浅谈归档文件的整理
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摘 要：随着办公自动化和档案信息化管理不断加强，办公自动化和档案管理现代化管理提高了办公效率，取得了较好的经济效益。做好归档文件的整理工作，有利于提高档案利用率，能促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
关键词：归档文件 整理 办公自动化
归档文件的整理是指机关在实际工作活动中自身形成的、办理完毕、并作为文书档案保管存放的各种纸质文件和电子文件的整理。通常采用以件盒为单位的归档方式。随着办公自动化的应用和档案信息化管理量的增大，归档文件的整理和方式的选择至关重要。在实践中，我局采用纸质文件和电子文件（电子文件归档条件还未成熟）同时进行归档。得到了省公司、市档案管理部门的好评。现就归档文件（纸质文件）的整理谈些自己的看法。
一、归档文件整理的意义
随着办公自动化和档案信息化管理不断加强，办公自动化和档案管理现代化管理提高了办公效率，取得了较好的经济效益。文书档案中归档文件整理工作就摆在我们档案人员面前，如何搞好这一工作，就关系到文书档案工作质量的重要方法，也是档案工作深化检索的前提和保证。信息技术的发展产生了两类归档的文件，即纸质文件和电子文件。我在这里所说归档文件是指办公自动化的电子文件转换成纸质文件并归入“清华企业档案管理系统”软件的电子文件，不是指电子文件的中磁盘、光盘等载体的档案。
归档文件的整理实际上是指档案立卷时采用了件盒级而非原用的案卷级立卷方式进行归档，然而不管是何种方式，档案始终不能背离利用，整理，保护的原则，传统的文书立卷方法(即案卷级立卷方法)是建国以来延用的档案整理方法，经过数代档案管理者理论与实践的结合，形成了案卷级立卷方法。在那个历史背景下,采用这种方法，使我们国家得以保护了大量的档案，这是值得肯定的,但随着计算机现代化管理手段大量应用于公文处理和档案管理,它在分类、组卷、 整理、装订、检索、利用等方面明显出现繁琐，复杂和效率低的缺点，给档案人员带来了相当大的困难。
为了更科学地管理好文书档案,国家档案局于2000年制定了《归档文件整理规则》 (DA/T22-2000),四川省电力公司于2000年开始实行运用“清华企业档案管理系统”软件进行档案管理，并在2002年档案工作会上明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律,以“件”为单位进行整理，并作为今后考核档案管理工作的依据。
归档文件工作是关系一个企业文书档案健康发展的需要，文书档案工作是企业档案管理工作的一部分，是提高企业档案工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。用科学规范的整理档案，是衡量一个企业档案业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的党群、行政、经营、生产等业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。
文书档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。因此，做好归档文件的整理工作，有利于提高文书档案管理工作的效率，有利于档案工作的开展，有利于提高档案利用率，能促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
二、归档文件的整理
为避免将具有保存价值的文件材料漏悼散失，同时防止“有文必档”等现象，要遵循国家档案局关于印发《机关档案工作业务规范》等三个文件的通知的基础上，根据《电力工业企业档案分类表（0-5大类）》和《归档文件整理规则》的规定，做好平时归档工作。1、对已办理完毕的电子文件要做到随时归档；即从办公自动化的“ＯＡ”系统转换为“清华企业档案管理系统”中的收集整编子系统进行鉴定、整理工作。2、对不便在网上发布的各种文件、资料和上级机关下发的密级文件要做到随时办理完毕，随时归档。3、年终对所有要归档的文件材料应遵循文件的形成规律，保持文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
1.归档文件的来源
我局档案从2000年开始实行运用“清华企业档案管理系统”软件。办公自动化是从2003年10月初运行，2004年全局实行办公自动化（无纸化）办公。实行办公自动化后，快捷的信息技术缩短了管理者与被管理者的距离，加快了上情下达、下情上达的速率，提高了办公的效率，改变了传统的行政办公模式，克服了地域因素带来的不便，使统一模式的现代化管理概念得到加强和体现。同时，公文处理基本上改变了传统的公文书写方式，一是运用办公自动化书写、修改、签发、收文、传阅方式；二是单位在工作活动中形成的不便在网上发布的各种资料（会议记录、密级文件）和上级机关下发的密级文件，宜采用传统收文传阅方式进行人工传递，并仍然在纸张上进行公文的修改与签发。这种双轨并存方式改变了传统的公文运作方式。
1.1从办公自动化转换为“清华企业档案管理系统”
