不受档案存放袋空间的限制，不再像传统管理那样依靠档案袋进行人工干预。传统档案管理模式下，档案馆缺乏二次存档应用，对用户行为、需求挖掘不深，导致档案管理处在被动服务的状态中。因此，档案馆要面向用户的行为、需求，进一步分析、挖掘用户档案信息，在用户业务处理中，为了确定网站中最频繁访问的路径，通过获得的数据分析用户对数字档案馆网站访问内容的行为、兴趣和爱好，并从中找到用户的利用档案资源模式。同时，为了确保信息的准确可靠，要根据用户的需求、网络相关信息用户提供的检索词，借助限制域或词频的控制，通过深入分析收集到的信息和用户所需信息，确定所检索到的信息与该检索词的相关度。另外，服务导向型档案馆要注重服务性，应实时更新档案馆内容，添加相应的反馈渠道，为每一位用户提供独到的档案资源导向服务，确保整合的有效性。通过数字档案馆平台，档案馆可以将用户感兴趣的内容推送给用户，用户也可以设置自己喜欢的信息并进行评价，平台则根据评价内容来调整推送的信息。
3.建立高质量数字化工作服务平台，提升用户检索方式。为了充分发挥档案馆档案利用最大价值，档案管理必须要具有一个高质量的用户档案数字化服务平台，增强用户档案数字化工作效率。首先要建立一个基于大数据的服务平台，以用户档案为核心，利用已经建立好的用户档案，以用户档案为基准，开通统一的访问渠道和咨询渠道。大数据技术下，档案馆以用户为核心的服务旨在一个平台下，改善现有跨平台档案信息使用问题，更好地服务于每一位用户，方便用户进行档案资源检索。因此，档案馆应充分利用互联网的便捷性，加强与其他机构之间的合作，实施高度协同化的合作，建立高层面的合作关系，从而在多个档案馆中，用户通过相关度搜索就可以寻找到不同类别的档案资料，其不但最大限度地开发了每个图书馆中的档案资源，还为用户提供了更加高效快捷的检索方式。因此，为了充分发挥大数据技术的优势，档案馆可以尝试建立一个基于用户档案的数字化服务导向平台，优化电子档案馆的服务，通过共同合作的模式，深层次开发各个档案馆平台服务效率和档案资源，为用户提供更好的服务。
参考文献
[1]景勤娟.多元化需求背景下的大数据档案服务模式创新[J].山西档案，2018（8）.
[2]化秀玲.高校图书館资源整合与个性化用户档案管理[J].档案管理，2018（7）.
[3]周耀林，赵跃，姬荣伟.“三个体系”视角下档案管理研究框架的重构[J].档案学研究，2017（8）.
★作者简介：凌瑞英，山西财经大学档案馆馆员，本科，研究方向为高校档案管理。
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