建设电子政务　提高管理效能

来源:用户上传      作者: 刘红明等

　　刘红明 郑海龙 杨义胜
　　
　　江苏省共青团电子政务系统自2005年10月正式开通运行以来,全省各级团组织和广大团干部依托这个统一､开放､安全､高效的内部网络办公平台,初步实现了网上办公､协同办公､远程办公和移动办公,使办文､办会､办事行为得到进一步规范,工作效率得到明显提高,办公成本大大降低,有力地促进了团务公开和机关作风的进一步转变,推动了各级团组织规范､有序､高效地运转｡团省委机关通过全面使用系统的各项功能模块,基本做到日常事务网上申请､网上流转､网上审批､网上公开,大大促进了团内事务管理效能的提高｡
　　办事程序更加科学规范｡电子政务不仅仅是将日常办公事务机械地搬到网上,而是利用信息技术对管理程序的重塑｡江苏共青团电子政务系统基于英特网建设,采用SSL传输加密机制和多重身份认证,软件系统和中心机房全部由团省委规划建设,运用OA群技术和集中部署方式,为全省每个县级以上团委建立相对独立的办公自动化平台,并采取分配用户的方式向广大基层团组织延伸｡系统紧贴团组织办公的实际需求,由公文处理､日常办公､人事管理､公文交换､信息发布､团务公开､在线交流和办公辅助等八大子系统组成｡每个子系统均按照规范､有序､便捷､高效的原则合理设置事务处理流程,事务申请､流转､审批等过程严格遵循有关规章制度｡电子政务的推广应用,不仅有效地克服了传统办公模式由于人为因素造成的主观性､随意性,而且使团机关日常事务处理更加统一规范,为推进团机关的标准化管理奠定了基础｡
　　事务管理更加公开透明｡团内电子政务通过互联网建立各自相对独立的办公平台,共同组成全省性的网上团务办公室,通过网络技术的应用和信息资源的整合,打破团组织上下级之间和团组织与团干部之间的界限,实现跨地域信息的集中管理､及时响应和全面共享｡所有用户均可通过登陆系统,在规定权限内方便快捷地从系统获取各种需要的信息,查询事务处理的过程､意见和结果｡“团务公开”子系统,还可根据系统自动统计结果定期公布各级团组织和团干部的工作安排､文电处理､事务办理､物资消耗等情况｡与传统团务相比,团内电子政务使日常事务处理更加公开透明,不仅有效地提升了团的上级组织和职能部门的监管能力,而且扩大了广大团干部全面参与团内事务的知情权､选择权､监督权｡
　　团干部责任意识明显增强｡电子政务改变了日常团务运行的方式,使各级团的组织､部门和团干部的职责､办事程序､办事过程､时限､办事结果､监督方式等均为系统用户所知,所有团务处理的程序都一清二楚,每一个团干部的办事情况都一目了然,每个流程处理的时间､步骤､进展情况也都可以即时查询,事务发起人､审核人和签批人权责明确,事务处理流程环环相扣,处理意见在网上客观记录｡随着电子政务的推行,网上办公已成为广大团干部必用的工作方式和自觉的工作习惯,这使团干部的工作责任意识明显增强,团干部的积极性､主动性､预见性､创造性得到进一步发挥｡目前江苏共青团电子政务系统注册用户已突破20000人,全面覆盖了全省专兼职团干部｡
　　事务处理周期明显缩短｡电子政务系统为广大团干部提供了现代化的办公手段和应用工具,加快了信息传输的速度和事务办理的节奏,节约了原来靠人力及传统工作方式所消耗的大量时间和精力,将团干部从常规､繁琐､简单重复的事务性工作中解脱出来｡网上办公､远程办公､移动办公､虚拟办公室的实现,打破了日常工作的时空界限,加强了团组织之间以及团组织与团干部之间的即时沟通和双向互动,使团内事务管理和服务更加精干高效,而且突破了地域间的局限,在全省范围内实现资源共享､信息互通,特别是打破了层级间的限制,工作部署､工作交流､督促检查等都可以直接到达基层,一竿子到底,上下联动,整体快速反应｡以公文处理为例,传统发文模式一般经过拟文､核稿､签发､印刷､邮寄､签收､转发等过程,由团省委下发一份公文至县级团委至少需要7天时间,到基层所需的时间更长,而电子政务系统开通运行后,上述公文办理过程基本可在当天完成,大大缩短了日常事务处理的周期｡
　　日常办公成本明显降低｡一方面电子政务使得团的各类信息资源数据库互联共享成为可能,也使得这些资源得到统筹管理和综合利用,从而避免了资源闲置､浪费和重复建设｡比如通过公文交换子系统,建成了全省团组织公文库,汇集各级团组织的公文,在设定的共享范围内,各级团组织可自主进行文件上传､查询､统计和维护,大大减少了传统文档管理的成本;另一方面,与传统办公模式相比,电子政务采用无纸化办公,经初步测算,团省委机关仅收发文一项,纸张､印刷､邮寄等费用一个月可节省2万元左右｡同时,由于管理更加规范科学､程序更加严谨有序､事务更加公开透明,从制度设计､过程控制､多重监督上减少了铺张浪费现象的发生,团干部的节约意识､当家理财意识也明显增强｡
　　总之,电子政务建设是深化管理的一场技术革命,也是更新思想观念､转变工作作风､创新管理方式､提高组织效能的重大变革,将产生广泛而深远的影响｡应将电子政务建设与效能建设有机结合起来,千方百计将电子政务系统用足､用好､用活,进一步放大电子政务的效应,使电子政务更大范围地覆盖到团的各级组织和各级团干部,更加紧密地融入团的日常工作,更好地促进团的自身能力建设,切实增强团组织的吸引力､凝聚力和战斗力,以技术创新､组织创新､管理创新不断开创团的工作的新局面｡
　　(作者单位:共青团江苏省委)
　　责任编辑:邹宏仪

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