中小企业实施SaaS架构ERP的问题与对策
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摘要：当今时代，随着信息化技术的不断发展，以及各行各业龙头企业对业务流程设置信息化的深入，众多中小企业逐渐领悟到信息化管理对企业业务发展的稳定性、时效性具有至关重要的作用。但是，大多数中小企业面临的问题是仅有信息化管理的意愿，却不懂得信息化部署的方法，并且由于信息化管理成本高昂，且中小企业缺乏相关经验，故更不敢轻易实施。近年来，随着SaaS架构ERP系统的发展，越来越多的中小企业能够在较低预算的情况下，使用大型集团级别的ERP系统，为企业打下良好的内控管理发展基础。然而，仍有许多中小企业，因为SaaS架构ERP系统的实施过程“调研难、部署难、推行难”而举步不前。文章在分析中小企业实施SaaS架构ERP的重要性基础上，阐述了中小企业实施此类系统的优势，分析了中小企业在实施此类系统的过程中较易遇到的问题，可简要归纳为“缺乏沟通、需求片面、推行无方”。针对上述问题，文章建议是中小企业在实施此类系统时，一定要结合自身业务特性，在部署的全过程中做好内外部的沟通协调，科学理性地提出需求并在准备周全的基础上有序推行，以期为中小企业带来启发，帮助中小企业成功实施SaaS架构ERP系统，促进中小企业的健康发展。
关键词：SaaS;ERP系统;中小企业
一、引言
中小企业在国民经济中处于重要地位，是大型企业不可或缺的合作伙伴;就企业自身而言，中小企业也是企业发展的必经阶段。在当今大数据时代，只有懂得利用先进的信息技术去收集、分析、理解信息并以此做出高效决策的企业才能存活下来，继而成为市场赢家。
ERP系统是企业信息化管理的最得力工具之一;SaaS是Software-as-a-service（软件即服务）的简称，是21世纪兴起的一种完全创新的软件应用模式。SaaS架构下的ERP系统，即是ERP供应商通过原有软件产品与SaaS平台模式相结合，创造出的一种全新概念的ERP平台。采用SaaS架构，ERP软件是放在厂商的服务器上，企业通过租赁的方式取得对系统的使用权，数据归属于企业。
随着近些年来SaaS架构ERP系统的发展降低了实施成本及使用门槛，使更多中小型企业能够在创立初期，就能以长期发展的眼光来架设信息化系统。然而，国内ERP软件商虽有丰富的实施经验，却暂未形成十分科学规范的实施方法;他们能提供技术与支持，却不能完全替代企业去做设计与规划;企业在决定推行或升级ERP系统时，不知如何去做、如何做好、如何降低实施过程中投入的各类成本，甚至无法避开上线失败的悲惨局面。本文针对中小企业在实施SaaS架构ERP系统的过程中可能会遇到的问题给出建议，希望能对企业上线ERP系统提供帮助。
二、中小企业实施SaaS架构ERP的优势
（一）成本较低
1. 软件购买成本低
传统模式下，企业需要一次性支付高额的软件购买费用。SaaS模式下，企业仅需每年支付相对低额的软件租赁费，即可取得软件使用权限。
以某公司2018年向国内两家主流ERP供应商的中大型企业ERP产品询价结果作比对，可以看出传统模式与SaaS模式下，相同产品的成本差异之大（报价均以200人企业规模为例）。
通过上述报价可以看出，SaaS模式下的初次购买价格基本是传统模式的30%左右。虽然从第4年起，SaaS模式的成本看上去可能会超过传统模式，但是考虑到现金流、资金的时间成本、企业迭代ERP系统等不确定因素，SaaS模式的价格门槛更低，模块配比更为灵活，结合下文将要论述的其他优势，对企业来讲更具有吸引力。
2. 软件部署及维护成本低
传统模式下，企业不仅需要支付ERP供应商首次实施费，还需承担购买硬件服务器、建设机房、维护硬件设施及配置专职IT岗位员工等费用。SaaS模式下，企业仅需支付首次实施费，ERP供应商将为企业提供信息化所需要的所有网络基础设施及软件、硬件运作平台，并提供前期实施、后期维护等一系列服务。SaaS模式不仅免去了企业购买、维护硬件设施的成本，也大大降低了企业对IT维护员岗位的依赖性，从而节约高额的人员开支。
（二）数据安全
1. 防止信息窃取
