企业电子文件的组织与管理

来源:用户上传      作者: 葛宗琦　马　良

　　 自20世纪80年代开始，电子文件管理就异军突起，向传统文件管理理论与实践发起了巨大冲击，从某种意义上讲，以前所有变革都没有这20年的剧烈和深刻。电子文件的出现和普及，使得过去文件从产生到归档或销毁之间漫长的时间差几乎缩短为零。
　　
　　企业电子文件的组织结构
　　
　　 1.电子文件的管理已成为衡量各企业信息管理水平的标志，而在档案部门现代化建设中存在的异质平台、异质环境、异质数据库的统一访问、统一存取等问题是急需研究和解决的问题。应该看到，信息技术为企业构筑了技术创新的神经系统，数字档案和电子文件新载体材质的变化，已引发了现代档案和传统档案管理的深刻变革。信息技术下的电子文件管理，无论是本质上还是形式上都要发生程度不同的改变。现代企业的组织变化已朝着以信息为基础，结构扁平化，管理层次少的模式转变。所以，企业电子文件的组织管理相应可分为归档管理和保管利用两层。
　　 归档管理层实现的基本要求和主要标志是：建立了确保电子文件随时归档的运行机制及技术措施；建立了严密的归档电子文件原始性、完整性检验技术；建立了电子文件归档组织实施环境、处理技术；创建入库档案的原始性、完整性检验文档及下载固化保存技术。
　　 保管利用层实现的基本要求和主要标志是：建立了一套电子档案数据原始性、完整性检验报告，即《电子文件生命周期表》；建立了接收档案原始性、完整性的验收技术；建立了严密的档案数据迁移、入库控制技术；建立新接收档案原始性、完整性检验文档及下载固化保存技术。
　　 2.在目前实践中，电子文件归档有两种倾向方案：一是由企业计算机管理部门来管，二是由档案部门来管。两者都有优势也都存在缺陷；一般计算机管理部门是控制着单位的网络服务器或多终端系统的主机及单位数字设备的管理，有利于对归档电子文件进行登录、转储、共享等技术处理。同时计算机管理部门都配有专业的计算机人员，有利于解决计算机应用中复杂的技术问题，有更多的机会接触、跟踪、应用计算机的最新技术。当然，归档电子文件管理有着复杂的技术问题，但同时也存在着方法问题和档案的集中统一管理原则，这正是计算机管理部门缺少的专业知识。所以一种互补型的管理模式成为最佳方案――信息中心下的两个部门。
　　 3.电子文件的组织是以信息的流向为基础的，要实现电子文件流向过程的控制与管理，贯穿其整个生命周期，包括形成、使用、归档、利用各个阶段。因其涉及的部门、岗位、人员及种类多，控制会有一定的难度。所以，在一单位和企业必须编制一个规定，来正确全面地进行划定电子文件格式和内容，也是当前确保本单位归档电子文件完整齐全的关键。电子文件的收集工作体系，要求采用文档一体化管理方式，只有这样才可以保证电子文件的内容。档案部门应根据电子文件的生命周期的不同而采取必要的技术、规范标程及保护措施。现代信息技术的发展已实现了对扫描、光盘刻录、模拟数字合成、模拟影像与数字影像的双向转换技术。
　　 4.电子文件与纸质文件的双轨制管理。企业电子文件的双轨制管理，使IT技术的发展没有形成相对稳定的过渡时期。电子文件至少在以下三个方面是未知的：一是电子文件载体的保管寿命；二是电子文件格式的通用性还没有定论；三是对软硬件环境的依赖性。
　　
　　电子文件的管理方式及技术支撑
　　
　　 虽然电子文件从根本上改变了企业内、企业间及企业与市场之间的沟通方式，但电子文件管理的基本原理、职能任务与责任并没有改变。
　　 电子文件的管理应与企业信息化发展同步。整个企业信息化的进程中，很少有档案部门参与企业信息化工作，至于电子文件管理工作被动，这就要求档案部门要利用自身在企业信息化建设中的重要作用，充分认识自己的优势和实力，去争取自己应有的地位，发挥行业专家优势，积极为企业有关标准规范制定及相关软、硬件的配备选择出谋划策。在企业信息化总体建设中，应推广在档案部门设立现代化技术室，参与企业网络建设和大型的数据库选购，做好咨询服务和促进工作。
　　 研究分析本单位计算机应用的现状，由档案部门会同计算机中心和各业务部门，按照本单位计算机应用的范围，具体确定各部门电子文件的归档类目，凡目前尚未应用计算机管理的信息，暂不列入归档类目。随着本单位计算机应用的不断扩展，对该归档类目逐步修订和补充，直至较为完善。
　　 建立电子文件的“无卷”归档组织实施环境、处理技术。制定一个科学合理及符合我国企业实际情况的统一的电子文件管理及电子文件归档的管理标准，是目前企业全面实施电子文件管理及电子文件归档的首要问题。例如，档案管理位于办公自动化管理系统中的一个支系统，和本单位办公自动化系统处于相同的工作平台及软件环境时，如何符合文档一体化要求。
　　 加强对电子文件的前端控制。对电子文件的形成流转、处置加强监控，确保电子文件信息的完整性、真实性，为发挥数字档案库作为企业信息数据资源库的作用打下基础，档案部门必须由过去被动接收、保管各部门的各类电子文件，为实施参与、控制、监督电子文件的诞生、流转和移交。
　　 档案管理软件要适应企业的办公自动化建设。目前，各用户单位办公自动化的水平不同，对档案管理软件的要求则不一样。过去，有的系统只是把档案管理作为一个单一的模块“嵌入”办公系统中，仅适用于档案室的工作，没有真正融入到办公自动化系统中，实现文档一体化的管理；有的系统在编制档案管理的模块时，没有充分考虑到档案管理在无纸办公的环境下如何开展，因此使用的是传统的纸质档案的方法。档案管理软件如何与不同的办公系统连接，这是一个复杂的问题，也是档案管理软件所必须面对的问题。随着电子文件的大量形成，档案管理软件如何管理电子档案将是迫在眉睫的问题，也是档案管理软件如何使档案工作贯穿于整个办公系统中的问题，这也使传统的档案工作理念发生变化。
　　 电子文件和电子档案管理的各种规章制度的建立。建立电子文件和电子档案管理双轨制度要根据电子文件和电子档案管理特点，制定完善符合实际需要的管理规章制度，如：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、电子文件备份制度、局域网络安全管理制度、局域网利用者身份确认制度，以保证电子文件和电子档案管理工作有效地开展。□
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