浅议家庭档案建立与管理
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作者: 赵永珍,蔡留艳
摘要:在人们物质生活日益满足的今天,家庭档案将越来越被更多的家庭重视,作为档案工作者应抓住有利时机,顺势而谋,在创新中发展,开拓档案工作领域,把家庭档案业务开展好,让百姓真正感受到家庭档案工作的社会服务功能。
关键词:家庭档案;建立;管理
中图分类号:G27文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)01-0204-02
家庭档案是家庭及家庭成员在家庭生活中形成的或在社会活动中形成可归属个人保存备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。家庭档案是在家庭中自建、自管、自用,不需要向任何单位和部门移交的档案。家庭档案真实地承载一个家庭的历史,也折射出社会的发展变化,是家庭和社会的宝贵财富也是构建和谐社会的基石。建立家庭档案,记录身边历史,方便自己,有利社会。
一、家庭档案的历史追溯
家庭档案蕴藏着很多反映家庭历史和文化的档案资源,是社会发展和文明达到一定阶段的必然产物。家庭档案的建立和管理,在中国已有悠久的历史,最有代表性的就是各种家谱和史籍谱牒。如马来西亚华裔威廉先生回祖籍河南时带来的《邓氏家谱》共114卷,历时3300多年;晋太元中,贾弼编写的《姓氏簿状》,子孙相传,成为贾氏谱学,为当时最为有名的谱学著作。中国家庭档案的建立与管理远在商周就开始,魏晋南北朝为大发展时期,到了明清,地主阶级多编修族谱。
世界上许多国家,建立和管理家庭档案的历史也源远流长。如古希腊的王室档案馆,古埃及的《梅腾自传》,是属于埃及国家成立后最初的一种传记,是研究当时国家机关组织及经济社会结构的稀有史料。如今,在生产力较发达,科学技术水平较高的国家,家庭档案的管理备受重视。在法国、美国、意大利等国家,都有相当数量的家庭拥有家族档案馆和私人档案馆。如:波音飞机公司、西方电气公司、美利坚银行等,且这些私人档案的管理比较完善。
二、建立家庭档案的意义和作用
家庭作为社会的细胞,做好家庭档案的建立、管理和信息资源的利用,能有效提高社会的档案意识和档案观念,对提高全民素质,提高人民群众生活质量,增强全面法制意识,增强公民家庭观念具有重要的现实意义,对于维护权益、方便生产生活、维护社会稳定、建立信用社会具有重要作用。家庭档案具有家庭价值和社会价值两种功能。
1.家庭档案对家庭的作用。随着中国“依法治国”进程的加快,公民个人更多地在社会活动中独立履行法律法规的权利和义务,在政治和经济上都成为具有独立权利和义务的个体。从而与之相适应的社会在各个机构中便产生与公民个人密切相关的各种文件资料,是公民个人经历的证明,能够在必要时维护公民的合法权益。所以,保存好公民个人在社会、政治、经济生活等活动中产生的各种文件资料非常重要。(1)可使家庭管理有序化。家庭中的家电设备损坏,凭购物发票、说明书、保修单等给维修带来方便;发生纠纷时,档案材料可以作为原始凭证,保障自己的权益等。(2)家庭成员权益的凭证。法律是讲究有理有据的,比如契约、房产证等,是家庭拥有合法权的法律文件,办理户口、居住等不可缺少;毕业证书,是一个人文化程度的证明,是参加工作、评聘专业技术职务、晋升领导职务、加薪等重要凭证。(3)为后代积累历史资料。如家谱档案,可以弄清本家族的历史渊源,家史材料也可传给后代,一些重要的文献还可也捐献给国家等。
2.家庭档案的社会作用。家庭档案的社会价值有两种情况,一是直接被社会所利用,二是通过转化成为文献被社会利用。(1)可以丰富社会档案。家庭档案,不仅较全面地记载了一个家庭的社会实践和家庭事务活动情况,而且真实地反映了社会局部地区的历史面貌。如乡镇企业、私人企业的家庭档案,可以作为研究经济发展、社会面貌的典型资料。藏于家庭的珍贵档案,可以补充和完善国家档案资源。(2)是生产、经营、科研等原始材料。许多科学家、作家、专业户、科技户家庭档案的积累和利用,可以为个人和社会都产生一定的经济和社会效益。如鲁迅先生许多著作、陈毅的《陈毅诗集》等等,其中的许多材料得力于家庭档案等等。(3)一些家庭档案中重要的家谱对追溯历史、研究规律,指导发展、为社会主义建设、为全面建设小康社会起着重要作用。
3.家庭档案是休闲文化的一个重要组成部分。利用家史、自传、回忆录和家庭过去与现在的变化情况,可以对家庭成员,对子女进行教育。家庭档案也是家庭道德建设的载体,是传播文明的有效途径,有助于家庭成员思想道德修养,对家庭、对社会有明显的引导作用。
三、正确引导人们建立家庭档案
