综合医院财务档案管理存在的问题及解决对策分析
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作者:孙敬
摘 要：近年来，随着我国经济的迅猛发展及经济体制的逐步转型，各行业的财务管理工作模式也在发生着巨大变化。医院财务档案主要是将医院历年经济状况进行记录与保存，作为医院财务管理的重要组成部分。随着卫生改革的逐渐深入，日常财务档案管理工作中可能存在的一些问题也逐渐暴露出来。这些存在的不足不仅对医院的日常工作造成影响，而且不利于医院管理工作的长远发展。鉴于此，就医院财务档案管理的意义与工作中存在的不足进行详细分析，并提出解决对策，同时指出财务档案信息化建设的特点与意义，以期为日后医院更好地完善财务信息化建设，促进医院长远发展提供参考依据。
关键词：医院;财务档案管理;存在问题;解决对策
中图分类号：F233 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2019）20-0182-02
近年来，随着医疗改革的不断推进，医院在医疗与卫生服务方面的质量逐渐提高，而医院内部的各项管理工作均是促进医院长久发展的基本条件[1]。在院内开展财务档案管理工作可显著提高医院整体管理工作质量及医疗服务水平。这项工作的内容主要以记录医院资金管理、科研、行政管理、教学及资金运转等情况为主;工作的健全与否与今后的发展情况均会对医院资金的使用效率产生影响，也对医院的科学管理具有重要的意义与价值[2]。不断完善财务管理工作中的各项细节，运用科学的方式对财务档案各项信息进行有效管理，才能不断提升医院各项工作的效率与质量，为患者提供更加优质便捷的医疗服务[3]。
一、财务档案管理的重要性
财务管理作为医院各项管理中的重要内容，其相关的档案管理更是财务管理工作中的重中之重。财务档案是财务各项工作的凭证与体现，完善记录并整理归档各类档案有助于工作人员更好地进行查询与记录，可促进财务工作的正常开展[4]。财务档案的记录形式以往以文字为主，对医院的各项财务状况及发展历史进行详细记载，再通过工作人员的收集、整理与归纳。这样可将医院发展过程中较为重大的事件进行保存与记录，不仅有助于帮助人们更好地翻阅与查询资料，更能为其提供真实、客观、准确的信息资料[4]。
二、医院财务管理工作中的不足
（一）财务档案的分类与保存方式不科学
财务档案管理工作的核心就是保存内容。在过去的很长时间中，医院对财务档案管理的重视程度较低，导致现存的许多纸质版信息分类与保存较为凌乱。主要表现在：第一，要求递交财务资料的相关工作人员未能严格按照院内相关财务管理要求定时、完整、详细地递交各类资料，部分不完整的资料也未能在后续补充完整导致资料不全[5]。第二，档案信息管理混乱，档案管理人员对收集到的各类资料未能进行准确的分类与识别，而是将所有资料进行笼统的收集后直接归档，不再进行详细的筛选与区分。其中一些内容相似的资料由于未能及时进行区分与筛选就全部归档在一起，易导致后续使用档案进行资料查询的人员不能对档案内容进行正确的判断与选择，既对正常的工作质量与效率造成影响，又在一定程度上降低了文件的使用价值[6]。
（二）档案管理机制尚不完善
尽管近年来各大中小医院的制度已逐渐建立，工作人员的各项工作职责也较为明确，但在财务档案管理方面仍存在许多缺失与不健全的地方，尤其是在财务人员职责分配及工作细节评估方面仍存在较多不足。这将导致由于收集不及时而丢失许多有价值的财务文件与资料，以致无法体现财务档案的共享性，最终造成档案文件管理工作无法真正发挥出服务医院发展的作用。
（三）财务档案管理人员的专业素质较低
财务档案管理工作对人员专业水平要求较为严格。目前，许多医院的档案管理工作多由医护人员或其他岗位人员完成，他们大多没有档案管理工作的专业知识和技能，也无法完成财务档案的存放、整理等各项工作。随着信息化时代的到来，医院财务档案管理工作也发生了实质变化，许多曾经人为操作的工作转变为在计算机上完成。目前，大部分档案管理的人员缺乏完善的计算机及软件应用知识，无法使用计算机完成各项财务档案管理工作，这也给后续开展财务管理信息化建设增加了难度。
（四）医院领导对档案管理工作重视程度较低
档案管理工作的调整与完善是一个长期的过程，需要医院各级领导及相关工作人员的关注与改进，其中上级领导对该项工作的支持与重视程度直接影响档案管理工作的质量与效率。目前，许多医院的领导都认为，医护工作是医院运营中的重点，而档案管理类工作对医院正常运作带来的影响微乎其微[7]，因此疏于投入人力、财力与物力。在这一情况下，财务档案管理工作进展的速度是非常缓慢的。再加上档案工作人员普遍存在档案管理意识淡薄、工作流于形式等问题，工作上应付思想严重，直接导致档案管理工作质量与效率的低下。
