地方公安机关到期档案鉴定工作探析

来源:用户上传      作者:

　　近年来，江苏省公安档案工作发展取得了明显成效。与此同时，由于档案数量猛增，一些地方公安机关和派出所档案室出现的“涨库”问题，已成为制约公安档案工作发展的新瓶颈，并对公安档案规范化、信息化建设的深入发展产生了一定影响。而造成档案“涨库”的一个主要原因，就是多年来大量保管期满档案未能正常开展鉴定工作。
　　虽然江苏省公安厅早就提出了对各类到期档案开展鉴定工作、不断优化档案信息资源的要求，《江苏省公安数字档案室建设规范(试行)》也明确规定“历史档案的数字化加工应当与鉴定工作相结合”，但据了解，除少数地方外，多数公安机关并没有正常开展到期档案鉴定工作。以上情况表明，加强研究、严格规范公安机关到期档案鉴定(含处置)工作已势在必行。最近，江苏淮安市公安机关在强化档案基础工作的同时，对保管期满文书档案开展鉴定和处置工作，对此，我们进行了调研。
　　
　　到期档案鉴定正常化的基本保证
　　
　　从表面上看，提出到期档案鉴定正常化的问题，好像是为了解决眼前的“涨库”问题。但从长远看，更为重要的是不断优化室藏、坚持和推进公安档案工作科学发展的问题。
　　尽快制定切实可行的工作规程，是公安到期档案鉴定工作步入正常化的基本保证。制定规程需突出以下方面：
　　(一)明确档案鉴定工作领导和组织
　　机关应成立档案鉴定工作领导小组，全面领导档案鉴定工作，包括决定到期档案鉴定、存毁等重大事项。由于档案鉴定将涉及公安工作各个方面，机关主要负责人应担任领导小组组长。同时，各级公安机关应适时建立到期档案鉴定小组，开展具体工作。根据《机关档案工作条例》规定，到期档案鉴定必须在机关办公室主任主持下，由档案部门(未设立的应配备专、兼职档案员)和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。办公室主任应担任鉴定小组组长。
　　(二)明确鉴定“时限”和计划报拟制度
　　对到期档案鉴定不宜原则要求“定期”进行，应规定在档案保管期满后1～3年内完成，即鉴定周期不得超过3年。机关档案部门应在档案保管期满当年，统计出到期档案的类别和数量，拟定并提出鉴定工作计划，报机关办公室主任批准后按期组织实施。
　　(三)明确档案鉴定“三一二”工作程序
　　即三次鉴审、一会批准、两种处置的工作流程。所谓“三次鉴审”，一鉴，鉴定小组成员按照分工，根据有关规定对到期档案逐卷、逐件进行初次鉴定，提出剔除(销毁)、留存(提升期限)档案的具体意见，并填写鉴定登记审查表、拟写鉴定分析报告等；二鉴，与档案内容有关的业务部门负责人对初审结果进行逐一复审，签署意见；三鉴，鉴定小组全体对一、二次鉴定结果进行会审，取得一致意见后形成综合鉴定工作报告(包括档案留存、销毁清册等)。“一会批准”，指机关档案鉴定工作领导小组举行会议，审核并行文批准鉴定小组提出的鉴定工作报告。“两种处置”，指机关档案部门根据领导小组的批准文件，分别对剔除和留存档案实施销毁和提升保管期限的具体处置工作。
　　(四)明确档案销毁程序
　　1.拟订方案。档案部门根据销毁档案的种类和数量等情况，按规定要求拟订档案销毁方案。2.实施销毁。办公室主任审批并组织实施档案销毁方案。3.监销汇报。应指定两人负责监销，防止档案遗失或泄密。监销人员确认档案销毁无误后，在销毁清册上签字，并及时向机关负责人汇报情况。
　　(五)明确鉴定文件归档
　　所有反映到期档案鉴定与处置工作的文件材料均应签署完备、收集齐全，按规定要求分别归入机关文书档案和全宗卷永久保存，以备查考。
　　
　　到期档案鉴定的常见情况处置
　　
　　(一)整卷剔除
　　1.实施销毁。根据销毁清册，按规定程序予以集中销毁。2.调整案卷目录。在相关条目备注栏标注“销毁”或“销毁×件”印戳；在备考表记录本次销毁档案的依据(批准文件编号)、销毁时间、监销人以及填表人姓名、时间等。3.其他调整。对相关的检索工具，登记、统计等材料作相应的变更。
　　应该指出的是，案卷目录中因档案销毁或提升期限等出现的“缺号”情况是正常的。短期、长期的案卷目录(纸质)一般应使用到案卷处置完毕后，归人全宗卷保管。
　　
