浅谈档案管理的保密工作
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作者: 魏菊芳
一、档案保管过程中的保密工作
1.档案的库房管理是档案保密的重点
从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定独兴建，并不是任何一间办公室都可以用作库房。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应昼做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。
2.做好档案的保管期限与保密期限的区分工作
确定保管期限限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说提“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。
3.做好档案密级的调整工作
要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化的涉密档案建设遵奠定基础。
同时为了适应涉密档案调密工作制度化，正规化的需要，应建立以下三个制度：（1）建立划定密期制度，以便届满自行解密；（2）建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；（30建立涉密档案接接标准制度，加强涉密档案的规范化建设。
二、档案利用过程中的保密工作
1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有单可循，并在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
2、监督措施。在利用中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其中心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。同时，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传达室利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每年利用者于视觉之中；三是手勤、脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被子利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。
三、进一步做好档案开放中的保密工作
一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地护
扩大开放利用范围，刀是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相庆的保密工作。
1、 做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重查五一节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人中根据标准，对开放期限内的档案逐步进行审查，初步判定开放与控制使用范围；二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍；三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
2、 做好档案的解密工作。
秘密不是一成不变的，一旦秘密期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们应该按照公开文件进行管理。边就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密《？中华人民共和国保守国家秘密法》第16条”这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。
作者单位：甘肃兰州市热力公司730030
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