传统模式下，企业数据放在本地架设的服务器内，而SaaS模式下，数据则是放在厂商的云服务器内。有部分企业会担忧自家数据放在别人家服务器上的安全隐私问题。坦白来讲，在当今信息化如此发达的时代，数据即便完全放在本地服务器，也不能完全保证不被泄露。
没有绝对的安全，只有相对的安全，选择SaaS模式的ERP系统，安全性还是极有保障的。首先，ERP供应商要确保所有客戶数据的安全性及隐私性，就好比银行要确保客户存款的安全及隐私一样，这是供应商维持经营的基本前提。其次，ERP供应商对于信息防护的手段更为专业，提供信息的方式也更为严密。假设客户公司的竞争者想通过骇入ERP供应商服务器的方式取得客户公司信息，则需要越过ERP供应商极其专业的防护系统才有可能做到。再假设客户公司的内部员工想要恶意获取数据，则必须经过供应商系统的验证手续才能获取信息;验证过程通常要求申请人必须提供企业加盖公章的授权书，且数据下载的路径及接收地址都有记录，能在数据万一泄露的情况下追踪责任人。
2. 防止信息破坏
信息破坏的原因通常包括硬盘损坏、人为错误、病毒侵入、自然灾害及电磁干扰等。传统模式下，企业需要专职的IT人员来防护上述相关问题，一是防护效果受员工专业能力的限制，二是企业将为此投入大量物资、人力成本。SaaS模式下，ERP供应商大多是与世界级的云服务器企业合作，或者是自行组建团队来负责服务器的运维工作，专业性要比大多数客户企业高出许多。
（三）标准化部署 在SaaS模式尚不成熟的时期，若由企业自行开发ERP系统，需要精确提炼企业当前业务流程及特征，凭空架设系统，从无到有，白手起家;若请ERP供应商开发，供应商也需投入大量精力来了解企业、研究企业，因此通过ERP供应商架设系统的花费也十分高昂。
进入SaaS模式较为成熟的年代，ERP供应商已经有了足够的经验积累，能够根据各个行业的共通流程，制定出可广泛复制的基本模板;再通过云服务器的架设，降低了企业部署ERP系统的硬件投入门槛。企业在此基础上部署ERP平台，好比初始已经有了一个基本骨架，后续再结合企业自身特性进行调整即可投入使用。
三、中小企业在实施SaaS架构ERP时存在的问题
（一）主推部门与各部门间缺乏协调
首先，主推部门对于公司整体业务流程以及其他部门的运作流程可能不够了解，且在初期调研需求时没有经过完整的、系统性的沟通，导致部分业务模块的功能缺失或者冗余，影响公司业务的运作效率，甚至不能运作。
其次，各部门仅关注本部门的需求及问题，缺乏整体联动性、协调性，导致业务数据传递缺失，影响各业务模块的统计效果，不能形成高效的管理依据，也最终影响了财务数据的完整性及正确性。
（二）各部门及企业的需求片面
对各部门而言，在ERP系统上线或是更新前，部门本身一定已经有了既定的工作流程。在调研需求阶段及系统部署阶段，各部门很可能会按照旧有的工作模式照搬，却不考虑原有流程可能存在的漏洞及缺失。
对企业而言，如果业务在短期内有明确的转向计划，且在架设ERP系统的过程中没有考虑进来，仍按照旧有业务架设ERP系统的话，那么当业务转型以后，系统必定不会满足企业需求，导致系统需要进行结构性调整，届时企业将要再次支付实施费用，不仅成本高昂，还会影响业务开展的效率。
（三）推行困难
之所以称SaaS架构下的ERP系统相对传统模式ERP而言易于推行、成本低廉，就是因为它以各行业的标准化流程为骨架，再针对具体客户企业的需求做出调整。然而，SaaS架构下的ERP系统有其局限性，表现在该系统不能完全依照客户的需求砍掉某些必要步骤，仅能尽量缩短这些流程，或者不能完全依照客户的需求设置功能，必须通过增加实施费进行特别开发来实现企业的个别需求。
员工对旧系统的习惯性可能导致对新系统产生抵制情绪，尤其是SaaS模式下的ERP系统是以行业通用模块为基础，可能与企业的贴合度不够严密。新系统很可能会增加工作流程，导致员工不仅要熟悉新系统的使用，还要改变已经习惯的旧流程，必定会令员工更加抵触。
在新系统已经投入使用的前期阶段，可能因为系统设置不完整、不全面，导致后续又要对系统设置进行调整;前期已经按照错误流程执行的工作内容，因为SaaS模式的严谨性，数据不易修改，只能重做或后台修复，导致效率低下甚至数据紊乱。
四、完善中小企业实施SaaS架构ERP的对策建议
（一）确保主推部门业务素质，加强各部门间的沟通协调
