EPC模式下核电业主文档管理探究

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　　在“精干主业、工程总包、专业分包”的核电建设新模式下，作为核电业主，如何做好新模式下的文档管理，发挥文档在核电建设质量控制、进度控制、投资控制、信息安全控制、知识产权控制等方面的应有作用，笔者以福建福清核电项目文档工作为例，谈几点粗浅认识。
　　福建福清核电项目是中核集团第一个推行项目总承包建设即EPC模式的核电项目，为保证项目文档的无缝移交和平滑过渡，在中核集团档案馆的指导和吸取国内兄弟电厂核电文档管理经验的基础上，探索了一套全生命周期文档管理的方法，即事前控制、过程监督、结果验收，从而确保了项目文档管理工作的有序进行。
　　
　　一、加强事前控制
　　
　　在项目合同谈判前期，文档管理部门已会同工程、设计、设备、生产准备、商务等业务部门就项目总承包范围内的文档工作范围、要求、工作内容、组织、质量等进行了沟通、商定，通过合同谈判在项目总承包合同中对总包商的文档管理工作加以明确：总包商负责工程建设和管理的各类文件、档案和信息的管理，并在工程通过国家验收后完整地移交业主。同时在总包合同中通过专门的条款对其加以细化，切实做到有法可依、有据可查、责任落实。
　　
　　1.明确文件编制要求
　　为了保证整个核电工程文件体系的完整性和统一性，在总承包合同中规定了总包商必须制定和执行《工程文件编码手册》及《工程设计手册》，同时要求总包商必须规定其分包商也必须加以执行，以确保使所有文件、图纸等满足这些手册文件的要求。对总包商应向福清核电业主提交的，为实施总包合同所需的合同电厂取证、建造、调试、运行和维修的文件(包括图纸)的范围、内容、份数、介质、提交进度、质量及违约责任等在总包合同中都做出了具体约定，保证了整个工程文件体系的完整和统一。
　　
　　2.明确文件整理要求
　　为了保证工程建造期间文件控制的有序进行，在总包合同中约定现场成立由总包商负责建设和统一管理的联合文档中心，负责建造期工程文件的收发、运转与服务，业主负责提供文档管理相关法律法规和标准并监督总包商及其分包商执行。业主派人参与文档中心的日常管理工作，对文档中心在文件控制和档案的形成、积累、整理及归档方面进行监督和指导，实现了文件档案的一体化管理。同时，为了保证工程文档的规范性及标准化管理，在总包合同中规定总包商必须制定《工程文档管理》、《工程文件编码》、《文件收发管理》、《文件记录的整理与归档》等管理程序及规定，同时总包商必须保证其管理程序能够满足业主管理程序的要求并报业主审查后严格执行，建立了由业主对总包商、总包商对分包商文档工作监督和指导的管理链条，从而实现了从总包商到分包商在文件的收发、运转及文件的形成、积累、收集、整理、归档工作的制度化、规范化，为最终形成合格、完整、准确、系统的项目档案打下坚实的基础。
　　
　　3.明确文件保管要求
　　为了实现总承包合同规定的在项目通过验收后档案的整体移交，减少中间环节和节约管理成本，在总包合同中同时约定了在项目建设期间由文档中心保管一切发送到现场及现场产生的文件(包括竣工文件)，总包商必须以纸质和电子的形式同时储存、保管，并在单项工程竣工验收后向业主逻辑移交该项目的所有文件，实体在文档中心保管。由总包商提前设立专门的档案库房，保管所有归档的项目文件，业主文档人员参与平时的管理工作，在单项工程竣工验收后对竣工文件进行预验收和逻辑接收，同时按档案保管要求规定保存地点和保管条件，从而保证了对档案库房及馆藏的熟悉，为最终的整体接收打好基础。
　　
　　4.明确文件协调机制
　　为了保证项目文档管理工作的有计划、有顺序地开展，项目参建单位之间的协调一致是非常重要的，为此业主组织成立了由各参建单位(业主、总包、分包、监理)主管领导、项目文档管理工作负责人、技术人员、专(兼)职文档工作人员组成的项目文档管理协调组，对项目全过程的文档管理进行组织、协调、沟通、检查、考核，通过由业主组织定期和不定期的文档管理协调会议，针对各个阶段、各个关键点的文档工作进行安排、协调和沟通，做到了质量超前控制、并及时发现和解决存在的问题，以保证文档管理工作的顺利进行，保证文件的齐全和完整。
　　
　　二、重视过程监督
　　
　　由于核电工程建设周期长、参建单位多、总包商文档管理水平有限等诸多原因，在工程建设全过程中文档管理工作会存在大量的问题需要业主的协调和解决，因此业主对项目文档管理工作的过程控制也是非常重要和必要的。
　　
　　1.重视项目前期文件收集
　　核电项目由于其特殊性所以工程前期准备时间较长，形成的文件数量大而且比较分散，不像工程建设期间有序、有计划和规范，同时业主和总包商在筹建过程中人员的变动、档案工作人员的到位是否及时等都可能会造成前期文件散落于个人手中，从而容易造成前期文件的收集困难，因此业主公司、总承包商在工程筹建开始就要建立相应的管理制度，各级领导、前期工作人员、直接和间接的档案工作人员要加强档案意识，重视前期文件的收集，收集范围、数量、来源等要依据总承包合同的规定和参考《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(A／T 28-2002)，从而使前期文件的收集工作与项目进展同步进行，保证前期文件的归档率和归档质量。
　　
　　2.强调文档过程控制与项目建设同步
　　充分发挥文档管理协调组和文档中心的作用，加强项目建设过程文档管理的控制。首先，建立经常性的文档工作检查制度，定期或不定期的对文档中心、各承包商的各项文档管理工作进行监督、检查和指导，文档检查的内容包括文档工作的规范性，文件材料形成、收集积累、整理的标准性和文件传递的及时、有序、有效性等，对不同阶段、不同单位的文档工作分别加以监督、检查和指导，对文档管理工作遇到的困难和疑难问题共同探讨、沟通解决，对各承包商文档管理中存在的问题发现一个解决一个，必要时召开项目文档工作协调会，统一意见解决问题，并要求相关单位及时整改并跟踪检查整改落实情况，从而有效地控制文档管理全过程的质量，使文档控制与工程建设同步进行。其次，在项目进行的不同阶段组织相应的培训，让业主、总包商、分包商专(兼)职文档管理人员和相关技术管理人员了解项目建设不同阶段要形成和收集的有保存价值的文件材料，保证在收集过程中文件材料必须达到完整、准确、系统的要求，了解文件材料在收集工作中容易出现的问题和相应的对策，了解在项目建设中文档管理工作的重要性和必要性，并遵循工程建设和文件材料形成的基本规律，坚持做到文件材料的收集与工程建设同步进行。
　　
　　3.关注设备制造过程

