发电企业整合后档案管理一体化问题研究

来源:用户上传      作者:

　　【摘要】当前发电企业为了加快自身的发展而互相进行整合的同时也为档案管理工作提出了挑战。在本文中将对发电企业整合后所带来的档案管理问题进行探讨，并提出相应的措施，以此实现发电企业在进行整合后的稳定运转。
　　【关键词】发电企业  企业整合  档案管理  一体化
　　想要保证发电企业在进行整合后能够顺利开展工作，就要首先实现企业档案整合的一体化。并且在实际的工作中，发电企业的档案在其企业自身的发展中占据着重要的地位，将其进行一体化整合不仅能够统合企业的科技与知识信息还能够推动发电企业经济的快速发展。
　　一、发电企业整合后所带来的档案管理问题
　　（一）档案管理系统的差异
　　目前因为体制内没有统一的档案管理系统，导致了现阶段各个企业都采用着不同的类型的档案管理系统，发电企业整体的信息化建设以及行业整体的信息资源整合都仍处于初级阶段，而且因企业在合并前各种发展程度不同的原因，发展进度快的企业已经采用了信息化的档案管理技术，而发展速度相对较慢的企业仍在使用图纸档案，这也使得在发电企业进行整合时无法对档案进行有效的整合。
　　（二）档案的整合问题
　　在对档案进行整合时，常常因为不同企业间管理系统不同的原因导致了档案难以进行有效的整合，特别是图纸档案与信息档案的差异，使其在进行整合需要耗费大量的人力，为档案的有效整合带来了严重困扰，并且不同的图纸档案与信息档案所涵盖的内容也各不相同，为档案间的整合也带来了极大的困难。
　　（三）企业整合带来的人事变动
　　企业在进行整合时，难免会产生人事变动。并且因为发电企业在整合过程中为了谋求自身的发展，通常会导致企业的档案管理系统建设工作会出现不同程度的停滞，使得部分企业放弃了被整合企业中发展进度相对较慢的企业所积累的可以为日后的工程提供相应技术参考的数据资源以及工作经验，并裁减其档案管理系统从业人员，导致企业在整合后缺乏相关人才，致使档案整合难以进行。
　　（四）管理模式存在的问题
　　在部分企业的档案管理模式中，其档案信息管理系统同时包含了报表管理职能部门以及应用与流程处理的ERP类信息技术两部分。并且在实际的应用中报表管理职能部门档案系统的设计通常由企业的高级管理人员来进行决定并组织统一的开发。这便作为基层系统的档案系统常常缺乏对整体数据的把握以及设计，导致了不同部门间难以实现数据系统的有效整合。
　　二、档案管理一体化的主要措施
　　（一）建立统一的档案管理系统
　　企业在建立统一的档案管理系统时，需要结合企业整合后的实际情况，来对整个档案管理系统进行统一的重组。而重组企业的档案管理系统，其首要目标就是对企业的整体档案信息进行一个合理的规划。因为想要实现档案管理系统的重组与整合，需要耗费较大的投资成本，并且其覆盖范围广泛。只有对企业档案信息进行一个合理的规划，才能够确保档案信息的整合能有在正确的时机进行展开，为此，不仅要对档案管理系统的客观规律进行研究，更要整合现有的档案管理系统，确保其能够统一的对合并后电力企业在经营与生产过程中所产生的数据与经验进行储存。以便企业在发展过程中出现需要调查档案，或解决一些应急问题时能够吸取并利用档案中所储存的经验来保证生产的安全以及自身的发展。
　　（二）实现信息档案与图纸档案的整合
　　想要实现信息档案与图纸档案的整合，就要加大企业的信息化建设力度，对档案资源进行整合，并且在具体实施时需要将其分为两个不同的阶段。其中第一阶段的主要工作及目的是促使企业的相关管理部门以及原有的档案管理本都参与到信息档案的整合工作，并制定相应的工作流程以及制度。而第二阶段的主要工作是由相应的部门以及企业下属单位对自身相应的档案进行整合，随后交与档案管理部门来对档案进整合处理。但在开展此工作时大多会遭到子公司领导人员的抵触与不配合，因为一旦实现了档案资源共享，其自身所累计的经验以及数据支持便会分享给其他公司，影响到了其自身的利益，因此在进行档案资源整合时要减少子公司领导人员的抵触心理，以推动企业档案资源的整合。
　　在对档案资源进行整合时，首先要实现的便将纸质档案转变为数字档案，并统合为数字信息资源，建立数字信息資源库对其进行储存。其次要实现档案信息结构的标准化，确保档案信息能够被方便快捷的使用，为此电力企业可以引进相对复杂的元数据概念以及其他新型数据处理技术，如;数据挖掘、数据迁移、数据压缩等。最后，要实现档案信息网络化，在企业内部使用局域网技术或是因特网技术，但因部分档案信息具备机密性，因此要考虑对档案信息实行访问权限约束以保障其系统的安全性。
　　（三）强化档案人员的工作素质
　　在实际进行工作安排时，因企业整合过程中所产生的人事变化，使得档案管理人员的专业水平严重影响了档案一体化以及档案资源信息化的过程，这便需要电力企业对档案信息管理人才进行培养与招聘，并对现有工作人员进行相应的培训，提升其自身的专业能力，推动档案一体化以及档案资源信息化的顺利进行。并且要对电力企业的档案管理工作进行优化，就要实现好档案管理工作者的转变，其具体表现为：一，从档案管理者向信息开发者进行转换。二、从实践型人员向科学型人员转变。三，由被动信息提供者向信息提供引导者转变]。
　　（四）优化管理模式
　　为了应对电力企业整合后所带来的管理问题，档案管理部门需要优化其自身的档案管理模式，以提高其自身档案管理的工作效率，在加大新技术的应用外。还要根据电力企业自身的特点来对管理模式进行一定程度的优化，通过自身在管理过程中所发现的问题，对其进行优化与反思，来制定最适于企业自身的档案管理模式。建立并落实档案管理系统的责任化，对档案管理人员进行监督确保其能够严格的落实自身的责任，对档案管理工作认真进行。此外，还要统一的建立符合档案数据信息化的档案标准，方便在档案进行管理时，能够有一定标准可以追寻，提高档案管理效率。
　　三、结论
　　综上所述，想要实现发电企业在整合后的档案管理一体化，就需要采取相应的措施解决发电企业整合后所带来的问题，建立统一的档案管理体系，实现信息与图纸档案的整合，强化档案人员工作素质，并实现对管理模式的全面优化，以此来推动发电企业在整合后的快速发展。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-15022412.htm