创新机关档案工作机制提高档案服务社会水平

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　　２００４年全国档案局长馆长会议提出，机关档案工作要创新工作机制，条件具备的地方，可以逐步建立统一的机关档案管理中心，进一步提高机关办公质量和效率。要探索新的服务方式，将机关档案工作为领导决策服务、为各工作部门服务、为人民群众服务提高到新的水平。目前，一些地方档案部门相继在当地党委、政府的支持下，依靠行政手段，建立了类似机关档案管理中心的职能部门，如深圳市文件中心，北京市西城区、哈尔滨市机关档案管理中心，珠海市政府文件中心，北京市宣武区文档管理中心等。机关档案管理中心的建立，既是机关档案工作管理体制的创新，也是机关档案工作机制的创新，适应了我国一些地区、一些部门行政管理工作的实际需要，有效地发挥了档案服务社会的功效，提高了档案服务社会的水平。
　　机关档案管理中心的建立体现了“精简、统一、效能”的原则，提高了工作效率，降低了档案管理成本。传统的机关档案管理模式是每个机关“家家有档案员，户户有档案室”，机关档案室趋向“原子化”，微小而众多，形成不了规模，在各个机关中占用了相当的人力、物力和财力。机关档案管理中心的建立，原有的机关档案室从实体上撤消，建立一个统一的机关档案管理机构，由于规模效应，节省了机关办公空间，机关档案人员所承担的大部分职责转移到了机关档案管理中心，大大减轻了机关档案人员的工作量，使机关档案工作运作机制更加灵活；机关档案从分散式管理转变为集约式管理，为档案社会化服务创造了良好条件，适应了当前机构改革的要求，符合“精简、统一、效能”的原则。
　　机关档案管理中心的建立有利于加强国家档案资源建设，提高档案服务社会的水平。传统的机关档案管理在一定程度上是一种封闭式的自我管理，基本上是为本机关各工作部门服务，为本部门领导决策服务。由于受客观条件的限制，为社会服务的职能难以得到充分发挥。机关档案管理中心建立后，中心集中统一管理各机关档案，为档案资源的共建共享创造了良好的物质基础，把各机关档案工作的个体优势化作资源整合后的整体优势，促进档案资源建设的统一协调发展，并进一步探索机关档案资源如何更好、更直接地面向社会，服务社会。同时，为档案馆接收档案开辟了便捷的途径。
　　机关档案管理中心的建立有利于提高机关档案管理专业化水平。档案集中管理并非简单的档案堆砌和罗列，而是具有一定科技含量的集约化管理。机关档案管理中心能为各机关档案人员提供专业培训，统一档案管理标准，统一操作要求，统一档案管理软件，科学规范机关档案工作，有利于改变档案质量参差不齐的局面，为档案管理现代化奠定良好基础，提高档案管理专业化水平。
　　机关档案管理中心的建立有利于档案馆优化馆藏结构，提高馆藏质量。作为各机关与档案馆之间的过渡性机构，机关档案管理中心能较好地从全局考虑和解决进馆档案的重复问题，从源头掌控机关文件材料归档范围，科学鉴定档案价值，正确划分档案保管期限，严格控制进馆档案的数量和质量，使目前困扰档案馆的档案数量急剧膨胀问题在这一环节得到较好解决，使馆藏档案更加精炼。
　　总之，机关档案管理中心是新时期新条件下一种档案工作机制的创新，各地档案部门要从本地区实际情况出发，充分调研，科学论证，因地制宜。可在先行试点基础上，依靠当地行政力量，逐步推行开来。虽然这种管理模式目前仅适于办公地点相对集中的机关，但随着计算机技术和网络技术的应用和发展，这种档案管理模式具有广阔的发展前景。

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