　　设备文件是核电厂设备安装、运行、检修、技术改造的重要依据，设备档案是项目档案的一个非常重要的组成部分，因此业主必须重视对总包商设备文件全过程控制的管理与监督、指导，参加总包商组织的核级及非核级重要设备开工会、设备制造过程质保监查、设备竣工预验收和设备验收等重要活动，从每个阶段、各环节中监督、指导总包商对分包商的管理，及时发现问题解决问题，保证设备文件准确、完整。
　　
　　三、严格控制项目竣工验收
　　
　　本着谁施工谁负责，谁承包谁移交的原则，总承包合同中明确了在项目通过国家验收后由总包商向业主整体移交项目全部档案。但是核电项目建设周期长，工程子项多，涉及领域广如果等到项目全部竣工后再进行档案的整理移交，不仅时间紧、工作量巨大，而且如果存在问题解决困难，为了实现工程整体验收时文档向业主的无缝移交，根据项目建设特点建立阶段性验收的制度，及时解决在不同阶段文档验收中存在的问题，保证项目档案的完整、准确、系统。
　　
　　1.分阶验收
　　在项目开工建设后立即监督、指导总包商根据总包合同和技术任务书及国家相关规定组织对工程前期文件进行收集和整理，经过自检合格后报业主文档部门检查并组织有关专家和部门对其进行预验收，整改合格后由总包商向业主逻辑移交归档；在工程建设期间按子项、工种进行阶段性验收，在各个子项竣工验收的同时验收竣工文件，分包商将收集整理好的竣工文件经自检、监理检查完成后报总包商(会同业主)检查，经检查、整改合格后由总包商签字接收、入库归档；设备文件按设备采购合同包进行验收，设备竣工一台验收一台，业主对验收全过程进行监督和指导，验收合格后由总包商接收归档。在项目建设全部完成后，由总包商协助业主完成项目档案的国家验收，在通过国家验收后总包商向业主正式移交全部项目档案。
　　
　　2.集中保管
　　在工程建设开始就在联合文档中心建立了专门的档案库房集中保管已经归档的项目档案，当每一阶段、各个子项的档案通过预验收后由总包商向业主进行逻辑移交，档案实体保存在文档中心库房，业主文档人员对库房排架、保管条件等提出要求，做到接收一项关闭一项，待项目档案通过国家档案验收后再整体向业主移交，从而避免了库房的重复建设和人员的重复劳动。
　　总之，在项目EPC总承包建设模式下，核电项目业主文档管理人员必须通过对总包商强有力的管控，加强前端控制、重视过程控制和严格竣工验收管理，才能形成合格、完整、准确、系统的项目档案，为核电厂的建设和安全生产、运营提供档案和信息保障。

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