ERP系统的上线或更新，应该得到公司最高层领导的许可及支持。本项工作，应由上级领导指派一个主推部门，可以是财务部，也可以是IT部门。主推部门应该了解公司业务及各部门工作流程，并应具有良好的沟通以及协作能力，在ERP系统上线的工作中发挥积极作用。
在实施SaaS架构ERP系统的需求调查、规划蓝图及部署实施的过程中，各部门应格外注意沟通协调，不能仅局限于本部门工作流程，以及本部门的上下游部门工作流程，而是应该站在公司整体业务流程的角度去分析本部门对应的ERP模块设置是否足够完整且精简，在保证公司整体业务运作流畅的基础上，仍要尽可能地提升每个部门的工作效率。
（二）以科学发展的眼光修正需求
对各部门而言，不要照搬旧有的流程图。各部门的旧有流程很可能是不完整、不规范的，此些流程大多包含人为主观判断、系统化程度低、设置不够严谨等问题，若仍按原先模式执行，一定会制约部门乃至公司整体业务的规模式增长。各部门要结合SaaS模式下的标准模块，分析哪些功能是行业内既定标准流程但是本部门还没有遵从执行的，分析哪些功能是确实可以砍掉且不影响公司整体业务的流畅性及严谨性的。
对企业而言，如果已经有了一个较为明确的业务方向转换计划，那么在部署SaaS架构ERP系统时务必要做好以下几点：一是分析当前业务与未来计划的差异，二是绘制好新的业务流程图;三是确保ERP供应商在前期实施阶段将计划业务流程设置完整，以备后续切换。
（三）做好新系统使用手册并多加宣扬新系统的优点
主推部门或相关负责部门，一定要做好新系统的使用手册。不能仅以编制部门自身的角度去撰写，而是应站在使用者的角度去考虑问题。多收集测试者、使用者的意见，提炼主流问题及次要问题，在编制手册时也要分清主次，方便使用人查阅。针对不同模块的使用说明，要切实地与测试者沟通，观察首次测试者是否仅通过使用手册就能顺利地操作系统。使用手册的编制不应只局限于文字，应考虑各部门员工的工作特性及文化程度，结合图片、动画、音频及视频等形式呈现。
向员工宣扬新系统的优点，比如新系统可以通过手机端APP填报报销单，并能通过手机端APP实时查询本次报销的审批流程、打款进度等便利优势，以此增加员工对SaaS架构ERP系统的使用好感。
（四）系统设置尽量完善并做好系统测试及切换工作
结合本文上述问题及建议，企业在实施SaaS架构ERP系统时，要格外注意需求调查及设置部署这两个阶段。要根据ERP的实施进度，及时开展部署会议，高层领导及一线员工代表均应积极参加会议;领导应把控ERP系统设置是否与企业发展方向一致，与企业文化理念是否相符;一线员工应积极反馈设置意见，真实准确地反映当前业务执行现状，对提升工作效率提出切实可行的系统设置意见。
企业要做好系统测试工作，这是企业排查系统设置漏洞的主要过程;查漏补缺得越多，后续返工修复的可能性就越小。而且测试工作是编写使用手册的基本前提，如果相关负责部门没有深入参与测试工作，那么该部门对系统的了解就不會全面，编写的员工手册就一定有偏差或漏洞。
在切换到新系统之前，企业一定要做好培训工作，确保所有涉及到ERP系统使用的员工都拿到使用手册。同时建议企业开展全员性的培训大会，以实操流程作为展示基础，向初次接触新系统的员工介绍使用流程及方法。
在切换到新系统时，企业最好能暂停业务处理。企业应规划出一个时间段，要求员工不再通过旧有系统处理工作，而且要严格按照新系统的流程去执行，不要恶意发觉漏洞，以此增加ERP维护部门的工作难度。
综上所述，SaaS架构下的ERP系统是中小企业的良好选择，前提是企业一定要结合自身业务特性，做好各部门间的沟通，正视企业旧有流程设置的缺陷并加以修正，在此基础上尽量完善新系统的设置工作，保证系统测试、培训及切换有序进行。做到以上几点，相信SaaS架构下的ERP系统能够为当今中小企业提供全面有效的信息支持，成为企业强而有力的内控管理工具。
参考文献：
[1]（美）Steven Scott Phillips.掌控你的ERP命运[M].电子工业出版社，2016.
[2]管乐.SaaS实践指南[M].清华大学出版社，2010.
[3]李瑞轩，董新华，辜希武，周湾湾，王聪.移动云服务的数据安全与隐私保护综述[J].通信学报，2013（12）.
（作者单位：北京升哲科技有限公司）
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