南京地铁一号线增购车辆采购项目沟通管理探讨

来源:用户上传      作者:石娜

　　[摘要]文章以笔者负责的南京地铁一号线增购车辆采购（NJL1ZG）项目管理为例，阐述了NJL1ZG在项目管理过程中沟通管理的重要性、沟通管理计划以及沟通管理策略等内容，为地铁车辆项目的沟通管理积累经验。
　　[关键词]沟通管理重要性;沟通管理计划;沟通策略;南京地铁一号线增购车辆采购项目
　　[DOI]1013939/jcnkizgsc201929160
　　随着南京市城市轨道交通的建设发展，作为南京市客流量最大的地铁一号线，南京地铁公司对南京地铁一号线列车的开行计划进行了调整，促使车辆需求增加。为此，为了进一步增加南京地铁一号线运输能力，2013年，南京地铁公司为南京地铁一号线向南京中车浦镇城轨车辆有限责任公司（以下简称：南京浦镇城轨公司）增购13列列车。由于该项目是南京地铁运营公司成立以来首次采购车辆项目，南京地铁运营公司对本项目非常重视，南京浦镇城轨公司结合南京地铁运营公司对车辆采购项目提出的要求，在项目执行过程中，本项目从设计、工艺、采购、质量、生产和项目管理上，着重并持续关注项目启动、设计联络、生产配套、车辆生产、列车调试、项目资源等确保项目车辆生产质量有效控制、物流配送及时、试验线路满足、人力配套完善，不断提高车辆生产品质，提高项目管理水平。
　　1NJL1ZG项目介绍
　　南京地铁一号线增购车辆采购项目共13列车/78辆车，采用6节编组形式，与南京前期铆接车辆技术条件基本一致，车辆设计速度为80km/h，车辆采用铆接车体，最大宽度为3000mm的A型铝合金车体。2013年12月20日，NJL1ZG正式启动，项目沟通管理作为项目执行的重要保障，在项目启动会中，南京浦镇城轨公司项目管理团队结合该项目背景、工作范围、技术规格书、关键里程碑、组织构架、项目管理办法、责任分工、项目难点、风险点、项目沟通管理要求以及近期工作安排进行了详细的讨论，确定了重要沟通对象、需要的信息、信息发布频率等，方便在项目执行过程中进行项目沟通管理计划的编制与实施。
　　2NJL1ZG項目沟通管理的重要性
　　项目沟通管理是项目管理重要的领域之一，是为了实现项目目标，科学地、合理地组织和管理所有项目工作中的有效的沟通交流。项目沟通管理是确保项目信息及时且恰当地规划、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程，它是项目成功的基本条件，要求参与项目的每个人都必须使用“项目语言”传达和接收信息，保障项目顺利实施。由于地铁车辆生产工艺复杂，涉及设计部门、技术部门、采购部门、质量部门、生产车间、保供中心、试验中心等多个部门，因而开展NJL1ZG项目管理过程中，要最大限度的发挥沟通管理作用，只有这样才能保障项目的顺利执行，取得较好的效果。因此，在NJL1ZG项目执行过程中，重视项目沟通管理，提高项目沟通管理效率和效果具有非常重要的价值和作用，但最为重要的体现在以下两个方面：一是内部沟通管理方面，能够使设计部门、技术部门、采购部门、质量部门、生产车间、保供中心、试验中心等多个部门形成有效的沟通机制，协助解决项目执行中的问题，促进项目顺利执行;二是外部沟通管理方面，能够保障项目组与南京地铁公司等外部单位形成良好的沟通管理机制，及时了解项目业主的诉求，并协助业主解决相关诉求，提高业主对项目执行的满意度。
　　3NJL1ZG项目沟通管理计划
