企业档案信息化管理之我见

来源:用户上传      作者: 黄忠华

　　档案事业发展正处在一个数字化和网络化的时代。网络技术成果的应用，推动了无纸化办公的发展，也加快了档案信息化的步伐。在此，笔者愿就企业档案信息化管理，谈谈自己的看法。
　　
　　一、标准化的档案管理软件是信息化的基础
　　
　　所谓标准化的档案管理软件是指符合国家档案管理标准规范的，适用于政府机关、企事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。
　　目前市场上的档案管理软件实在是太多了，由于各软件公司的开发水平存在着差异，因而造成了档案管理软件的良莠不分。不少软件在功能设置方面存在着缺陷，造成应具备的功能短缺，很少用到的次要功能又过多过繁，甚至有的为赶时髦采用了一些不成熟的技术造成较大的隐患。档案软件的这些缺点给档案人员的信息化管理带来了种种不便。因此，配置标准化的档案管理软件是基础。
　　标准化的档案管理软件应具备以下主要功能：
　　１． 数据库管理系统的灵活性。档案信息管理要对所需的信息进行数据聚集，数据库的建立是档案信息化的前提。要实现档案的网络检索，就要建立档案信息数据库，包括建立以全宗为单位的案卷目录数据库、专题文件目录数据库等，其管理形式实现目录管理和原文（图形、图像、文本）管理。由于不同类别的档案需要著录的文件项目各不相同，故数据库管理系统应具有一定的灵活性、扩展性，数据库的设置应有建立、删除、修改等功能。只有灵活的数据库管理系统，才能充分挖掘出档案信息资源的潜力，满足不同档案类型的需要，实现最大化的档案信息数据聚集，为企业档案信息化管理奠定基础。
　　２． 文件档案管理一体化。实现办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，要求重新设置合理的工作流程，将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理文件系统中，即实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。
　　档案管理软件所设置的ＯＡ接口，与企业文书部门连接，实现文档一体化管理。企业文书部门的文件由计算机形成，计算机辅助归档，即通过网络(局域网)传输到档案管理系统的归档，由档案人员在网上接收、整理、鉴定并确定密级和保管期限，然后进入正式文件库。利用这一现代化手段，确保了电子公文及时高效、安全保密地运行；也使文书部门文件整理与归档工作一次完成，避免了大量重复劳动，大大提高了工作效率；档案人员也不必再次进行归档文件目录的输入，可以节省大量人力和时间进行企业档案信息资源的开发工作。另外，档案管理部门也可以通过办公自动化系统随时掌握文书、业务部门的管理动态，及时进行指导，从而实现档案的超前性、预见性管理。
　　３． 档案全文存储与检索。应用标准化的档案管理系统，企业文书、业务部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件（ＷＯＲＤ、ＥＸＣＥＬ、ＷＥＢ等电子文件、ＣＡＤ图纸、不同格式的图片文件等）归档存储到服务器上，档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上，当用户通过身份确定，就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到需要的档案信息及其全文，不必到档案部门也能查找到档案信息了。标准化的档案管理为企业生产建设提供了快捷、高质量的服务。
　　４． 档案业务管理自动化。企业档案业务工作包括档案的统计、鉴定、销毁、借阅、催还及参考资料编研工作，需要档案人员定期、不定期地进行档案基本情况统计、档案借阅归还统计、档案销毁统计、销毁清册登记、超期档案催还工作，还要对归档的技术文件进行分析、为企业领导决策提供依据。应用标准化的档案软件，可以随时随地进行各种数据的统计，设计、打印各种报表，进行借阅登记、催还提醒等等，让档案人员从繁杂的日常事务中解脱出来，标准化的档案管理软件可真正实现档案业务办公自动化。
　　标准化的档案管理软件不仅可以实现办公自动化，更重要的是可以与ＯＡ系统连接，实现网上办公和信息共享。
　　
　　二、档案信息化要以人才为依托
　　
　　档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，档案人员作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性的作用。人员素质的高低直接影响档案信息化的进程。因此，我们的政策措施、思想观念、工作方法就必须适应新的变化而不断发展和勇于创新。这就需要我们有不断创新的发展思路，有一大批对计算机技术熟练、业务素质高的档案管理工作者，有一大批坚持创新、勇于创新的档案工作者。为此，档案部门要有计划地开展档案管理人员的思想与业务技能培训，努力培训一批知识全面、一专多能、有开拓精神的复合型人才从事档案信息的管理、开发工作。