（五）财务档案管理信息化程度较低
目前，许多医院的财务档案管理工作尚未完全实现信息化，仍采用传统的管理模式，导致人力物力的浪费[8]。许多医院认为，对信息的各项管理仅限于对数据内容的处理与记录，与档案管理关联较小，因此多不应用在档案管理工作当中，长此以往可能造成各类财务档案信息的流失，不利于为管理者提供各类信息，难以为促进医院的发展发挥财务档案的自身价值。
三、加强医院财务档案管理的有效策略
（一）升級医院管理理念
医院管理者应改变传统的医院财务管理观念，引用新技术，减少档案管理人员的工作量。充分意识到信息化建设的重要性，努力构建完善的财务管理体系，逐步提升财务管理水平。
（二）建立健全管理体系
财务档案管理具有健全可行的制度是工作顺利进行的必要条件。医院应根据其实际情况建立和完善各类档案管理制度。在拥有健全的财务档案管理制度的基础上，管理人员应该遵守相关规定，切实保证实现财务档案管理工作的目标。即使在信息化过程中遇到问题，也可做到有章可循，确保医院财务档案管理工作能够持续开展。在日常工作中，应以财务工作为主线，全面规范各类档案资料，对一些具有较高保管价值的财务相关记录、核算资料等应及时收集、分析、筛选，并整理后立卷编号，装订成册。 （三）增强档案管理意识
在医院，不论是管理人员还是档案工作人员均应增强档案管理的意识，深刻认识到财务档案对医院运行与长远发展的重要意义。同时，根据医院实际运营情况进一步加大对档案管理工作的投入程度与支持力度。工作人员在日常工作中应确保各项档案资料可供人查阅并定期整理各类资料，确保各档案内容的完整性与准确性，为档案查阅人员的查询与使用提供便利。
（四）不断强化财务档案管理人员的工作能力，提高其自身素质
在财务档案管理工作中，工作人员的业务能力将直接影响档案管理工作的质量。因此，医院在建立相关制度的同时也应明确管理工作人员奖惩机制，使工作人员在这一机制中不断提升工作效率与工作质量，并利用奖惩机制为工作人员提供一个良好的工作氛围与道德环境，帮助其提升自我工作的责任感及自我约束力，使他们自觉规划职业路径，找出自身的特点和不足，在每日的档案管理中及时发现自身存在的问题并积极改进，帮助他们的专业素质水平逐渐得到提高。此外，对档案管理人员应加强操作技能与档案管理方面的培训，帮助他们掌握档案管理的操作技能与基础知识;医院应定期组织专业人员对财务档案管理人员的各项工作内容进行考核与评估，以便于其及时发现工作中的不足与缺陷并进行改进。同时，将财务档案要求的各项内容列入医院的日常工作管理的内容当中，要求其他部门人员提交的财务资料尽可能完整、准确，有助于提高档案管理的质量与效率。
（五）提高档案利用率
医院管理者一方面应重视财务档案的管理、收集、分析及筛选工作，另一方面也应把档案管理与医院的各项事业的建设情况、医疗发展情况相结合，以便更好地提升财务档案管理水平。
医院财务档案管理工作对促进医院的长远发展具有积极重要的作用。医院领导及相关负责人应加强对财务管理的重视，增强相关人员的管理意识，提高档案利用率，提高工作人员的专业技能与素质，不断优化管理方式，有效提升医院财务档案工作的质量与效率。正视财务档案管理过程中出现的问题与漏洞，继而剖析和探讨，以此来发掘新的发展途径，切实提升医院财务档案管理水平，为医院各项工作的开展奠定基础。从目前情况来看，最关键的一点是提高医院档案管理人员的整体综合素质及管理质量，加强医院相关财务管理体系建设，完成医院长久发展的基础数据工作。
参考文献：
[1] 魏书林.财务档案信息化管理的完善措施研究[J].才智，2018，（34）：199.
[2] 姜慶红.事业单位财务档案管理工作中存在的问题及改进措施[J].办公室业务，2018，（21）：83.
[3] 刘冶.基于会计电算化的财务档案管理信息化建设[J].科技经济导刊，2018，26（28）：33，35.
[4] 谢岳峰.基于新形势下行政事业单位财务档案管理工作的研究[J].办公室业务，2018，（19）：92.
[5] 西康勇.创新财务管理工作 提高财务管理水平[J].经济管理：全文版，2016，（6）：170.
[6] 孙虹.中小企业财务管理内控建设探讨[J].现代经济信息，2018，（17）：213.
[7] 张慧娟.信息化环境下高校财务档案管理思考[J].现代营销（下旬刊），2018，（5）：214.
[8] 许志颖.基于“互联网+”视域下医院档案管理的思考[J].通讯世界，2018，（1）：260-261.
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