实行无纸化办公后，我局的文件阅读、处理都在网络上传送。大量的电子文件产生了，给我们档案人员带来方便。一是做到平时归档。二是将电子文件全面浏览几遍，认真鉴别是否归档。三是对具有参考价值的电子文件应及时进行归档。归档方式按文书档案的分类方案《电力工业企业档案分类表（0-5大类）》进行分类，将所有要归档文件经过办公自动化的“ＯＡ”系统转换到“清华企业档案管理系统”软件进行归档。
1.2将电子文件转换为纸质文件
因为电子文件的载体稳定性差，易损坏，而纸质档案的载体较为稳定安全。我局采用纸质文件归档。一是把电子文件下载下来，打印成纸质文件，文件用不锈钢订书钉进行装订，对过厚，才采用三针一线法装。打印时要注意删除电子专用章，并加盖公章。二是公文处理单和收文处理单的打印。三是对本单位形成的永久、长期保存的文件，在其文件处理单上（已有领导在计算机签发）还要有领导亲笔签字。这样归档的文件才具有法律效力。
1.3将纸质文件对照电子文件进行鉴定
在运用“清华企业档案管理系统”软件中的收集整编子系统对归档文件进行逐一核定工作的同时，要对未在网络传阅的文件进行增补进入档案管理系统软件。对所有文件进行分类、划分保管期限、排列、编号、编目、装盒工作后，再转入数据录入子系统，归档工作基本完成。
2.归档文件的整理方法
文件（电子文件）经过文书部门初步打印文件后，于次年的六月前移交到综合档案室。档案人员应并遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。并以三级类目的先后顺序排列文件。
2.1分类方法
文书档案的分类是《电力工业企业档案分类表（0-5大类）》进行分类，即按年度、问题兼顾组织机构、保管期限分类,它涵盖党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资方面活动形成的文件材料。我们在分类时由于兼顾了组织机构等类目, 就避免了因机构调整,工作性质又有交叉，不利于档案分类所出现的问题。如：53人事管理和54劳动管理的三级类目都有“待遇、调配、奖惩等”53人事管理和56教育培训都有三级类目“培训”，就要根据实际情况加以处理。如属一个机构统管的，则可自行决定归入其中某一个类目上，而将另一类目闲置，但一经确定就要沿用下去，不要反复变化。
2.2整理方法
从办公自动化的 “ＯＡ”系统归档转换成“清华企业档案管理系统”软件的收集整编子系统进行整理归档。
首先，对归档文件进行检查。一是查文件是否齐全完整，即发文，正文、附件、发文处理签是否在一起（正文在前、附件在中、发文处理签在后）作为一件,收文，收文处理签、来文是否在一起（收文处理签在前、来文在后）作为一件。二是查电子文件是否与纸质文件内容相同。三是查是否有加盖公章（删除电子专用章）和领导亲笔签字。
其次，归档文件的分类。一是按我局（0-5）大类分类。二是划分类目。三是划分保管期限。
第三，归档文件的排列。一是在文件排序时就应将文件内容结合相同的文件材料相对集中放在一处,再按时间和三级类目先后顺序排列文件。二是编页码，在每一件的右上角逐件从“1”编页码。同时在右上角空地加盖文书档案档号专用章，填写其中内容（包括全宗号,年度, 保管期限，件号,盒号，机构或问题，分类号）,这里着重点是件号的填写，件号一定要从不同分类,不同保管期限的最低一级顺序从“1”开始编号,比如永久保管党务工作综合类档案有10件,那么就从 “1”编至 “10”,长期保管党务工作综合类档案有10件,那么又从“1”编至“10”，这样编制的好处是有新增加档案可以从最后顺序加入，而不影响前后其它档案的档案件号。三是录入，将文件目录以“件”的方式录入“清华企业档案管理系统”软件的数据录入子系统（只是没有实行办公自动化之前）,实行办公自动化后将 “ＯＡ”系统的一栏“归档”转换成“清华企业档案管理系统”软件的收集整编子系统进行整理归档，录入中要注意目录号的分别，整理完毕后再转入正式库数据录入子系统，以便利用查询。
第四，档案“盒”应根据不同分类不同保管期限的档案厚度（2cm、3cm）选择相应的档案盒，原则是同一分类同一保管期限的档案装在一个盒内，在盒脊背处应标明“年度”、“保管期限”“类目名称”“起止件号”“盒号”栏。
第五，在“清华企业档案管理系统”的统计报表中，一是打印“归档文件盒内目录”应放在盒内文件前面。二是备考表将备考表填写好后放入每盒的最后页。三是打印“归档文件目录”用文件夹装入，并标明目录号，作为档案检索工具。
通过上述五个步骤，一年的文书档案就整理完毕了。
显而易见，从几年整理档案来看有如下优点： 1、整理方便快捷。 2、利于保密。归档文件整理后的档案可以针对性较强的借阅利用某一档案，而不必因为利用一件而借出一卷，利于档案的保密。3、充分利用档案室保存空间。可以多个同类分类档案放入同一盒中，这样充分利用了档案盒的空间，进而节约了档案室的保存空间。随着日后档案的增加，这一优势会更加明显。4、容易调卷。在分类错误时，档案存在调卷的问题，只将改变一下排列件号，就相对容易了许多。 5、查阅方便。在计算机中输入关键词进行查询，更为快捷直观。6、便于档案的统计。
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