　　１． 加强基础理论和业务技能培训。档案人员首先应具备扎实的档案学基础理论知识，这是必备的知识体系；还应懂得文件与档案的管理原则、熟悉档案工作的规律、分类方法及有关的技术，这是档案工作者必须掌握的技能。在过去的工作实践中，为了提高档案人员的理论知识和业务技能，各级档案部门都开展过多种教育培训，如岗位培训、学历培训、专业学历教育等，通过培训把理论与实际工作有机地结合起来，从而提高业务技能，拓宽视野。
　　２． 加强现代化信息技术培训。建立档案目录数据库，技术性强，其质量对档案自动检索以及档案信息网络化起决定作用。为了保证档案目录数据库建设能够符合规范要求，要加强对档案数据输入人员的继续教育培训。随着计算机的普及，大部分档案人员都具有一定的计算机应用知识，培训重点应放在数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用等方面。通过培训，使他们能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用，掌握档案管理应用软件的各种功能，成为档案信息化管理的行家能手，确保档案管理系统平稳、正常的运行。
　　档案管理系统的正常运行仅仅是档案信息化工作平台的体现。如何用好这个平台，拥有相应的人才资源是关键。这还不仅仅是，工作人员如果不能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用，不能掌握档案管理应用软件的各种功能，这个档案系统就难以发挥作用。更主要的是，这个档案系统能否及时更新以及档案资源的日益丰富，即档案系统的潜能开发，更需要数字技术、网络技术、软件开发、设备维修技术、网页制作技术、甚至美工设计等等，只有这些相应人才素质的拥有，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效地实施档案信息化管理工作，为企业服好务。
　　
　　三、档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上
　　
　　根据我国社会信息化的现状与档案工作的实际情况，在推进档案信息化中，应突出重点，以点带面地有序展开。
　　１． 加强电子文件和电子档案管理。档案信息化的重点要切实放在电子文件管理上，纸质档案数字化可以缓行。这样做的好处，一是有利于档案工作与电子政务、电子商务快速接轨，既能使档案工作立竿见影地为企业提供有效服务，又能抓住机遇利用电子政务平台推进档案信息化的进程，把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门，卓有成效地把档案工作融入企业信息化的潮流。二是有利于借鉴吸收电子政务、电子商务的信息管理标准，在现实接轨中先期制定电子文件接收、管理标准再反推档案数字化标准，由近及远地建立档案信息标准，这远比直接制定纸质档案信息处理标准要简捷、实用。三是在缺乏相关技术标准的情况下对大量的纸质档案进行数字化处理，后患较多，稍缓一步把有限的人力投放在前期基础工作上，例如档案数字化鉴定、著录标引、信息组织、系统设计、已有格式的转换等，待条件成熟时再一定规模地展开，可以收到更好的效果。
　　当前对纸质档案数字化研究要“热”，但行动上应分清主次。据了解，有些档案（馆）室在进行信息化建设的过程中，重点之一是注意收集近几年以来各单位形成的属于归档范围的电子文件，这样做对于档案室来说，既能有效保证电子档案的质量，又可以减少以后的重复劳动（扫描、翻拍）。但从实际情况看，相当一部分档案馆（室）并没有把主要精力切实放在电子文件的接收、管理上，尚未切实解决档案工作与电子政务的接轨问题。
　　２． 抓紧电子文件规范、制度、标准的制定。国家和各级档案部门对电子档案管理十分重视，制订了一系列的管理制度、规范、标准。企业档案部门应根据其行业的特点，加快相关规范、制度、标准的出台。一是要遵循国家标准，吸收国内相关行业的管理标准和经验。二是要借用企业信息部门的技术力量，因为档案信息化要与企业信息化建设同步进行，仅靠档案部门自身的力量难以解决有关信息技术问题，不能闭门造车。总之，要通过多种渠道学习、交流从而制定出符合本企业电子文件管理的规范、制度以及企业档案数字化的统一标准，再展开档案数字化工作，做到步步有章可循，件件标准规范，使企业档案信息化建设更规范、共享性更强、成功率更高。

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