随着中国生产力的不断提高,人们物质生活得到日益满足,这就为我们开展家庭建档工作创造有利的时机,要求我们为百姓生活提供服务,其重要举措之一就是帮助他们建立家庭档案。建立家庭档案,涉及千家万户,情况各不相同。为了更好地指导每个家庭从实际出发,既体现共性特点,又突出各自特色,建立家庭档案要遵循国家档案管理法律法规和技术规范,尊重和保障家庭及个人的隐私,广泛调动各个家庭户自我服务的主动性、积极性,确保家庭建档工作顺利开展。
1.做好宣传,增强公民的档案意识。家庭档案建档工作,通过各种媒体、会议、培训等形式对公民进行宣传,让人们认识和亲身体会到家庭档案建档的意义所在是我们工作的重点,从而增强人们的档案知识和意识。
2.做好业务指导工作。指导家庭档案建档工作的各个环节,针对家庭档案具有零散性和多样性的特点,内容涉及家庭生活的方方面面等,建立家庭档案应该先从收集入手,根据一般家庭情况,从以下几大类别进行收集:
个人生平类:准生证、出生证、独生子女证、结(离)婚证、离(退)休证、上岗证、职称资格证、技术等级证、聘书、身份证、户口册、会员证、履历表、个人鉴定材料、参加工作、入团入伍证、职务任免的记录,自传、日记、简历、家史、家谱、族谱等。
医疗保健类:病历、医疗保健卡、CT等检查结果及片子、体检表、血型报告、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤害记录以及医院处方、饮食禁忌等。
家庭财产类:家庭收入支出账目、存单、有价证券、保险合同与凭据、投资交易证卡、借据、契约、土地证、房屋购买、财产所有权的各种票据。
家庭设备类:家用交通工具购买发票(单据)、使用证、各种家电设备的购买发票、使用说明书、合格证、保修卡、维修记录、联系电话等。
家庭荣誉类:各种奖励证书、奖章、奖杯、奖锦旗、光荣册、先进事迹、媒体宣传报道材料。
社会交往类:亲朋好友的通信地址、邮编、电子邮箱、电话号码、来往书信、通讯录、生日、寿日、礼仪往来贺卡等。
照片、音像类:照片,结婚、寿庆、旅游观光、外出考察、聚会娱乐等活动形成的录像带、光盘、电脑软盘等资料。
收藏类:邮票、钱币、各种票证、奇石、年历等。
随着中国社会转型的加剧,家庭形式及功能多样化,家庭档案的内容和形式也发生相应的变化,家庭档案的范围必将进一步扩展和延伸。
3.树立典型加以引导。先树典型,以点带面,是开展工作的一种有效途径。通过典型户的示范和辐射带动来逐步引导,步步推进。通过各种形式进行家庭建档工作交流,不断提高人们对家庭档案的感受,从而推广家庭档案建档工作。
四、家庭档案的管理
1.家庭档案的全宗组建。家庭档案材料具有“散、少、多”的特点,“散”就是家庭档案涉及一个家庭的方方面面,产生的处理显得零散;“少”就是每类材料不多,有的类别可能几年才会产生一点;“多”就是类别太多。根据这些特点,我们可以采用一个大家庭为一个全宗进行划分。家庭档案建立后,要注意随时随地收集、积累材料,即家庭建档关键在于积累。
2.家庭档案的存放。家庭档案收集、分类、编目等工作完成后,选择合适的装具地点存放。无论选用什么装具,必须掌握两个原则:一是不能损害档案原件;二是便于查找利用。
对于无条件自我建立、管理家庭档案的家庭,如果个人同意(自愿),档案部门可提供建立、寄存服务。对于家庭档案的提供利用必须征得家庭的同意。
3.国家对家庭档案的管理。家庭档案是我们社会档案财富的组成部分,它可以作为党和国家研究经济发展状况,社会风貌等的重要素材。为了保护中国的历史文化,使家庭档案更好地为社会和家庭服务,因此,国家需要对家庭档案进行管理。在法律法规中明确规定。一是国家保护个人合法的私有档案权和继承权。(1)个人在私人事务活动中形成的档案,如家庭经营、家庭管理和私人信件等;(2)个人通过合法方式获得的档案,如国家、集体发给个人保存的各种证件,法律文书表册,以及个人获得的奖状、个人业余科研著述材料。二是国家禁止一切档案私运出境。三是国家禁止任何个人将其在公务活动中形成的档案材料数据为己有。四是国家鼓励集体和个人向国家捐献档案材料。
4.国外家庭档案管理。在国外,国家对私人档案的管理比较完善,西方发达国家,私人档案在国家档案中占据相当大的比重,国家对私人档案的管理非常重视,在各国的档案法规都做了许多具体规定。如意大利1939年的《档案法》中就列入了家庭档案管理的内容;1979年的《法兰西共和国档案法》全文共六章,其中有三章涉及到私人档案的管理,用了近一半的篇幅对法国私人档案的登记、鉴定、销毁、转让、出售和输出国外都做了详细的规定。
加强对家庭档案的管理,我们可以借鉴国外的先进经验,在今后的家庭档案管理工作中,根据家庭档案的发展情况,我们还要不断探索更好的经验,并结合中国国情,制定更加规范便于操作的管理法律法规,从而让家庭档案走上更加规范的法制轨道。
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