　　NJL1ZG项目沟通管理计划是NJL1ZG的项目管理计划中的重要组成部分，为了保障各部门的有效沟通，从沟通时间、沟通对象、沟通内容、沟通目的、沟通方式、负责人等方面制定了NJL1ZG项目沟通管理计划。在沟通时间方面，采用固定时间和非固定时间两种方式，固定时间安排一周一次;非固定时间，在项目执行的过程中，会出现影响项目整体进度的问题，在此情况下，需要召开紧急会议，将这些问题提出分析沟通协调并予以解决。在沟通对象方面，可以分为内部沟通对象和外部沟通对象，基于公司与南京地铁紧密协作完成项目执行的过程，在此过程中不仅涉及公司内部的分工协作，还涉及南京地铁以及各子供应商。在沟通内容方面，根据不同项目所处的不同阶段，制定不同的沟通内容，同时，在项目执行中，根据遇到的问题，会增加一些沟通内容。在沟通目的方面，既保证各单位能够了解项目进度，同时，也要解决项目执行中遇到的问题，如强化单位之间的协调配合。在沟通方式方面，因沟通内容、沟通目的不同，在项目执行中，项目组会采用例会沟通、电话沟通、邮件沟通、当面沟通等形式，如需要相关部门配合协调的需求，项目经理与其他部门项目团队成员进行电话沟通，协调目前执行中存在的问题;在负责人方面，确定了设计部门、技术部门、采购部门、质量部门、生产车间、保供中心、试验中心等单位的核心成员，根据不同的沟通内容分别确定此次沟通计划负责人，同时，各单位核心成员还要定期（每周提供一次）负责提供本单位的信息。
　　4NJL1ZG项目沟通管理策略
　　由于本项目在执行过程中不仅涉及设计部门、技术部门、采购部门、质量部门、生产车间、保供中心、试验中心等多个单位，还涉及其他地铁车辆项目的执行，在项目执行过程中，相关部门难免会在生产计划等方面产生一些冲突，若发生的冲突得不到及时解决，对项目执行会产生较大的影响。为此，为了预防和解决项目沟通管理过程中产生的冲突，在项目执行过程中，主要采取以下策略：
　　首先，沟通是人与人之间的有效沟通。在项目执行过程中，设计部门、技术部门、采购部门、质量部门、生产车间、保供中心、试验中心等多个部门，会结合公司地铁车辆项目的总体情况，制定各项目子计划，这可能会造成有些部门某个项目子计划与项目总体进度计划有一定的偏差。此时，需要建立有效的沟通机制，帮助项目组内部之间、项目组与外部之间建立良好的关系，为项目的顺利执行奠定良好的基础。作为项目经理，要及时了解每个部门项目团队成员对项目执行的诉求，并分析这项项目成员的诉求，并与其他部门项目团队成员积极沟通协调，解决项目执行过程中出现的问题。其次，情感的沟通是有效的沟通手段。在项目执行中，项目经理不仅要与设计部门、技术部门、采购部门、质量部门、生产车间、保供中心、试验中心等单位的核心成员进行沟通，了解项目执行过程中的问题和难处，并积极协调解决项目执行中的相关问题;同时，还要与业主、监理单位，以及项目相关供应商等负责人保持经常性沟通，了解他们的诉求。最后，项目经理要善于聆听相关部门的意见。在项目执行中，项目经理不仅要聆听设计部门、技术部门、采购部门、质量部门、生产车间、物流公司、试验中心等部门对项目执行的意见，还要聆听业主和相关供应商对项目执行的意见。
　　5结论
　　地铁车辆采购项目的沟通管理在项目管理工作中具有重要的作用，有效的项目沟通管理保障了南京地铁一号线增购车辆采购项目的顺利执行，为此，本文对NJL1ZG项目沟通管理的重要性、沟通管理计划、沟通管理策略等内容进行了探讨，为地铁车辆项目的沟通管理积累经验。
　　参考文献：
　　[1]罗珅信息系统项目管理中的沟通管理探讨[J].中国市场，2018（15）：107，109
　　[2]周艳霞国际项目管理中提高沟通效率的对策[J].中国商论，2018（1）：62-63
　　[3]巩涛浅析企业管理沟通问题及对策研究[J].经贸实践，2018（15）：276-278
　　[4]钱省三项目管理[M].上海：上海交通大学出版社，2006
　　[5]美国项目管理协会项目管理知识体系指南（PMBOK 指南）[M].北京：电子工业出版社，2018
　　
　　[作者简介]石娜（1986—），女，江苏徐州人，工程师，学士。

转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-15060502.htm