　　(二)整卷留存(案卷号按年度编制)
　　根据留存档案清册，对其进行提升期限的处置。1.确定案卷新档号。按照新的保管期限(一般比原期限高一档)，将其接排在同一年度案卷的最后，依次编号即可。2.案卷整理。在案卷相关位置上(进行技术处理)标记新的档号和保管期限；在卷内备考表记载提升期限的依据，原期限和档号，以及整理人姓名、日期等。3.相关调整。对有关的案卷目录，文件级、全宗级检索工具，登记、统计材料以及档案排架等进行相应变更。
　　其中关于案卷目录的调整，是指统一对留存档案提升期限前、后所在的两个目录进行对应调整，具体包括：1.调整相关案卷条目，并在其备注栏标注“本卷(或×份文件)移至(来自)×号目录×号卷”。2.填写备考表，记录该批次留存(移进)档案的依据以及档案实体和目录整理人的姓名、时间等。
　　
　　(三)整卷留存(案卷号跨年度编制)
　　1　视情况选择案卷号编制方法。一是并卷法，将留存档案文件并入同期限、同年度的一个或数个相关案卷中，采用此法不产生新卷号。二是插队法，即通过设置分册号，解决提升期限案卷按年度“插队”的编号问题，例如，需要在123号卷之后插入一个案卷，可将123号卷调整为123-1，“插队”的案卷号则编为123-2。三是新建一个案卷目录，专门用于接纳提升期限的档案。后两种方法建议慎用。2.案卷整理。采用并卷法的，其案卷应按有关规定作必要的整理，如续编页号、卷内目录，调整案卷封面有关项目，并卷情况记入备考表等。采取其他方法的案卷整理同“(二)整卷留存(案卷号按年度编制)”。3.相关调整参考“(二)整卷留存(案卷号按年度编制)”。
　　
　　(四)卷内文件有“留”有“毁”
　　1.将剔除文件与整卷剔除的一起集中销毁。其他调整参考“(一)整卷剔除”并作统筹处理。2.对留存文件采取“并卷法”处理，具体操作参考“(三)整卷留存(案卷号跨年度编制)”。
　　以上情况与处置只是列举，处置工作应严谨细致、有条不紊、逐项进行、统筹兼顾。若有不慎则会造成“账物不符”“账账不平”以及文件材料无法查找等问题。
　　
　　对年度文件归档工作的启示
　　
　　其一，对难以确定保管期限的归档文件，宜遵循“就低不就高”的原则。对各种归档文件划分保管期限时，即使我们有比较详细的保管期限表，实际上还会遇到许多难以确定的文件材料。以前遇到这种情况，为保险起见往往是“就高不就低”。这样操作的结果，一是无形中增加了永久、长期保管的档案数量，二是影响了永久保存的公安档案的价值。如果在初次划分期限时遵循“就低不就高”的原则，等到再次鉴定时，它们的价值经过长期、短期(或定期)的时间沉淀，我们再用历史、全面、发展的眼光来研究判别这些文件材料，将会更加客观、准确，被确定为仍有保存价值的档案可以说是“沙里淘金”。这样，我们最终保存的公安档案才真正具有永久珍藏的价值。
　　其二，正确理解8号令给文书档案保管期限划分方法带来的改革。各级机关档案部门在贯彻执行8号令过程中，应从档案鉴定工作需要和长期性出发，全面理解改革给归档文件鉴定带来的影响和变化，准确掌握新的鉴定标准和方法，合理编制、完善归档范围和文书档案保管期限表。在实际操作中，应力争做到：永久的鉴定无误，定期的区分有据，为现时管理和今后的档案鉴定提供有利条件。
　　最后，归档文件整理，应坚持贯彻“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”的要求。由于以“件”为单位的整理方法，打破了以前立卷归档时“分类组合”的要求，以及计算机著录归档、管理和检索的便捷，许多档案人员在操作中往往忽略了(《归档文件整理规则》中关于“成套性文件”的排列要求，这将给今后到期档案的鉴定带来困难。因为有些成套性文件形成的时间跨度可能比较大，如果不把它们排列在一起，到归档文件保管期满(10年或30年)再进行鉴定时，就有可能由于时间紧、工作量大或者对以往公安工作缺乏了解等因素，对这些成套性文件的有机联系认识不到、考虑不周，而使它们无法被完整地保留下来，造成历史的缺失。

转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-306343.htm