试论企业人事档案管理中存在的问题及解决对策

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　　【摘要】充分认识做好企业人事档案管理的重要意义，正视企业人事档案管理现状及存在的问题，不断提升企业人事档案管理质量，为促进企业发展提供人力资源基础保障。
　　【关键词】人力资源管理，人事档案管理，问题与对策
　　规范、翔实的人事档案，记载着一个企业中各成员的发展过程，为企业的科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、制定企业人力资源发展规划、为企业人力资源的开发和利用的基础。但是在企业的部分单位中，还有很多人对人事档案管理工作的认识存在一个误区，那就是人事档案管理工作可有可无，对人事档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。随着企业各项管理制度的不断完善和人力资源管理水平的不断提高，人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，如何更新人事档案管理的内容、范围、档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们人事档案管理者需要积极面对和认真思考的问题。现笔者就企业人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析。
　　一、做好企业人事档案管理的重要意义
　　随着企业人事制度改革的不断深入，人们的就业自由度逐年提高，劳动力的流动频率也逐渐加快，越来越多的劳动者由“单位人”变为“社会人”。人事档案不再对劳动者的流动具有极大的制约作用，单位用人制度的改革误导了一些员工对人事档案的看法，滋生了“档案无用论”的思想，这在某种程度上严重制约了人事档案发挥其应有的使用价值。21世纪是人才的竞争时期，人既是管理的主体，也是管理的客体，人必须具有一定的能力才可能完成管理的过程。而人事档案是“人的管理”基本信息的主要依据，它既存储了员工人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是一个劳动者在企业中历史的真实记录，是全面地考察劳动者职业生涯的主要依据。因此，我们必须重新认识人事档案管理工作，只要这样，才能做好人事档案管理工作，不断地更新档案管理观念，积极探索和尝试新的人事档案管理手段，以全面真实地反映企业整體发展状况，吸收和借鉴优秀的人事档案管理工作成果，培养高素质的人事档案管理人员，不断调动人事档案管理工作人员的工作热情，使人事档案管理工作逐步走上科学化、规范化和法制化的道路。
　　二、企业人事档案管理现状及存在的问题
　　对人事档案管理认识不足，重视程度不够。个别管理者对人事档案管理工作没有给予高度重视，个别档案管理人员在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，个别企业还存在人事档案管理硬件设施不完善，档案管理人员培训不到位的现象，从而导致人事档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程中遇到新的障碍。
　　人事档案管理人员对人事档案管理的重要性宣传力度不够，管理手段比较落后。首先，人事档案管理人员对人事档案管理的重要性、时效性、真实性没有进行广泛宣传，对人事档案的补充、收集、更新缓慢，材料归档也不及时，因员工个人档案材料未能准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。其次，人事档案管理人员多数是兼管，没有指定专人管理，大部分单位的档案管理人员都属于非档案专业的人员在兼职管理，受专业知识水平和时间的限制，使人事档案管理人员不能很好地掌握档案管理工作的新知识和新技术。这样一来，必然导致了企业人事档案材料不全面或者缺失。目前企业的人事档案管理大部分属于劳资科和组织科分别由兼职人员管理。因此，在工作中存在问题较多，加上没有单独的计算机和人事档案管理软件，查阅人事档案信息仍用手工查询，人事档案的存储还是用传统的方式储存，占地面积大，使用空间也不能得到较理想地应用。
　　企业人事档案数字化、信息化程度不高。计算机网络技术和现代通信传输技术的发展，以电子档案为代表的新型载体人事档案，取代传统式的纸质人事档案，将是未来人事档案工作发展的基本趋势。如果企业能及时跟上趋势，将大大提高人事档案利用效率。然而，由于受社会历史经济条件、管理模式、人员素质等因素的制约，当前企业人事档案的数字化、信息化程度明显偏低，加上部分单位只重视技术人员和技能操作人员素质的提高，而忽视了对人事档管理人员的系统培训，使得企业的人事档案管理人员跟不上信息技术的快速发展。
　　三、加强企业人事档案管理的对策
　　提高认识，搞好建章立制工作。要做好人事档案管理工作，就必须以治档为根本，实现人事档案管理制度化。这样不仅可以使企业各级领导和职能部门对人事档案工作的了解和支持，也会使广大职工对强化人事档案管理的意识得到加强，使他们充分认识到人事档案管理的重要性和潜在的价值，意识到人事档案是企业人力资源管理工作不可缺少的一部分，为以后人事档案管理工作的良性发展打下坚实的基础。
　　提高人事档案管理人员业务素质，不断加强对人事档案管理人员的业务素质培养，打造一支具有现代化管理水平的人事档案专业管理队伍。一方面企业要加大资金投入，鼓励人事档案管理人员以在职学习、培训等方式.提高自身修养，另一方面，有真对性地对人事档案管理人员进行业务强化培训.不断更新档案管理人员的思想理念，增强他们的档案管理的业务知识水平，熟悉掌握现代人事档案管理知识，使企业的人事档案管理人员队伍成为一支能力强、素质高、作风硬的复合型人才队伍。只有这样，才能使企业的人事档案管理工作迈上新的台阶。
　　完善企业人事档案管理的体制建设和制度建设。要通过认真地调查研究，制定相应的改革措施逐步建立企业人事档案管理的职能机构，确立人事档案在企业中的地位，实现人事档案管理从分散管理向集中管理模式的转变，从而有利于人事档案的保管和人事档案信息的综合开发。而人事档案管理是一项长期工作，企业各级部门要严格把关，责任到人，建立相应的人事档案管理考核制度，将人事档案管理工作纳入到主管部门管理责任制中，与相关部门负责人绩效考核奖惩挂钩，明确相关人员对人事档案工作的管理责任，促进企业人事档案管理的规范化发展。
　　建立信息化共享系统，推动人事档案管理的现代化建设。要充分利用信息化在人事档案管理工作中的作用，建立完善人事档案管理制度，促进人事档案信息在线更新与共享，积极推进人事档案信息化建设，不断提高人事档案管理水平和共享服务水平，尽快实现人事档案管理现代化。
　　总之，在新的历史时期，人事档案管理工作意义重大，人事档案管理人员必须以高度的主人翁责任感重视并积极做好人事档案管理工作，要紧密适应时代发展要求，采取有效措施，积极探索现代人事档案管理模式，为企业的持续稳定发展提供人力资源的基础保障。
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