中小企业如何建立有效的内部控制制度
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作者: 翟素芳
摘要:首先分析了中小企业内部控制的特点,其中存在有利于其内部控制制度构建的部分,也存在妨碍内部控制制度建设的方面。据此,就我国中小企业如何建立有效的内部控制制度提供出了思路。
关键词:中小企业;内部控制;制度
中图分类号:F243.3 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2010)05-0126-02
一、中小企业内部控制的特点分析
按照权威的COSO内部控制整体框架,内部控制主要包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及监督五个要素。对此,无论是大企业还是中小企业要形成有效的内部控制,内部控制的五个要素缺一不可。但是相比于大型企业,中小企业内部控制的五个要素又有所不同。
(一)控制环境
内部控制环境是形成有效的内部控制的基础,中小企业内部控制环境的各个部分都存在着特殊性。
1.经营管理者的态度比较积极
经营管理者在建立一个有效的控制环境中起着关键的作用,绝大多数的中小企业所有权和经营权没有分离,对建立一个高效运作的内部控制有着比其他任何企业更大的潜在动因。如果中小企业管理者意识到内部控制对企业生存发展的重要性,他们就会切实地去改善控制环境,达到控制目的。因此,中小企业的管理者对待内部控制的态度是最积极的,与大型企业相比是优势,如果能进一步激发和诱导这一有利因素,可以极大地有利于控制环境的优化。
2.员工的专业胜任能力相对不强
一方面,中小企业吸引优秀人才困难,一些家族企业的关键岗位都是非专业的家族人员,他们多半没有很强的专业知识,又缺少不断补充新知识的动力,职务的胜任能力可想而知。另一方面,中小企业为了控制人力成本,往往考虑缩编,超负荷使用在职员工,难以雇用足够的人员并给予足够的资源。因此,与大型企业相比,中小企业在员工专业胜任能力方面有所欠缺。
3.组织结构不够科学
如前所述,大部分中小企业业主参与企业经营管理,体现出一种所有权和经营权不相分离的特征。由此造成中小企业普遍存在权力高度集中于一个人之手,权力不受任何制约的现象。然而,按照基本的管理学原理,任何权利都应该置于监督之下,因为权利的破坏力和权利的建设性是并存的。中小企业高层权力不受任何约束屡屡造成破坏的实例为此提供了大量论据。中小企业权利的集中在提高工作效率的同时,更多的时候体现出来的是一种竞争劣势。
(二)风险评估
中小企业风险意识薄弱,风险管理不规范,对于风险无事前防范措施,缺乏必要的风险管理程序,总是到了出现问题时才想到如何处理。中小企业没有科学和系统的风险评估体系,容易凭领导者的主观意识做出判断,应该说中小企业内部控制中的风险评估是薄弱环节。比如,由于企业一把手说了算而导致的战略决策失误,由于缺少对客户信用的评估而带来的巨额坏账等风险。
(三)控制活动
首先,职责划分不能满足内部控制活动的需要。由于中小企业规模小、职能机构简单、生产管理人员相对较少,容易产生的问题包括:一些职责无人承担,一些不相容的职责由同一人员或部门承担。这将削弱内部控制的效果。
其次,交易授权程序简单化。由于中小企业的组织形式是极个别出资者取得企业的绝对控制权,由于权限高度集中,一切重大问题由个别人拍板而定,结果使交易授权程序简单化,乱花钱、乱报销之类滥用职权的现象在中小企业就很少发生,这点有利于其内部控制的开展。
此外,在稽核方面,中小企业迫于控制成本的压力,没有专门设置足够的此类机构或人员实施这一控制程序,无法做到独立稽核,从而减少了防范内部控制失效的能力。
(四)信息与沟通
在信息沟通方面,中小企业不同于大企业内部控制的特点主要集中在会计系统方面。由于中小企业对内部控制的关注具有重大的动力,因而,除非因为疏忽大意或者心有余而力有不足,否则,它必定会想方设法去建立一个完善的会计系统。由于种种原因,中小企业也会不惜代价设立内部账系统,借以达到控制之目的。从这一点上讲,设立内部账是必要的、合理的,但某些中小企业在设置内、外两套会计系统的同时隐藏着偷税、漏税、骗取银行贷款、坑害潜在投资者等居心和行为,违背了国家有关法律法规,这又对资产的安全和完整带来危害。可以说,中小企业的会计系统既有严密的一面,也有疏忽的一面。
(五)监督
中小企业内部控制制度会随着时间而变化。因此,需要对其内部控制进行有效的监督。但是,中小企业受规模、成本等因素的制约,在这方面做得仍不够完善。一方面,持续性监督过程中,中小企业受机构、人员限制,核算较为简单,缺乏周密而有效的预测、计划、分析、考核工作,这大大削弱了持续性监督的功效;另一方面,专项监督过程中,中小企业由于考虑成本效益问题,一般不设置专职的内部审计等专门的机构和人员,导致专项监督环节相对薄弱,需要进一步的完善。
二、中小企业建立内部控制制度的思路
