新形势下电子档案管理存在的问题及解决对策
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【摘要】随着社会的不断发展，我国经济实力的不断增强，特别是互联网技术的推广，电子档案技术便应运而生，电子档案技术的优点就在于节能环保，相比传统纸质档案，电子档案更便于整理和保存，而且节省空间，但是凡事要用辩证的眼光看待，电子档案管理有没有问题呢？
【关键词】电子档案;档案管理;问题与对策
社会的不断发展进步，带来了网络时代的繁荣，在这个背景下，电子档案管理展现出比传统档案管理更环保、更简便的特点，但是，我们在面对新形势下电子档案管理技术时，不能只看到电子档案管理技术的优点，更要辩证的对待该技术的缺点，本文将从以下方面展开论述。
一、我国档案管理技术的变革
过去我们在整理档案时，习惯写到纸上，再把档案放进档案盒里，最后再把档案盒放进档案柜里，记得我在看《今日说法》时，看到过这样一个场景，有一个陈年旧案，需要查阅当年卷宗，我看到办案民警走到了一间档案室，室内全是档案柜，就像是一间图书室一般，办案民警为了找出当年的卷宗，找了好几个档案柜，真是费时、费力！
随着电脑技术和网络技术的不断发展，电子档案管理技术传入中国，基于电子档案技术节省空间便于管理的特点，该技术在各行各业迅速推广开来。
二、电子档案管理技术的概念
电子档案，顾名思义，是档案的电子化。具有便于管理、节约空间、方便保存的特点，是针对传统纸质档案管理的缺点而发明的一种新技术，实现了档案管理工作的网络化和先进化，但是，电子档案管理技术对管理人员的要求比较高，最起码要具备熟练的电脑操作技术。
三、电子档案管理技术存在的问题
（一）真实性不足
电子档案管理技术便于管理，就在于它只要一台电脑就可以进行编辑，在编辑时很容易发生数据错误，由于电脑上的显示与纸面显示有很大的区别，不容易被编辑人员发现，所以导致了电子档案管理的真实性不足的问题。
（二）保密性差
电子档案管理技术需要网络传输，在网络传输的过程中，很容易被不法分子劫持，造成信息泄露。
（三）保存期限不稳定
前文提到了，电子档案管理是基于电脑技术和网络技术的，其实，电子档案保存是存在电脑上的硬盘里，别看硬盘有一个坚硬的外壳，但是硬盘是个非常脆弱的物品，因为硬盘非常容易被病毒攻击，甚至被损毁，如果出现这样的问题，就会致使电子档案的丢失，造成一定损失;如果管理方法得当，还是可以保存相当长时间的。
（四）管理人员缺失
因为电子档案查找相对于传统纸质档案较简便，不需要专人查找，所以许多单位的电子档案可以供人随意查阅，这样很容易出现档案丢失或失真，当然，这种现象不会出现在保密单位。
四、做好电子档案管理工作的对策
（一）管理人员专业化
电子档案管理技术作为一种新兴技术，就需要适应新技术的管理人员，建议各高等院校开设关于电子档案管理的专业，培养专业化的电子档案管理人员。
（二）严格电子档案审查
基于电子档案真实性低的问题，我们要设立专门的审查部门，对编辑整理的电子档案进行严格的审查，从源头防止档案失真，更要激励基层工作人员，提高对工作的认真态度，谨防出错;也可以对电子档案整理人员进行绩效考核，对工作认真的同志，给予奖励，对经常出错的同志，要提出批评或处罚。
（三）建立专属网络，防止信息外漏
针对保密性差的问题，我们不妨向公安部门学习，电子档案能够共享的单位，可以建立专属的网络，减少被窃密的危险，或者可以采用U盘传输的方式，但是如果两地距离较远，建议建立专属网络，因为邮寄U盘，会增加风险性，一旦丢失，损失较大。
（四）定时检查、保养存储设备
前文说到的保存期限的问题，并不是绝对的，只要我们在使用、管理的过程中，操作合理，是不会发生这种现象的，但是，我们管理人员要定时检查，一旦发现异常，要及時将数据进行备份，防止因为机器瘫痪而造成数据损毁。
（五）严格查阅程序，专人专管，专人专责
针对管理人员缺失的问题，我们要设立专门的管理机构，任何人没有擅自查阅电子档案的权利，如果确实要查阅电子档案，要征得相关领导的同意，出示查阅证明后，征得查阅许可单，然后持档案查阅许可单到机器查询，没有许可单一律不准查阅，否则，要追究管理人员的相应责任。
五、结论
总而言之，社会进步带来的是科技进步，科技进步使技术不断进步，我们在享受社会发展带来的好处的同时，要辩证看待事物的两面性，对积极的一面要正确使用并积极发扬，对不好的缺点，要辩证对待，设法克服。但是，电子档案管理技术的推广，总归是利大于弊的，本文我主要介绍了存在的这几种问题，但是我相信还有许多问题我没有看到，希望大家在今后的使用中，一旦发现问题不要回避，一定要提出意见或建议，只有这样，电子档案管理技术才会不断进步，才会为人类社会的发展做出贡献。
参考文献：
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[2]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化，2014（4）.
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