中小企业内部控制制度的建立是一个系统工程,其中包括内部控制目标、原则的设立以及相关机制的形成。
(一)中小企业内部控制制度的目标设计
构建内部控制制度的目标是实施内部控制制度所要实现的目的或收到的效果。构建内部控制制度的目标主要包括:维护资产安全、完整并保证其能得到有效使用,以最小的成本获得最大的盈利,提高企业的效益或效率。
在设计内部控制制度时,要明确控制目标。控制主体要依据企业的长远目标制订公司的近期方案,并细分至相关部门,各部门再据以制定更详细的目标,如销售任务分解落实到具体业务员、成本分解落实到具体班组、费用包干至具体部门落实到各个项目上等。此外,还要在计划的执行过程中强化控制目标的刚性。因为企业的生产经营总是处于动态之中,实际的运行会与计划有所偏差。对待偏差,应当认真分析原因,为考核、激励提供依据。
(二)中小企业内部控制制度的设计原则
中小企业内部控制制度的设计原则解决其在构建内部控制制度过程中的关键问题。这些原则应至少包括:相互牵制原则、协调配合原则、程式定位原则、成本效益原则、整体结构原则。此外,在此基础上还应当遵循政策性、有效性、账、钱、物分管等具体规则。
(三)中小企业内部控制制度应建立的机制
中小企业内部控制制度应建立的机制应当按照内部控制框架(五个要素)展开,还应当结合中小企业内部控制的特点,因地制宜。笔者认为,相关机制的建立可以从以下五个方面予以考虑。
1.优化中小企业的内部控制环境
第一,提高中小企业主对内部控制的认识。前已述及,中小企业主一旦认识内部控制对于企业的重要性,他们对于内部控制制度建设是积极的。因此,必须使他们认识到建立内部控制制度的重要性和必要性;第二,大力提高财会人员的业务技能和内部控制知识水平。作为企业内部控制的主体,会计人员业务素质和内控知识的高低尤为重要。这方面应从加强年度性会计资格认证制度管理上抓起,促进小企业会计人员学习会计知识和会计法规,提高业务水平;第三,改进中小企业组织结构。中小企业在设置组织机构时,应当根据自身特点,按照不同的管理幅度划分不同的管理层次,设计不同的组织机构,尽可能实行严格的层级决策制。此外,还要根据责、权、利相结合的原则,明确规定各职能机构的权限与责任,根据各职能机构的经营任务与特点划分岗位系列,确定需要的岗位,根据岗位的需要选择合适的人才。
2.建立和实施中小企业的风险评估
中小企业可以通过“目标设定一风险识别一风险分析一风险应对”这样的程序来实现对企业风险的管理。这里需要强调的是,在风险分析过程中,可以采用定量分析法和定性分析法,中小企业应当根据风险的种类、特点,选择采用以何种方法为主,辅之以何种方法,尽量做到对风险能够有一个全面的、客观的认识。此外,在风险应对环节,可以规避、分散和分担风险,也可以接受风险。各种措施的选择需要综合考虑风险所涉及的业务特点以及风险的大小、风险的管理成本等因素。
3.设计与中小企业特征相适应的内部控制活动
中小企业要达到其控制目标,必须设计严密的控制活动。结合中小企业的特点,主要从以下几个主要方面入手设计中小企业控制活动。
首先,不相容职务分离。考虑中小企业由于人员的短缺,员工可以进行适当的兼职,但是,一定要注意不相容职务之间的分离。其次,授权批准方面,要求中小企业明确规定涉及财务会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级经办人员,包括管理层,必须在授权范围内行使职权和承担责任。最后,在稽核环节,中小企业为了控制成本,可以不设立专门实施独立稽核工作的机构和人员,但当各项记录完成时,仍然应该指定相对不相关的人员对记录进行一般复核,对重要记录,企业管理者可以自己亲自复核。
4.增进中小企业对外信息披露与沟通
积极调动企业对外信息披露的动力。可以通过对中小企业的管理者们进行教导,使其认识到企业具有与外部沟通的必要性。或者,在制定关于中小企业的对外报告模式等问题时,应该聘请一部分中小企业的股东参与制定,充分考虑它们的问题和需要等方式,增进中小企业对外信息披露与沟通,避免各种违法成本和逆向选择风险。
5.重视对中小企业内部控制的监督
对中小企业内部控制的监督可以通过对各项管理活动的合理分配力求达到预期效果。这里主要的监督主体包括:企业主要负责人、财务部门以及社会中介力量。这些部门应当落实内部控制每一环节监督,并把评价结果及时反馈到具体的部门及人员,并提出专业建议。
总之,在中小企业的内部控制制度建设中必须唤起其对内部控制的意识,提高对内部控制的重视,建立和完善企业的内部控制,让内部控制在企业经营管理中发挥应有的作用,促进企业的发展,真正成为企业化解风险、创造效益的武器。
参考文献:
[1] 财政部.企业内部控制规范(征求意见稿)[M].北京:中国财经出版社,2007.
[2] 和丽芬.对中小企业内部控制框架构建的思考[J].会计之友,2008,(5).
[3] 周扬.试析中小企业内部控制制度[J].时代经贸,2008,(11).
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